Какие бизнес-процессы требуют автоматизации в первую очередь?

В зону ответственности любого предпринимателя входит множество направлений работы. Рекламное продвижение и управленческий учёт, развитие сайта и аналитика результатов, бизнес-планирование и банковское обслуживание — на реализацию этих процессов требуется время и деньги. Кроме того, никто не отменял работу с сотрудниками, логистику проектов, услуги юристов и прочее. В один прекрасный момент у каждого предпринимателя появляется идея автоматизировать рутинную работу. Основная цель — повысить качество выполнения задач и высвободить время, чтобы посвятить его стратегии.

Качество, время и деньги

Когда мы организуем бизнес-процесс, мы не выходим за рамки треугольника с вершинами С, В и К: С — стоимость; В — время; К — качество. Чтобы разработать достойный сайт, необходимо воспользоваться услугами специализированной веб-студии, однако такой подход — это длительно и дорого. IT-поддержку можно заказать и у фрилансера, однако качество работ может быть сомнительным.

Следует верно настроить баланс внутри этого треугольника. Каждый конкретный случай уникален, поэтому при определении баланса нужно исходить из здравого смысла. Необходимо понимать основные задачи, которые ставит перед собой бизнес на данном этапе своего развития. Иногда можно пожертвовать качеством работ, если ситуация предполагает оперативную реакцию. Однако ключевые БП, которые определяют степень успешности проекта, требуют качественного исполнения.

Простой пример — строительство дорог. Если мы планируем строить федеральную трассу, которая связывает экономически активные города, то мы со всей ответственностью подойдём к реализации задачи. Выберем правильного поставщика и в умеренные сроки возведём великолепную дорогу. Если в нашей дороге появится щель, провоцирующая аварии, то мы оперативно возьмёмся за решение данного вопроса и быстро её устраним.

Автоматизация любого БП сказывается на балансе внутри нашей фигуры. Как правило, целью её внедрения является ускорение процесса и повышение качества его выполнения. Неизбежно увеличивается и стоимость, ведь приходится оплачивать технологическое решение, а также ошибки, которые возникают на стадии внедрения IT-продукта. Немало времени и других ресурсов уходит на обучение персонала. Нужно усвоить, что движение в рамках фигуры зависит не от инструмента, а от того, насколько качественно реализуется проект. Никто не может дать гарантии удовлетворительного результата заранее.

На начальных этапах запуска проекта БП налаживаются, скорее, стихийно, то есть по пути минимального сопротивления. Это касается как внешних процессов — работа с поставщиками, партнёрами, клиентами, — так и внутренних (распределение ответственности между специалистами, налаживание коммуникационных каналов). Максимальный акцент имеет свойство смещаться. Это зависит от специфики проекта и стадии его развития. Например, в начале пути важно наработать клиентскую базу, а внутренние коммуникации уходят на второй план. Далее на первое место встаёт распределение зон ответственности и организация внутренних процессов.

Автоматизация сама по себе — не панацея. Её можно сравнить с химическим катализатором, который кратно ускоряет активную химическую реакцию. Если ваш БП создан и отлажен, автоматизация ускорит его, повысит качество и сделает дешевле. Если сам по себе процесс неправильный, например, размыта ответственность или решения принимает не тот специалист, автоматизация только усугубит ситуацию. Противоречия станут глубже, получится автоматизированный хаос.

Вернёмся к треугольнику

Если качество БП и скорость обработки падают, предприниматели считают логичными и обоснованными инвестиции в автоматизацию. Они задумываются о внедрении CRM-системы. Сначала на горизонте появляются непредвиденные сложности. На обработку данных уходит гораздо больше времени, чем предполагалось. Пользователи, у которых нет опыта работы в CRM, допускают ошибки. Сотрудники саботируют нововведения. Предприниматели приходят в ту самую точку невозврата, когда нужно набраться решимости и довести процесс установки системы до логического завершения. Кроме того, они должны пояснить персоналу выгоду от внедрения системы. Если бизнесмен ведёт себя последовательно, через несколько недель контролировать и управлять вопросами продаж станет легко и просто.

Следующая точка роста — сайт компании. Сегодня есть множество функциональных и выгодных в приобретении сервисов, которые позволяют оперативно настроить и запустить сайт. Приобретение домена, выбор дизайна, подготовка контента — задачи, которые может выполнить любой специалист, глубоко не погруженный в эту тематику. Качество, конечно, уступает показательным работам веб-студий, однако решение вполне подходит для молодого бизнеса.

Далее — подготовка и запуск рекламных кампаний, привлечение потенциальных клиентов на сайт. Сегодня известно большое количество рекламных площадок. Каждая из них предполагает регистрацию и требует время на погружение. А специализированные инструменты помогают подготовить и запустить рекламу с минимальными усилиями.

Мыслите правильно

При автоматизации БП не нужно забывать о здравом смысле, как бы это банально ни звучало. Внедрение CRMоправдано тогда, когда в компании более двух специалистов по продажам и на каждого из них приходится более чем 20 клиентов. Если у вас “выстреливает” 1-2 крупных заказа в полгода, логично отложить установку программы до лучших времён, а время уделить воронке продаж.

У автоматизации БП должна быть измеримая цель, которая связана с бизнесом. Вы должны чётко знать, что получите в итоге: экономию денежных средств, времени, лояльность сотрудников или повышение продуктивности их работы. Цель нужно обсудить с участниками процесса и зафиксировать. Именно через неё будет оцениваться успешность проекта. Без цели, которая зафиксирована на бумаге, не получится довести дело до конца: не хватит управленческой воли.

Доля расходов на автоматизацию БП будет явной (к примеру, ежемесячный абонентский взнос за пользование сервисами), вторая доля — не такой очевидной (временные ресурсы на знакомство с системой, потеря мотивации персоналом и прочее). С другой стороны, нужно грамотно учитывать потенциальные выгоды. Увеличение числа заявок и повторных продаж, минимизация потраченного времени и усилий, возможность сосредоточиться на стратегических вопросах.

Автоматизация — это повод задуматься над идеей вывести операционные, то есть второстепенные процессы за рамки компании и передать их на аутсорс. Но это уже совсем другая тема.