“Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем!” — Сергей Мироненко о готовности бизнеса к автоматизации

Мы идём по рынку 1С и наблюдаем за людьми, которые бегают в поисках автоматизации. В один момент они останавливаются: прежде чем автоматизироваться, важно понять, готов ли к этому бизнес.

Пришли неподготовленные? Сейчас мы вас разденем! Собственники бизнеса, которые не были готовы, знают, как это бывает: как приходят ребята, как красиво они танцуют, показывают классные презентации, а потом выставляют большие счета. Они делают то, что вам не нужно. Проверить это невозможно, потому что вы не специалисты. По итогу 70% проектов уже подписаны, оплачены и актами закрыты. Результата нет. Только в этот момент вы начинаете задумываться: “А какой планировался результат?”.

“К автоматизации можно подготовиться. К автоматизации нужно подготовиться. Нельзя автоматизировать бизнес, если он не готов. Нельзя предъявлять претензии тем, кто делает автоматизацию, если на старте не было готовности” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Как понять, что бизнес готов к автоматизации? Рассмотрим алгоритм действий.

№1 Оценка собственной готовности и готовности бизнеса

Собственник должен грамотно поставить задачу. Для этого необходимо понимать, в каких процессах и что именно нужно улучшить.

“Сформулировать задачу для автоматизации невозможно, если я не понимаю и не представляю процесс, который планирую автоматизировать. Это является центральным требованием цифровизации и автоматизации бизнеса” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Есть 2 варианта:

1. Автоматизация, направленная на сокращение операционных затрат компании. Рассмотрим простой пример. Изначально было 20 человек, выполняющих определённые операции. Мы оцифровали эти действия, автоматизировали их. Потребность в 20 сотрудниках исчезла. Теперь нужно 2 человека вместо 20. Раньше заработную плату начисляли 20 людям, сейчас — двоим.
2. Автоматизация с целью ускорения реакции. Изначально мы разбирали заказы в течение 3 дней. За счёт применения алгоритмов, которые дублируют действия людей, заменяют их, процессы ускорились. Сейчас мы разбираем заказы не 3 дня, а 2 часа. Соответственно, можем обработать большее количество заказов.

Каждый из вариантов автоматизации предполагает сокращение издержек. Нужно понимать, в каком конкретно месте оно произойдёт.

“Если я понимаю, какие бизнес-участки и операции могут быть подвержены такому качественному изменению, чтобы на выходе затраты на эти операции уменьшились, я готов к автоматизации данного участка” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

№2 Выбор исполнителя

Нужно найти подрядчика, который предложит оптимальный вариант решения поставленной задачи. Когда мы хотим автоматизировать процесс, в котором полностью разбираемся, мы сталкиваемся с необходимостью выбора. Действия можно оцифровывать или автоматизировать посредством разных алгоритмов. Из этого множества нужно выбрать оптимальный, который подойдёт именно для вашего бизнеса.

Отдать задачу на откуп тем подрядчикам, которые будут заниматься автоматизацией, — в корне не верное решение. Это значит дать возможность принимать бизнес-решения людям, которые бизнесом не занимаются. Они будут заинтересованы не в поисках оптимальной позиции для бизнеса — оптимального расхода, оптимальной производительности и эффективности, — а в меньшей нагрузке непосредственно на них. Такие исполнители отдадут предпочтение наиболее простым и знакомым алгоритмам.

“Они делали это вчера и хотят делать это сегодня. Такие подрядчики не предлагают варианты, не входят в обсуждение, не модерируют процесс выбора. Они хотят приложить минимум усилий и продать вам те компетенции, которые у них есть сегодня” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Передать ответственность за принятие решения специалистам по автоматизации — это ошибка. Остаётся 2 варианта, каждый из которых с точки зрения эффективности является правильным:

1. Принимать личное участие, пользоваться собственной экспертизой. Для этого необходимо разработать определённые регламенты и политики. Например, политику ценообразования или регламент оборачиваемости склада. Необходимо описать контрольные точки, показатели и алгоритмы, с помощью которых можно реализовывать ту или иную бизнес-функцию. Эти документы и понятия могут разрабатываться владельцем бизнеса совместно с командой топ-менеджеров.
2. Поручить реализацию задачи экспертам по автоматизации бизнеса.

