Настройка счетов в 1С
Сегодня все больше компаний применяет в своей бухгалтерской и хозяйственной деятельности автоматизацию с использованием программы 1С. При этом уже на этапе настройки счетов учета необходимо внести корректные сведения и отрегулировать работу этой системы. Однако не всегда эту задачу удается решить правильно.
Рассмотрим, что дает настройка в 1С счетов учета регистра, как осуществить ее в соответствии со спецификой бизнеса и той номенклатуры, которой располагает предприятие. Отдельно разберемся с тем, как настроить счета бухгалтерской отчетности и контрагентов.
Что дает настройка в 1С счетов учета
Если с самого начала корректно внести сведения в регистры программы, чтобы затем использовать их на протяжении работы своей компании, корректируя их по мене необходимости (если, к примеру, меняется специфика бизнеса, появляются новые направления деятельности, расширяется или, напротив, сокращается штат и пр.). Но если никаких существенных изменений не происходит, о плане счетов в 1С можно будет и не вспоминать. Главное при этом, чтобы настройка в 1С была произведена правильно и учитывала все текущие направления работы компании.
Регистры данных в программе могут обновляться различными способами:
- из интернета. Актуальная информация подгружается из заранее определенных источников в сети, которые, в свою очередь, сами получают и публикуют онлайн новые сведения (например, курсы валют);
- автоматически из памяти ПК. При входе пользователя в систему (в соответствии с планом настройки счетов учета номенклатуры);
- вручную. Таким способом актуализируются, например, ставки налога на прибыль.
Чтобы в программе отражались корректные и актуальные сведения, необходимо правильно настроить план счетов учета всей номенклатуры в 1С.
К сведению. Понятие номенклатуры предприятия включает в себя все документы, которые оно использует, услуги, оказываемые компанией, оборудование, технику, спецодежду и прочие материалы, относящиеся к бизнесу. Соответствующие сведения должны отражаться в программе. Хранятся такие данные в справочнике «Номенклатура».
План счетов в 1С, который ложится в основу бухгалтерской отчетности, следует настроить таким образом, чтобы доступ к нему имели только сотрудники, непосредственно работающие с программой по этому направлению. Список может содержать в том числе и гиперссылки для перехода к регистрам, где содержатся нужные сведения.
Рассмотрим, какие данные нужно внести в план счетов в 1С. Чтобы отчетность была корректной, потребуется указать следующую информацию:
- номер счета учета номенклатуры;
- доступ к базе;
- гиперссылки для перехода к различным регистрам.
В 1С счета учета номенклатуры зафиксируют ту информацию, которая будет внесена в документы при различном использовании элементов номенклатуры.
Справочник «Номенклатура» и синтетические счета
Сведения номенклатуры фиксируются в одноименном регистре. В нем хранится информация о том, какие данные для бухгалтерской отчетности должны направляться в первичные документы. Регистр учитывает все изменения в связи со следующими действиями в отношении номенклатуры:
- поступление, закупка, содержание на балансе предприятия;
- перемещение и последующее закрепление за различными отделами, в том числе и расположенных по разным адресам;
- списание при износе или замене на новые образцы;
- использование номенклатуры по назначению.
Синтетические счета бухгалтерского учета в 1С отражают данные справочника «Номенклатура» и могут заполняться способами, перечисленными в предыдущем разделе статьи.
К сведению. Помимо синтетических счетов в бухгалтерской отчетности используются аналитические. Последние также фиксируются в информационной базе предприятия с расшифровкой и детализацией. Аналитические счета содержат сведения об имуществе компании, ее финансовых и правовых обязательствах, хозяйственных операциях в масштабах всей фирмы и внутри каждого синтетического счета по отдельности.
Каждый синтетический счет предназначен для фиксации данных о видах имущества, обязательств компании и хозопераций по тем или иным направлениям. В соответствии с законодательством план счетов в системе 1С един для всех организаций. Например, счет под номером 01 отображает общую стоимость тех средств, которыми располагает организация, а номер 84 – суммарную величину прибыли, если она не была распределена, или убытка.
1С дает возможность получить детализированную информацию в соответствии с актуальными сведениями, которые при правильной настройке системы обновляются автоматически.
