Электронный документооборот 1С: инструкция по настройке

Успешное ведение бизнеса в современных реалиях требует нового подхода к организации внутренних процессах. Один из основных способов их оптимизации – экономия времени на обработку корреспонденции, как входящей, так и исходящей, а также оперативный поиск и ее архивирование. ЭДО – достойное решение этой проблемы. Многие разработчики выпустили свои программы, позволяющие оборот документов на предприятии. Однако вам не потребуется дополнительное ПО, если вы используете любой продукт 1С. Электронный документооборот организуется значительно проще.

Что такое электронный документооборот и для чего он нужен?

Для формирования документов в любой фирме используется компьютерная техника: на компьютерах создаются документы как для внутренней отчетности и заявлений (например, трудовые договора, заявления о приеме на работу, отпуск и т.д.), так и письма в государственные органы, обращения к контрагентам, накладные, годовые и квартальные отчеты и многое другое. Их затем распечатывают на принтере, заявляют у сотрудников, имеющих право подписи, проставляют печати. Затем корреспонденцию рассылают – либо отправляют курьером или заказным письмом, либо в цифровом виде, отсканировав и переведя в нужный формат.

Этот процесс может быть не трудоемким, но требовать много времени, а значит серьезно мешать эффективности работы компании. Дабы сократить затраты времени на оборот документов внутри организации и с контрагентами, компания 1С создала решение – модуль электронного документооборота, который позволит сэкономит до 90% времени, необходимого на проведение этих операций. С помощью системы ЭДО вы сможете в режиме реального времени создавать, проверять и визировать документы. Кроме того, программное обеспечение позволяет отслеживать время начала и окончания работы над документами, архивировать ранее созданные, а также искать не только сами бумаги, но и указанную в них информацию.

Электронный документооборот подкреплен правовой базой. В 2011 году был подписан Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи», которой заверяются документы в системе 1С. Также в 2014 году было утверждено Постановление Правительства РФ Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».

Компанией 1С совместно с крупнейшим оператором передачи электронной отчетности «Такском» разработан специальный модуль – 1С-Такском. Он позволяет организовать обмен документами не только с контролирующими органами, но и внутри компании и с ее контрагентами. При этом вам не потребуется устанавливать новое программное обеспечение или внедрять новую конфигурацию 1С – документооборот на сегодняшний день реализован практически во всех продуктах семейства.

Преимущества работы с электронный документооборотом в 1С

Какими еще преимуществами обладает модуль ЭДО?

• Снижение затрат на копирующую технику и бумажные документы: с ЭДО от 1С вы сможете реже пополнять запасы бумаги и выполнять обслуживание принтера или МФУ;
• Создание неограниченного архива с бумагами по закупкам, продажам, переписке с клиентами, кадровому учету и т.д.;
• Гарантированно безопасная и точная передача счетов-фактур и накладных покупателям;
• Исключение ошибок – вы избежите отправки некорректных или устаревших бланков деклараций, накладных и т.д.;
• Сокращение времени ожидания первичных документов из отдаленных регионов страны.

Кроме того, ЭДО избавит сотрудников от ручного ввода данных – так риск совершения ошибки снизится к минимуму. Модуль позволяет автоматически формировать входящую номенклатуру и сравнивать ее с наименованиями контрагентов. С помощью ПО вы исключите случайные повторы и дублирование операций, а журнал модуля автоматически запишет все осуществленные операции по входящей и исходящей корреспонденции. Стоит отметить и возможность отправлять приглашения к ЭДО вашим клиентам – напрямую из установленной у вас конфигурации 1С.

Внедрение электронного документооборота от 1С

Внешний модуль ЭДО в 1С не потребует от вас дополнительных затрат, и это – еще одно весомое его преимущество. Для того, чтобы внедрить систему в своей компании, вам потребуется лишь подписать с оператором договор для передачи данных и приобрести флешку для электронно-цифровой подписи, если такой еще нет в вашей фирме. Кроме того, необходимо установить программу Крипто-Про на компьютеры ваших сотрудников, если вы еще не участвуете в электронных торгах.

Автоматизация обмена документами, как правило, не требует помощи специалистов, так как установка и настройка этого ПО проста, а сбои случаются крайне редко. Однако, если вы предпочитаете не рисковать или у вас уже возникли проблемы с подключением в 1С документооборота, обратитесь в компанию «Авиант», где вы получите помощь от высококвалифицированных специалистов.

