Задачи Битрикс: инструкция по управлению задачами
- Как начать работать с задачами в Битрикс
- Как поставить задачу в Битрикс
- Как назначать роли в задачах Битрикс
- Режимы работы с задачами в Битрикс
- Как создать задачу в битрикс с помощью других инструментов
- Как создать задачу из Ленты Битрикс
- Как поставить задачу в CRM Битрикс
- Битрикс шаблоны задач
- Битрикс удаленные задачи
- Задачи и проекты Битрикс 24
- Как создать проект Битрикс
- Как пригласить команду к совместной работе над проектом
- Как изменить настройки проекта Битрикс
- Заключение
Задачи в Битрикс 24 – это основа успешного планирования и контроля работы в компании.
Начните использовать Битрикс 24 для управления задачами и вы быстро заметите, как улучшится командное взаимодействие, а результаты работы будут достигаться быстрее и легче.
Как начать работать с задачами в Битрикс
Перейдите в раздел «Задачи и проекты» на левой панели меню. Здесь отображаются все текущие задачи и вы можете видеть, кто за что отвечает, а также следить за их статусами.
Если данный раздел скрыт, просто нажмите «Настроить меню» и переместите пункт «Задачи и проекты» наверх списка, чтобы всегда иметь доступ к ключевым задачам.
Как поставить задачу в Битрикс
1) Откройте ваш портал Битрикс 24 и перейдите в раздел Задачи и проекты > Задачи и нажмите Создать.
2) Введите название задачи и ее описание в соответствующие поля.
ВАЖНО!
Название задачи должно быть кратким и ёмким и давать ясное представление, что нужно сделать.
В Описании задачи подробно укажите, что конкретно и как требуется сделать. Если есть четкие критерии выполнения задачи,обязательно добавьте их в описании.
3) Добавьте сотрудника / сотрудников к задаче
Как назначать роли в задачах Битрикс
Сотрудники в задачах могут быть в следующих ролях:
Постановщик - тот, кто назначает, подтверждает и контролирует задачи.
Исполнитель - сотрудник, которому поручает выполнить задачу. В задаче может быть несколько исполнителей, в этом случае каждому исполнителю будет создана своя задача. Постановщику задача также копируется.
Соисполнитель участвует в выполнении задачи. В задаче есть только один исполнитель. а вот соисполнителей может быть сколько угодно.
Наблюдатель контролирует выполнение задачи и имеет возможность оставлять комментарии.
4) Укажите сроки выполнения задачи
В поле Крайний срок укажите дату и время выполнения задачи. Укажите дату начала и длительность задачи при выборе поля Планирование сроков, и система автоматически подсчитает срок её окончания. Этот помогает быстро определить сроки задачи и контролировать их выполнение.
Загляните во вкладку Еще , там вы найдете еще несколько настроек.
5) Добавьте дополнительные настройки к задаче
Опишу самые важные и полезные, на мой взгляд:
- Разрешите исполнителю менять сроки задачи
- Включите опцию Зафиксировать результат работы над задачей. Тогда ответственный сотрудник не сможет её закрыть без комментария с итогами. А вы сразу будете видеть итоги работы над задачей, не листая десятки комментариев
- Настройте Напоминания в задачах, чтобы исполнитель вовремя выполнял задачи и соблюдал дедлайны. Напоминания могут быть в виде уведомлений в Битрикс24 или сообщений на e-mail.
- Создайте тэги и пользуйтесь ими для удобного поиска и отбора задачам.
Режимы работы с задачами в Битрикс
В Битрикс 24 предусмотрено пять режимов работы с задачами.
- Список — все задачи собраны в одном месте. Легко увидеть последние изменения и понять, какая требует внимания. Задачи можно сортировать по разным параметрам.
- Сроки — показывает, сколько времени есть на выполнение каждой задачи. Помогает планировать и распределять нагрузку.
- Мой план — помогает сортировать задачи по вашим критериям: сроки, приоритет, статус и так далее.
- Календарь — можно следить за сроками задач и видеть картину по загруженности в разные периоды.
- Гант — календарная сетка на которой видно, сколько времени займет каждая задача и когда она должна быть выполнена.
ВАЖНО!
Своим клиентам я всегда рекомендую пользоваться режимом «Сроки». Возможность видеть дедлайны позволяет грамотно планировать и равномерно распределять нагрузку.
Как создать задачу в Битрикс с помощью других инструментов
Выше я рассмотрел способ создания задачи из раздел «Задачи и проекты» в декстопной версии.
Но функционал Битрикс24 настолько гибкий. что позволяет создать задачи из мобильной версии, из встроенного мессенджера, а также из CRM Битрикс.
Как создать задачу из Ленты Битрикс
Создать сообщения в Ленте Битрикс можно, как минимум, тремя способами.
1) Непосредственно из Ленты
Зайдите в Меню в раздел «Лента» и нажмите на пункт «Задача». Как обычно, укажите название и описание задачи. В редакторе выберите крайний срок, назначьте ответственного и внести дополнительные настройки.
2) Из созданного сообщения
Представим, что вы создали важное сообщение и теперь хотите поставить задачу, чтобы не забыть опубликовать его.
Для этого в созданном сообщении откройте меню Еще и выберите Создать задачу
Дополнить задачу или изменить ее вы можете в открывшемся редакторе задач. Далее нажмите Поставить задачу.
3) Из комментария к сообщению
Напишите комментарий или выберите уже существующий комментарий. Нажмите Еще и выберите пункт «Создать задачу».