Чтобы настроить справочник «Номенклатура», в нем следует выбрать и установить все элементы, которые учитывают планы счетов, используемые компанией. Последовательность действий будет следующей:
- в разделе «Счет учета» нужно указать счет с соответствующим номером, например, 10-1 «Сырье и материалы» или 10-8 «Строительные материалы» и пр.;
- заполнить поля «Вид номенклатуры», «Организация» и др. Если их оставить пустыми, счет будет фиксироваться в более крупной группе, к которой он относится по умолчанию. Таким образом, один и тот же раздел может включать элементы разных составляющих учета;
- заполнить поле «Номенклатура» в соответствии с наименованиями средств, которые есть у вашей компании. В том случае, если необходимая информация не буте указана, счета учета будут отображаться в документах с определенным складом или типом склада, которым подходят позиции номенклатуры. Так произойдет в том случае, если для каждой отдельной группы материалов не сформированы какие-то иные планы счета учета номенклатуры.
Настройка счетов учета номенклатуры
Рассмотрим, каким образом осуществить настройку в 1С счетов учета номенклатуры предприятия. Для начала нужно определиться с тем, какие элементы материальной базы следует учитывать.
Чтобы точно решить, какая настройка каких счетов потребуется, нужно выбрать один из следующих вариантов классификации материалов:
- по виду (учитывая наименование и назначение каждого элемента);
- по группе (включая материалы, относящиеся к определенному виду деятельности, используемые различными отделами компании);
- по элементу номенклатуры (документы, оборудование, инвентарь и пр.);
- по складу. При этом учитывается как территориальное расположение, так и назначение хранилища;
- по типу склада (универсальные, специализированные, предназначенные для определенного вида материалов).
Чтобы информация отображалась в типовых документах, нужно использовать те планы счета учета номенклатуры, которые относятся к каждому конкретному элементу материальной базы предприятия. Все эти данные фиксируются в соответствии со справочником «Номенклатура».
Рассмотрим, как настроить план счетов в 1С. В первую очередь следует определить масштаб фиксации данных: для определенной группы, для какого-то конкретного элемента номенклатуры, для склада и т. п. В зависимости от этого в документах будут отображаться те или иные счета учета номенклатуры. Они же заносятся в одноименный справочник.
Если отдельный элемент не выделен, информация будет отображаться в той группе, к которой он относится. Когда не обозначена и группа, данные зафиксируются по виду номенклатуры, по складу или типу склада.
Настройка счетов учета контрагентов
К контрагентам относятся юридические и физические лица, которые вступили в партнерские отношения с организацией. Расчет с ними фиксируется в виде договоров, счетов, иных документов, имеющих определенный статус. В зависимости от отношений с компанией выделяют следующие типы контрагентов:
- покупатели,
- арендодатели,
- кредиторы,
- заемщики,
- страховщики
- поставщики
- комитенты
- арендаторы и пр.
Процедура настройки данных по контрагентам в чем-то схожа с настройками для номенклатуры. Эти счета используются для формирования проводок, которые фиксируют расчеты с теми или иными партнерами компании. Редактирование происходит в справочнике «Контрагенты».
В процессе настройки в 1С счетов контрагентов следует указать название организации, наименование партнера, вариант договора и вид расчетов. Ниже будут располагаться счета учета номенклатуры. Когда все данные заполнены, следует записать и закрыть вкладку.
С одной стороны, в том, чтобы настроить план счетов учета номенклатуры в 1С нет ничего сложного. С другой – любая ошибка может привести к искажению сведений, ошибкам в формировании бухгалтерской отчетности. Чтобы этого не произошло, настройку можно доверить профессиональной компании для автоматизации процессов, связанных с материальной базой предприятия любого масштаба. Используя аутсорсинговые услуги, вы сможете обезопасить себя от некорректного заполнения и настройки счетов учета номенклатуры. Этот вариант будет особенно удобным для тех, кто недавно стал использовать программу и у кого нет квалифицированных штатных сотрудников для ее внедрения.
Специалисты компании «Авиант» имеют огромный опыт по настройке 1С на предприятиях любого масштаба. Мы работаем, учитывая специфику деятельности каждой клиентской компании. Обратившись к нам, вы сэкономите средства и обезопасите себя от ошибок в бухгалтерской отчетности.