Электронный документооборот в 1С — инструкция по настройке

После проведения вышеуказанных операций, можно перейти к настройке модуля. Для этого откройте свою конфигурацию 1С и зайдите в меню справочника «Контрагенты».

1. После клика на «Создать» всплывет окно для создания карточки нового контрагента. В ячейке «Автоматическое заполнение реквизитов» можно указать имеющиеся у вас ИНН или название организации. По клику «Заполнить» система автоматически заполнит краткое и полное название организации и ее юридический адрес на основе данных из единого реестра юридических лиц. Также в этом окне можно изменить карточки уже имеющихся контрагентов.
2. Затем перейдите в меню «Администрирование» в пункт «Обмен электронными документами». Поставьте галочку рядом с «Электронными подписями» в разделе «Электронные подписи и шифрование».

Важный момент: разработчики постарались облегчить работы с 1С-ЭДО, а потому предусмотрели возможность электронно отправлять заявления на выпуск сертификата в удостоверяющий центр. Для этого нужно перейти в раздел «Настройки цифровой подписи и шифрования» и заполнить заявление. Вы можете отправить его в электронной версии или же распечатать и направить печатную версию.

3. Нажав на «Обмен с контрагентами» вы увидите еще несколько подразделов. Отметьте поле «Сервисы ЭДО» галочкой – они автоматически станут активными. Выберите пункты «Подключиться к сервису 1С-ЭДО» и аналогичный для 1С-Такском. Далее откроется еще одно окно – «Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО».
4. Кликните на ячейку «Сертификат»: появится окно выбора сертификатов как для шифрования, так и для расшифровки данных. Здесь вы сможете выбрать полученный ранее сертификат для отправки корреспонденции. Чтобы завершить эту операцию, нажмите на «Далее» и введите выданный вам оператором пароль.
5. Вернитесь в окно «Подключение к сервису 1С-ЭДО» и заполните поля идентификатора организации, затем нажмите «Готово». Окно закроется.

Важно! Для подключения сервиса Такском вам потребуется совершить те же действия и заполнить аналогичные поля.

6. Вернитесь в профиль настроек ЭДО и откройте окно «Помощник настройки прямого обмена с контрагентами». В нем также заполните поле идентификатора организации (его можно получить при регистрации компании в системе ЭДО, после запроса у оператора передачи данных). Также укажите способ обмена и сертификат.
7. Заполнив профиль настроек ЭДО, перейдите в подраздел «Настройки ЭДО» - здесь нужно заполнить разделы для каждого контрагента отдельно.
8. По клику на кнопку «Создать» открывается новое окно, в котором заполняется информация из профиля настроек ЭДО, наименование контрагента, договор и идентификаторы как получателя, так и отправителя.

По желанию пользователя в программе можно настроить проверку корреспонденции. Доступно создание расписание, по которому ЭДО будет отправлять созданные документы и проверять их – скажем, каждый день, раз в неделю или даже каждый час. Эта функция особенно актуальна, так как законодательство обязало компании совершать обязательную ежедневную проверку корреспонденции из Пенсионного фонда. Кроме того, настраивается и отправка. Этот процесс требует дополнительного контроля, поэтому ваши сотрудники могут выбрать отправку документации автоматически или вручную. Кроме того, в модуле реализовано автоматическое проставление отсканированных печатей и подписей ответственных лиц, если документы предусматривают их необходимость.

В справочнике «Контрагенты» вы также можете проверить, подключен ли ваш контрагент. Некоторые из них могут не быть участниками модуля 1С, однако для этого предусмотрен обмен через роуминг.

Помните! Обязательно проверьте, чтобы в карточках организаций отправителя и получателя были корректно указаны их названия, ИНН или КПП, адрес (обязательно в соответствии с классификатором), телефон и код налогового органа.

После настройки модуля документооборота вы сможете пользоваться электронным обменом документами через любую конфигурацию 1С.

Компания «Авиант» оказывает услуги по внедрению, настройке и ведению 1С более 12 лет. Сотрудничая с нами, вы сможете избежать возможных сбоев программы и ошибок, серьезно влияющих на работу всей компании. Обратитесь к нашим специалистам, чтобы настроить в 1С электронный документооборот на своем предприятии быстро и выгодно. Кроме того, в «Авиант» вы всегда получите оперативную консультацию, если решили самостоятельно настроить ЭДО. Мы сможем подобрать для вас оптимальное решение проблемы.