Что люди хотят знать об автоматизации бизнеса?

Сегодня то и дело собственники бизнеса развивают дискуссии касательно его автоматизации. Это неслучайно, ведь в условиях экономики, все больше и больше стремящейся к рыночной, невозможно вести бизнес совковыми методами, используя устаревшие инструменты. Мы постарались развернуть ответы на те вопросы, которые слышим от клиентов чаще всего. Итак:

• Что следует понимать под автоматизацией бизнес-процессов? Это не что иное, как переход структуры от трудоемкого ручного труда к применению в работе современных технологий. Кроме того, сюда же целесообразным будет отнести внедрение информационных технологий там, где ранее они не использовались. Важно отметить, что сегодня автоматизация применяется как в основных бизнес-процессах, так и в поддерживающих. Именно поэтому ее цели и мотивы определенным образом классифицируются: в первом случае автоматизация необходима для повышения доходности дела, во втором – для сокращения временных и ресурсных затрат.
• Что такое системы автоматизации? Это не что иное, как программные продукты и сервисы, применяемые в переходе от труда ручного к современным ИТ. То есть, и сложно устроенная ERP-система, и стандартный сервис интернет-магазина – это автоматизированная система. Необходимо дополнить, что такая состоит из двух основных звеньев: сбор информации и последующее ее предоставление в том объеме и виде, в котором она нужна директору или специалисту соответствующего профиля.
• Что дает компании автоматизация? Здесь целесообразным будет указать ключевые ее функции: поддержка оперативной деятельности (другими словами, организация учета и контроля), быстрая и грамотная подготовка необходимой документации для контрагентов, оперативное получение отчетов касательно реального положения дел в структуре, оптимизация расходов на сотрудников, максимально эффективное использование компетенции и рабочего времени персонала, улучшение бизнес-процессов, минимизация негативного влияния «человеческого фактора» на бизнес, безопасное хранение данных, улучшение качества и скорости обслуживания клиентов и так далее.
• Какие именно бизнес-процессы подлежат автоматизации? Ответ на данный вопрос состоит из трех компонентов: автоматизация задач, ручная реализация которой предельно трудоемка или невозможна (учет розничного товарооборота, анализ движения товарной продукции, планирование финансовых потоков, учет рабочего времени персонала, расчет себестоимости и так далее), автоматизация деятельности сотрудников, которые выполняют обычные рутинные работы (логистов, менеджеров по продажам и так далее), и автоматизация для «наведения порядка в доме» (контроль дебиторской задолженности, запасов на складе, занятости персонала и так далее).
• Как грамотно выбрать программы для автоматизации? В данном случае приемлемо использование одного из вариантов: стандартный или индивидуально разработанный. Стандартное решение, конечно же, обойдется гораздо дешевле, однако его не всегда можно доработать в соответствии с задачами конкретной компании. Для того, чтобы правильно выбрать программный продукт, руководитель должен поставить «галочки» напротив следующих пунктов: соответствие актуальных для компании задач функционалу системы, возможность донастройки программы в соответствии с тем или иным бизнесом, возможность изменения бизнес-процессов при условии продолжения эксплуатации продукта, простота и удобство системы в использовании, поддержка работы системы на смартфонах и планшетах, осуществление технической поддержки, стоимость внедрения и поддержки продукта.
• Дорого ли стоит сегодня система автоматизации? Данный вопрос является, скорее, риторическим. Однако нужно отметить, что стоимость всей автоматизации имеет несколько составляющих: стоимость непосредственно системы, расходы на ее настройку, стоимость сопровождения, которое осуществляется на регулярной основе.
• Как выбрать структуру-подрядчика и реализовать внедрение системы? Для начала необходимо уточнить, что под внедрением следует понимать подгонку софта под конкретный бизнес, и наоборот. Значит, многое зависит от степени сложности системы. Для стандартных задач «внедрение» - это установка софта на компьютер, а для сложных – не только установка, но и доработка как системы, так и бизнеса. Внедрение может быть реализовано как собственными силами, так и при условии получения помощи со стороны специалистов. Однако нужно помнить, что в обоих случаях участие является обязательным. Чем глубже погружение руководителя и сотрудников в процесс внедрения, тем лучше результат работы. О выборе партнеров можно сказать лишь то, что он практически ничем не отличается от выбора бригады для ремонта собственной квартиры.
• Чем рискует компания, если решается внедрить систему автоматизации? Так или иначе решение руководителя внедрить автоматизацию ведет за собой определенные риски. Они начинаются превышением бюджета, а заканчиваются сопротивлением сотрудников. Риски есть везде. Однако всяких проблем можно избежать при грамотном определении задач, требующих автоматизации, качественном проведении мониторинга существующих программ и, конечно же, вдумчивом подходе к выбору партнера, занимающегося внедрением.