Как перенести остатки в новую базу 1С

Самым правильным и безопасным является перенос базы данных из одной конфигурации в другую или между продуктами 1С в начале года, после закрытия предыдущего. Однако совершить такой плавный переход не всегда удается, поэтому возникает вопрос: как перенести остатки в новую базу 1С и при этом не потерять критично важные данные. В этой статье мы разберем общие принципы переноса остатков в 1С и ответим на вопросы, которые чаще всего задают наши клиенты.

Как переносятся остатки в чистую базу 1С

Вот несколько рекомендаций, которые помогут избежать ошибок при переносе остатков в новую базу в 1С.

• Исходная база данных должна быть подготовлена. Внимательно проверьте, чтобы были рассчитаны все итоги, удалены помеченные на удаление объекты. Желательно провести переучет по остаткам — и материальным, и товарным. Так удастся с большей вероятностью избежать ошибок.
• Сделайте резервное копирование информационной системы перед переходом на новую конфигурацию.
• Выберите дату начальных остатков — она же будет датой, на которую вы свернете все остатки в исходной конфигурации 1С. В новой базе не должно быть ни одного проведенного документа на дату ранее выбранной.
• Закрытые периоды (например, отчетность за первые два квартала при переносе остатков по счетам в 1С в третьем) в новую систему заносятся «оборотами». Документы по незакрытым периодам можно перенести отдельно и провести уже в новой версии 1С.
• Если 1С используется для сдачи регламентированной отчетности, мы рекомендуем не переносить просто так всю историю закрытых периодов за много лет. Лучше сворачивать данные на дату начальных остатков.
• Не используйте две базы одновременно: как только выгрузка закончена, всю работу нужно перенести в новое ПО.

Как переносятся остатки в 1С: Рознице

Вот ситуация, с которой часто сталкиваются наши клиенты: необходимо перенести остатки из Розницы, где учет уже ведется какое-то время, в пустую Бухгалтерию. Для этого можно выгрузить товары с отбором по складу и типу цен. Удобно, что можно выбрать и счет, на котором в новой Бухгалтерии будут висеть остатки.

Ниже мы приведем алгоритм, как проще всего будет перенести остатки в 1С.

1) Выбираем в 1С: Розница обработку «Универсальный обмен данными XML».

2) Указываем, куда планируется выгрузка данных.

3) Указываем необходимые параметры — организацию по умолчанию, дату остатков, вид цены, склад и др.

4) Производим выгрузку данных.

5) Открываем ту же обработку «Универсальный обмен данными XML», но уже в Бухгалтерии.

6) Загружаем файл с информацией.

Обработка «Выгрузка и загрузка данных в формате XML» — это простой и удобный способ переноса данных и между однотипными конфигурациями бухгалтерии. Важно отметить, что любая разница в организации баз данных может стать препятствием для корректной выгрузки и загрузки, поэтому прежде чем начинать перенос, стоит проконсультироваться со специалистами.

Перенести остатки в 1С 8.3 можно и вручную. Для этого нужно выбрать документ «Ввод остатков». Документы делятся по разделам учета, которые соответствуют группам счета. Для каждой организации, если в базе их несколько, перенос остатков при реорганизации в 1С выполняется отдельно. Есть несколько существенных минусов:

— нельзя ввести остатки для группы целиком;

— нужно переносить остатки в разрезе аналитики, если она есть у счета.

Первое, что нужно сделать для переноса остатков в 1С 8.3 — это установить дату, с которой они начнут действовать. Без ввода числа кнопка «Ввести остатки по счету» будет просто неактивна. Далее нам откроется форма со списком документов. Обратите внимание на вкладки сверху, в которых сгруппированы счета.

Чтобы начать вводить данные, нужно нажать кнопку «Создать». Дальше работа введется, как с обычным документом.

1С позволяет перенести остатки не только из предыдущих конфигураций Бухгалтерии или других продуктов компании, но и из сторонних приложений. 1С предлагает такие варианты, как загрузка остатков в форматах xls, mxl, dbf и даже в виде текстового файла.

Отметим, что перенос остатков проще всего проходит, если продукт 1С — базовый, и в рабочие процессы вносилось минимум изменений. В противном случае информация может подгружаться некорректно, и потребуется помощь программиста. Он создаст правила конвертации и обмена данными и организует перенос остатков в 1С с минимальными проблемами для бухгалтера.

Проблемы при переносе остатков в новую базу 1С

1) Как делать возвраты по отгрузкам старых периодов?

Это популярный вопрос для предприятий, которые работают на условиях отгрузки на реализацию. Они отгружают товар без оплаты, а нереализованные единицы оформляют как возврат, который может произойти спустя много месяцев после отгрузки. При переходе на новую конфигурацию 1С возникает проблема с оформлением возврата, поскольку в базе нет отгрузки.

В этом случае есть два варианта действий.

1. Оформлять возврат как поступление товаров.
2. Перенести непроведенными документы за предыдущие периоды, а в новой конфигурации сделать доработку, позволяющую проводить возвраты на основании непроведенной реализации товаров.

2) Как избавиться от перенесенных в новую базу старых документов со знаком «Удалено»?

Удаление документов производится через пункты «Администрирование» — «Удаление помеченных объектов». Однако программа откажется удалять объекты, в которых есть ссылки на используемые объекты — например, рабочие справочники. Избавиться от таких «хвостов» самостоятельно можно только вручную — войти в них и удалить данные из табличных частей и шапки, чтобы не было ни одной ссылки на используемые объекты, а затем уже через указанный выше путь избавиться от самих документов.

Альтернатива — обратиться к программисту, который выполнит подбор помещенных на удаление документов, настроит в них очистку табличной части и шапки и избавится от ссылок на используемые элементы.

Программисты 1С компании «Авиант» выполнят перенос остатков в новую базу 1С лично на вашем предприятии или удаленно. Вы можете обратиться к нам для заказа разовых услуг или воспользоваться услугой абонентского обслуживания, чтобы иметь возможность в любое время обращаться к нашим специалистам для решения проблем.