Битрикс 24 бизнес процессы

Создание и настройка бизнес-процессов в Битрикс24 требует квалификации и понимания не только администрирования портала, но и процессов внутри вашей организации, ее управления и специфики бизнеса в целом. В этой статье мы расскажем, что такое бизнес-процесс, и на примере рассмотрим настройку базовой операции.
Понятие и назначение бизнес процессов в Битрикс 24
Словом «бизнес-процесс» обозначают не только модуль, который позволяет работать с информацией на портале (задачами, файлами и т. д.), но еще и функцию, процесс обработки документов. В этот процесс заключены одна точка входа и несколько точек выхода, а также действия, для которых есть свой заданный порядок и определенные условия для их выполнения.
«1С Комплексная автоматизация 8»?
Специалисты 1С ответят на любые вопросы
и помогут выбрать программу абсолютно бесплатно!
В этой статье речь пойдет о функции. Основа любого бизнес-процесса – это маршрут, по которому проходит документ до полной его обработки. Это может быть как обычный файл, запись, список, так и элементы вашей CRM-системы – сделки, контракты, компании и т. д.
Основная задача бизнес-процессов в Б24 – организация процессов внутри компании, обеспечение быстрого, бесперебойного оборота документов и автоматизация действий на портале. Упрощается постановка задач, а каждый участник процесса получает уведомления о прохождении документов внутри системы.
Кроме того, бизнес-процессы нужны для:
- Регламентирования действий сотрудников и их ролей в процессах. Ваши сотрудники больше не будут тратить время на поиск инструкций – все задания будут появляться в их ленте после запуска процесса автоматически.
- Автоматизации ручной работы. Сотрудники смогут сфокусироваться на более важных задачах, так как повторяющиеся задания и действия будут оцифрованы, а время их выполнения – сведено к минимуму.
- Повышения эффективности внутренних коммуникаций. Передача важной информации производится автоматически, а процесс прохождения каждой задачи отражается в ее истории.
Если вы заметили, что сотрудники вашей компании тратят время на огромное количество рутинных процессов, которые отнимают время и внимание от более важных задач, значит, нужно эти процессы «оцифровать».
Процессов, которые отнимают у сотрудников время от основной работы, крайне много. Почти все их можно «оцифровать». Базовые и наиболее часто используемые процессы, которые можно перенести в Б24:
- заявления на отпуск;
- выставление счетов на оплату;
- исходящие документы;
- выдача наличных;
- заявления на командировку;
- заключение договоров;
- оформление сделок;
- прием заказов;
- отчет по расходу средств.
Доступность бизнес-процессов зависит от тарифа. Так, в тарифах «Компания» и «Команда» полностью доступны «Роботы и триггеры (в лидах и сделках)», «Webhooks», «Редактирование роботов через конструктор», а также «Бизнес-процессы в CRM». В тарифе CRM+ также доступны «Роботы и триггеры», однако остальные функции в нем недоступны.
На тарифах «Проект», «Старт+» и «Задачи+» работа с бизнес-процессами невозможна.
Настройка бизнес процессов в Б24
Существует мнение, что это необходимо только крупным компаниям с большим количеством отделов, сотрудников и множеством связей между ними. На самом же деле малые и средние предприятия тоже могут получить огромную выгоду от введения бизнес-процессов. Их количество достаточно ограничено, поэтому автоматизация даже одного такого процесса обеспечит прирост продуктивности в самый короткий срок. Крупным же компаниям для ощутимого результата потребуется масштабная автоматизация всех имеющихся бизнес-процессов.
Создание бизнес-процесса
- Перейдите в живую ленту и кликните на кнопку «Еще». Там вам нужно найти вкладку «Процессы – Создать новый процесс».
- Базовые настройки находятся в соответствующей вкладке. Здесь вам нужно указать название и описание процесса, сортировку (определяет позицию процесса в списке – чем больше индекс, тем ниже он будет расположен).
- В процесс можно добавить поля для заполнения (например, это может пригодиться для создания заявки на согласование затрат).
- Подписи создаются в одноименной вкладке. Их также можно редактировать по вашему усмотрению.
- Назначить права для работы с бизнес-процессами можно во вкладке «Доступ». Выберите одного сотрудника или целую группу, которая сможет пользоваться созданным процессом.
- Затем достаточно нажать кнопку «Сохранить». Процесс появится в списке, откуда его можно менять, редактировать или дублировать в живой ленте – для этого достаточно поставить галочку в нужном поле.
Создать бизнес-процесс можно и через меню шаблонов.
Есть два типа автоматизации бизнес-процесса. Ручной запуск понадобится, когда нужна корректировка данных перед отправкой их другим сотрудникам. Пользователь вносит изменения, а затем активирует запуск процесса.
При автоматическом запуске бизнес-процесс начинает работу самостоятельно, сразу после создания документа. Задачи будут распределены между сотрудниками. Также процесс автоматически определит цели и поручения для дальнейших действий. Если сотрудник обнаружит, что в документ нужно внести какие-то правки, после корректировки процесс будет запущен заново.
Пример настройки процесса
Одна из самых часто используемых функций – отправка заявления на отпуск. Перенеся в Б24 этот рутинный процесс, вы сможете запрашивать подтверждение отпуска или отгула всего в несколько кликов. Мы рассмотрим процесс настройки бизнес-процесса на его примере.
Во-первых, администратору портала нужно задать параметры процесса. Сделать это можно во вкладках Живая Лента – Еще – Процессы – Заявление на отпуск. Рядом с меню находится значок в виде шестеренки, на который нужно нажать и перейти в меню «Настроить параметры».
После того, как администратор проведет отладку процесса, пользователи смогут подавать заявление на отпуск онлайн. Для этого нужно снова перейти по заданному выше пути и заполнить все необходимые поля, а затем – нажать кнопку «Отправить».
Заявление появится в живой ленте и уйдет вашему руководителю и далее – в отдел кадров и бухгалтерию (или по другому пути, если структура вашей компании несколько отличается).
Как только заявление будет одобрено, бизнес процесс завершится, а в вашем личном кабинете появится уведомление. Также оно придет на электронную почту.
Доверьте рутинные задачи бизнес процессам Битрикс24. Это позволит вашим сотрудникам сфокусироваться на более важных задачах и снизить бумажный документообмен. Бизнес-процессы автоматизируют выполнение многих задач и снизят риск ошибок в документах и отчетах. С ними вы всегда будете знать, кто отвечает за выполнение и проверку задачи, а составление отчетов значительно упростится.
«Консультация 1С»?
Специалисты 1С ответят на любые вопросы
и помогут абсолютно бесплатно!
Если вы заметили, что ваши сотрудники тратят время на рутинные задачи, выполнение которых можно было бы свести к паре кликов – обратитесь в компанию «Авиант» по телефону +7 800 100 89 60 для создания и настройки бизнес-процессов. Вам не придется самостоятельно проводить автоматизацию: наши специалисты имеют огромный опыт работы с Б24, а потому помогут не только с настройкой и отладкой, но и обучат ваших сотрудников работе с этой системой. Кроме того, мы всегда готовы проконсультировать ваших Б24 программистов и помочь в решении проблем.