Как поставить задачу в CRM Битрикс
Чтобы создать задачу , зайдите в карточку клиента или лида и создайте задачу, кликнув по соответствующему пункту из меню справа.
Кстати, Битрикс 24 позволяет смотреть статус задач, не заходя в карточку клиента. Для этого нужно включить режим представления Канбан.
В карточке CRM также можно увидеть таймлайн с изменениями, которые произошли в задаче, а также кто из участников их внес.
Битрикс шаблоны задач
В Битрикс 24 предусмотрена возможность создания шаблонов задач, которая помогает автоматизировать рутинные процессы и сэкономить время.
С помощью шаблонов можно настроить задачи с заранее прописанными деталями: описанием, ответственными лицами, сроками выполнения и частотой повторения. Это особенно удобно для регулярных задач, которые требуется выполнять по определённому графику.
Чтобы создать шаблон задачи, перейдите в раздел Задачи и Проекты, выберите Еще и кликните на Шаблоны.
Перед вами отобразится перечень всех созданных шаблонов задач. Для добавления нового шаблона просто нажмите на кнопку Создать.
Затем отредактируйте шаблон, как обычную задачу: добавьте описание, настройте оформление, определите приоритет, добавьте наблюдателей и назначьте исполнителей.
Битрикс удаленные задачи
Когда мы работаем в Битрикс24, со временем некоторые задачи теряют актуальность или повторяются. Чтобы не захламлять пространство, я стараюсь периодически очищать их.
Чтобы удалить задачи нужно включить режим представления «Список» и отметить задачи, которые планируете удалить. Далее зайти в меню «Выберите действие» и выберите пункт «Удалить»
Объём доступного места здесь напрямую зависит от тарифа, так что лучше заранее ознакомиться с его условиями. Все задачи, которые я удаляю, попадают в корзину. Это удобно: можно восстановить задачу, если что-то пошло не так, или удалить её навсегда. Кстати, задачи остаются в корзине 30 дней, после чего их система удаляет автоматически.
Чтобы перейти в корзину, нужно открыть вкладку Задачи и проекты и выбрать раздел Корзина в верхнем меню. Здесь легко найти все удалённые задачи и даже отфильтровать их по времени удаления — сегодня, на неделе, за месяц.
Выбираете нужные задачи и решаете, что с ними делать — восстановить или удалить окончательно. Удалять задачи могут администраторы, постановщики и их руководители, но вот окончательное удаление доступно только администратору и владельцу корзины.
Перед удалением Битрикс попросит подтвердить действие, чтобы не допустить случайной ошибки. Это очень полезно!
К слову, восстановить файлы из корзины можно только на коммерческих тарифах. У администратора портала также к корзинам всех коллег.
Если нужно найти удалённые задачи других пользователей, то откройте корзину и добавьте фильтр Пользователь. Затем нажмите Найти. И решайте — восстанавливать удаленные задачи или удалить навсегда.
Задачи и проекты Битрикс 24
Проекты Битрикс - это модуль для совместной и результативной работы команды. В нем объединены задачи, файлы, встречи и общие чаты.
Используйте управление проектами в Битрикс 24 , если хотите минимизировать время на постановку , контроль и распределение задач между исполнителями.
Как создать проект Битрикс
В главном меню зайдите в раздел Группы и в правом верхнем углу нажмите на кнопку «Создать».
Далее выберите, что планируете создать : Проект или Группу и нажмите «Продолжить».
ВАЖНО! Проект от группы отличается только указанием сроков: то есть датой начала и датой окончания проекта. Сроки исполнения всех задач внутри проекта должны укладываться в сроки самого проекта и не могут выходить за его рамки.
Добавьте название для проекта и сформулируйте описание к нему. По желанию можно выбрать тему оформления и аватар для проекта.
В пункте «Расширенные настройки» вы можете выбрать такие параметры как:
- Тэги - они помогают объединять разные проекты по темам и облегчают поиск нужного проекта.
- Возможности дают участникам проекта доступ к различным инструментам *Календарю, Диску , Задачам и т.д)
- Разрешить доступ внешним пользователям к группе или проекту
- Опубликовать проект в базе знаний или сайте. В этом случае новости проекта будут автоматически публиковать в блоке сайта
Как пригласить команду к совместной работе над проектом
В пункте Конфиденциальность проекта укажите тип проекта (открытый,закрытый и т.д), в пункте «Участники» назначить роли для Руководителя проекта, его Помощника и пригласите других участников.
После отправки приглашения указанным сотрудникам придут уведомления - запросы для вступления в проект.
Как изменить настройки проекта Битрикс
В любой момент в проект можно внести изменения: поменять настройки, изменить уровни доступа или пригласить новых сотрудников для совместной работы.
Это можно сделать в верхнем правом углу, кликнув по кнопке «Действия».
Итак, модуль «Задачи и проекты» в Битрикс 24 - это гибкий и удобный инструмент управления бизнесом.
Двойная польза для бизнеса будет обеспечена, если подойти к оцифровке задач системно и дополнительно внедрить в бизнес эффективную методику делегирования.
Подробно о методике вы можете узнать из гайда «Как ставить задачи команде, чтобы они выполнялись».
Если у вас нет времени и желания делать это самостоятельно, то команда «Авиант» может сделать это за вас в рамках услуги «Фреймворк «Битрикс 24. Оцифровка задач».
