Ни к чему не приводящие совещания – это не модно!

Совещания являются неотъемлемой частью управленческой деятельности. Однако можно ли сделать так, чтобы они реально приносили пользу, позволяли решать наболевшие вопросы и помогали компании развиваться? К сожалению, зачастую на втором часу собрания сотрудники забывают даже о его цели. Мы расскажем, как предотвратить этот беспредел и сделать совещания отличным инструментом для роста компании.

Почему совещания бывают низкоэффективными?

Сегодня существует целый ряд проблем, которые превращают совещания в мероприятия с нулевой пользой:

1. Не всегда понятно, кто на собрании рулевой. Так или иначе должен быть тот, кто выступит, направит, примет решение и подведет итоги. В противном случае любое совещание закончится фразой: «Предлагаю собраться и обсудить все еще раз».
2. Отсутствие регламента. Правильно, когда к началу собраний приходит не 20, а 100% приглашенных сотрудников и обсуждаются четко поставленные предварительно вопросы. Совещания не терпят расплывчатости и неподготовленности! Помимо этого, важно предусмотреть место для проведения мероприятия, переговорная комната к определенному времени должна быть свободна и убрана.
3. Отсутствие подготовки со стороны персонала. Нужно помнить, что совещания придумали не для подготовки к следующим, а для решения конкретных задач.
4. Неправильный подбор состава. На совещании должны присутствовать сотрудники, компетентные в соответствующих тематике собрания вопросах. Например, пришел начальник отдела, а требуется исполнитель конкретной задачи.
5. Отсутствие цели. Кстати, данная причина является основной. Невозможно достичь несуществующей цели.
6. Нечеткое оглашение результатов. Извечная русская проблема. Зачастую по результатам собрания нет понимания, что, кому и когда делать, каковы сроки и кто является ответственным. Коллеги поговорили, разошлись, но что в итоге?
7. Отсутствие автоматизации, что нередко приводит к грубым ошибкам в отчетах сотрудников.

Секрет эффективных совещаний

В соответствии с описанными выше проблемами можно выявить следующие их решения:

• Рулевой, производящий контроль собрания до самого его финала.
• Регламенты, которые нужно не только определить, но и четко соблюдать.
• Подготовка, включающая определение цели совещания, место его проведения, время начала и окончания, состав приглашенных, перечень выступлений и докладчиков, материалы к ознакомлению, а также ту информацию, которую должны подготовить соответствующие сотрудники. Для подготовки целесообразно использовать CRM-систему, возможности автоматизации бизнес-процессов.
• Грамотный состав, который целесообразно минимизировать.
• Цель, сформированная письменно. На какой вопрос по результатам собрания должен быть получен ответ?
• Итоги совещания. Должны быть получены ответы на вопросы: достигнута ли цель, получен ли ответ на основной вопрос?
• Вспомогательные инструменты, такие, как автоматизация бизнеса, которая позволяет формировать грамотные и полные отчеты, делает ваш бизнес упорядоченным, а в итоге – успешным!