Как проверить эксперта? Сделать это просто. Эксперт отличается от специалиста тем, что предлагает несколько вариантов решения задачи.

“Чтобы это проверить, я разработал простой тезис. Эксперт отличается тем, что он организует круглый стол, собирает заинтересованных со стороны клиента лиц и выбирает оптимальное решение. Проведение такой встречи, такой модерации — это и есть работа эксперта. На выходе предприниматель может совершенно спокойно, вменяемо и рассудительно принять решение, твёрдое и жёсткое. Относительно его можно строить бизнес-процессы, потому что это решение меняться не будет. Все остальное — манипуляции” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”

На базе своего опыта эксперт рекомендует то решение, которое для данного бизнеса является самым оптимальным. Собственник должен рассмотреть его предложение. Далее решение можно транслировать подрядчику, который занимается автоматизацией. Не стоит терзать специалиста мыслями, что он должен быть экспертом. Это миф, который приводит нас в стан черных автоматизаторов (о них скоро выйдет отдельная статья).

№3 Состояние Дзен

“Я называю это состоянием Дзен. Тогда бизнес может спокойно отнестись к процессу автоматизации. Крайне не рекомендуется заниматься автоматизацией, когда бизнес страдает, а показатели падают. Также не нужно этого делать, когда бизнес резко и быстро растёт” — Сергей Мироненко, собственник группы компаний “Авиант”.

Автоматизация — процесс, похожий на заливку бетона. Когда материал остывает, чтобы его сломать, требуются определённые усилия. В условиях роста бизнес-процессы меняются, причём достаточно быстро. Компания должна быть гибкой. При росте показателей эффективности даже на определённых участках рекомендуется использовать гибкую автоматизацию, то есть не склоняться лишь к одному решению, которое предложил подрядчик, а пользоваться теми инструментами — платными, бесплатными, — которые закрывают конкретные задачи. Например, Google Таблицы, где отчёты можно менять хоть каждую неделю. Пока бизнес растёт, лучше всего пользоваться именно такими инструментами.

Если бизнес терпит спад, реакция должна быть аналогичной. Важно оперативно реагировать на ситуацию и по мере необходимости применять антикризисные механизмы управления. Они тоже плохо дружат с регулярным менеджментом и закреплёнными процессами.

Если ваш бизнес находится в состоянии Дзен, планово растёт, он готов к автоматизации. Это управляемый, а не взрывной рост. Плановые снижения с понятными факторами, не влияющими на вашу модель.

Заключение

Итак, компания готова к нормальному, спокойному процессу автоматизации, когда есть:

1. Собственная готовность и готовность бизнеса. Он не сопротивляется изменениям.
2. Взаимодействие с экспертами. Выбор правильных моделей.
3. Качественно принятые регламенты и политики, которые проработаны вместе с экспертами, приняты на верхнем уровне и уже действуют в компании.

Наличие этих факторов говорит о том, что пора автоматизировать бизнес-процессы. Без нервов, без срыва сроков. Тогда подрядчик в состоянии разработать план-график и в принципе уложиться в оговорённый период времени.

Мифы, которые кружатся вокруг ИТ-отрасли — 1 из 10 проектов взлетает, а 9 остаются в убытке — лишь подтверждают то, что 9 компаний были не готовы. Это можно продиагностировать на старте. Диагностика содержит всего 3 аспекта и занимает 1 рабочую неделю. Если компания не готова, необходимо перейти к реализации рекомендаций по подготовке к автоматизации. Это целый процесс, по факту прохождения которого можно приступать к автоматизации.

Проблема рынка автоматизации — рынка 1С, в частности — заключается в том, что 90% компаний затевают этот процесс, абсолютно к нему не подготовленными. Ни по одному из пунктов готовности нет. Они нанимают подрядчиков, бегают по рынку и верят в то, что могут найти волшебника в голубом вертолёте, который прилетит и угостит их эскимо. А в итоге, к сожалению, прилетают орки без вертолёта и эскимо, но с огромными пиками, которые насаживают в мягкие места заказчика. Заказчик удивлённо смотрит: “Почему же?”. Все объясняется очень просто: готовности к автоматизации не было.

К автоматизации можно и нужно подготовиться. Мы знаем, как это сделать. И мы вас подготовим. Это займёт не годы, а 2-3 месяца в зависимости от объёма предприятия. Автоматизируйте свой бизнес вовремя!