С чего начинаются успешные проекты?

Ни для кого не секрет, что внедрить информационную систему достаточно сложно. Работы по внедрению проходят тяжело и долго, к тому же далеко не всегда их можно увенчать успехом. Мы проанализировали многолетний опыт своей деятельности, учли положительные, отрицательные моменты и на основе полученной информации выделили важнейшие пункты, которые позволят вам проверить себя до реализации планируемого проекта.

Материал будет полезен заказчику проекта, принявшего решение автоматизировать свой бизнес. Возможно, вы генеральный директор компании или даже её собственник.

Итак, вы запланировали уставить информационную систему, потратить материальные, временные и другие ресурсы, чтобы получить новенькую 1С. Для начала вам необходимо убедиться: вы понимаете, что делаете, видите цели, риски, масштабы задуманного.

Почему не всегда все идёт гладко?

Управлять проектом — значит управлять неопределённостью. Решение автоматизировать бизнес-процессы — это всегда вызов для структуры, а не просто запуск новой информационной системы, которую необходимо установить и правильно настроить.

Вас ждут организационные изменения. Здесь необходимо чаще взаимодействовать с людьми, поменять некоторые подходы к работе, традиции. Возможно, придётся пройти программу переобучения.

Так или иначе вы столкнитесь с сопротивлением коллектива, к тому же не всегда будет ясно, ему не нравится 1С или непривычные методики работы. Именно поэтому лучше сделать самопроверку.

Установите конечные цели

Первый вопрос, задаваемый программистом собственнику: какую задачу необходимо решить, ради чего вы задумали нововведение? Важно понимать, можно ли измерить цели конкретными цифрами.

«Внедрить 1С» — такой задачи быть не может! Её придумал рынок. Это всего лишь маркетинг. На самом деле у вас нет необходимости в 1С как таковой. Вы ждёте положительных изменений в компании и готовы потратить на это средства.

Нужно быть сильным руководителем

Сложно, долго и относительно дорого. С вашей стороны проекту будет уделено больше внимания, чем планировалось изначально. Вам придётся принимать дополнительные решения. Например, необходимо будет уволить некоторых сотрудников, выполняющих оперативные задачи, ведь автоматизация — это, безусловно, сильная альтернатива.

Важно увидеть реальную картину вашего бизнеса, признать то, что не все так хорошо, как казалось раньше, и приступить к положительным изменениям. Чтобы реализация проекта прошла успешно, нужна железная воля собственника. У вас такая имеется?

Что вас ждёт?

Учтите все риски. Вас не пугает массовое увольнение сотрудников? Их недовольство? А возмущения тех, кто останется, по причине перехода к новым алгоритмам работы? Не нужно думать, что все пройдёт гладко. Логичнее настроиться на сложный процесс, чтобы не расстраиваться позднее.

Давайте вернёмся к обозначенным целям: готовы ли вы пойти на определённые риски ради их достижения? Конечно, ваш подрядчик будет делать все для того, чтобы предупредить рисковые ситуации, но есть мизерный процент, что все может пойти не по плану.

Содержание — бюджетная часть — сроки

Эти составляющие в проекте особенно важны:

1. Содержание — та часть, которую вы планируете получить. Чем шире функционал, больше число процессов, подлежащих автоматизации, тем круче содержание.

2. Бюджетная составляющая.

3. Дедлайн как всего проекта, и его ступеней. Причём стоит прописать как плановые сроки, так и с учётом рисков.

Проекту, подобно живому организму, свойственно меняться в процессе исполнения. Сроки критично важны. Можно пересмотреть объёмы работы или бюджетную составляющую, но день запуска проекта меняться не должен. Как вариант, какие-то вещи можно фиксировать строго, а за другими оставить возможность переноса.

Кто будет руководить проектом?

Смиритесь с тем, что вам нужен руководитель проекта. Такое понятие, как «общая ответственность», не сработает. Должен быть отдельный сотрудник, заинтересованный в успешной реализации проекта и обладающий официальной или неофициальной властью. Он должен иметь авторитет в коллективе.

Однако РП не может быть собственник бизнеса или генеральный. Дело в том, что у ответственного за проект должно быть достаточно свободного времени, чтобы с головой погрузиться в процесс, разобраться со всей документацией и собрать необходимые сведения внутри структуры.

Собираем команду

В команде проекта должны быть задействованы основные сотрудники. В рабочую группу должны быть включены все, даже те, кто относится к идее внедрить 1С с сопротивлением: «Снова руководство решило усложнить нам жизнь!». Главный бухгалтер, директор склада — все ключевые лица должны принимать участие в реализации проекта и быть в курсе событий, с ним связанных.

Конечно, у этих людей должна быть своя мотивация. Им необходимо донести всю важность внедрения автоматизации. Пусть поделятся своим мнением, озвучат пожелания аналитику, ознакомятся с документацией и убедятся в том, что их требования были учтены.

Запас ресурсов

Не приступайте к реализации проекта, если остались «последние деньги». Не начинайте проект, если занятость сотрудников не позволяет этого сделать. Не вздумайте стартовать, если работаете лишь до того времени, пока каждую секунду держите руку на пульсе заказов. Естественно, автоматизацию внедряют в том числе с целью недопущения таких ситуаций. Но если уже сегодня обстоятельства критичны, информационная система не спасёт, а погубит вас. Для начала нужно потушить пожар, после чего уже приступить к развитию.

Если вы запланировали внедрить автоматизацию, пройдите самопроверку по чек-листу, который мы вам предоставили, удостоверьтесь в том, что готовы к изменениям, к новому шагу в будущее.