Ошибки при автоматизации лучше предупредить! Практические советы.
От каких факторов зависит успех автоматизации бизнеса? Каким образом избежать необоснованных расходов и возможных недочетов? Наша статья ответит не только на эти, но и на другие не менее интересные вопросы.
Ни для кого не секрет, что автоматизация предприятия является весьма эффективным инструментом, однако дорогостоящим. Так, перед принятием решения по этому вопросу руководитель компании должен учесть множество факторов и нюансов. Зачем направлять инвестиции в ИТ-сферу? Ответ на данный вопрос предельно прост:
- Автоматизация способна существенно снизить себестоимость бизнес-процессов.
- Автоматизация так или иначе повышает скорость в обмене данными (информацией).
- Автоматизация оптимизирует уровень лояльности клиента.
- Автоматизация способна улучшить качество обслуживания клиентов.
Чтобы рассматриваемый инструмент оказался предельно эффективным, необходимо учитывать потенциальные ошибки, возникающие при планировании и дальнейшей реализации проектов внедрений абсолютно любой сложности. На сегодняшний день среди них актуальны следующие пункты:
1. «Как-нибудь что-нибудь сделаем!»
Проект любой сложности, как правило, начинается с планирования и дальнейшего согласования. Именно здесь зачастую возникают ошибки. Между прочим, компании обходятся они достаточно дорого. Почему же инвестиции в автоматизацию могут оказаться деньгами, выброшенными на ветер? Дело в том, что нередко у руководителя отсутствуют конкретные требования и стратегии. Для предупреждения столь дорогостоящей ошибки и получения желаемого эффекта, сопровождающегося конкретной выгодой, нужно выявить, для чего компании нужна автоматизация.
Предельно важная задача данного этапа – понять, пребывают ли в согласовании результаты запланированной автоматизации с миссией и стратегией компании. Помимо этого, необходимо определить способы достижения целей. Важно иметь в виду, что по завершении проекта критерии, которые сформировались ранее, помогают осуществить оценку эффективности внедрения автоматизации.
2. Какой информацией необходимо владеть ДО начала проекта?
После назначения целей автоматизации следует постараться, чтобы предупредить еще одну весьма распространенную ошибку, которая предполагает обращение к компании-интегратору до осуществления анализа бизнес-процессов в компании.
Вторая стадия грамотного пути к модернизированной компании предполагает подробнейший анализ операций, процессов и механизмов принятия решений, которые в планах автоматизировать. Так, в качестве итога подготовительного этапа должна быть понятной картина того, каким должен быть результат проекта.
Кстати, руководитель может добавить эффективности и облегчить жизнь не только себе, но и компании-интегратору посредством фиксации всех исследований в соответствующей документации. Полученная информация может быть применена и к техническому заданию.
3. Человеческий фактор – это серьезно!
Для предупреждения ошибок и недочетов, относящихся к человеческому фактору, именно на стадии внедрения автоматизации необходимо учитывать множество факторов. Целесообразным будет отнести к ним квалификацию специалистов, которые занимаются проведением предпроектного исследования; достаточное количество ресурсов и времени для сбора и дальнейшего анализа сведений, а также их оформления; согласование результатов руководством всех отделов компании, а также ответственными лицами, работающими в структуре; грамотное распределение и направление ресурсов проекта (финансовых, временных и человеческих).
4. Кто в команде «слабое звено»?
Ни для кого не секрет: чтобы любое внедрение прошло успешно, команда, которая отвечает за его подготовку, в своем составе должна содержать надежных, влиятельных и авторитетных людей. Кроме того, их полномочий должно быть достаточно для принятия основных решений. Сотрудники, решающие вопрос автоматизации, как правило, отлично мотивированы и лояльны компании; они обладают необходимой квалификацией. Дело в том, что влияние на других сотрудников и их готовность к нововведениям – это очень важно, так как посредством автоматизации существенно меняется работа людей. Кстати, изменениям, как правило, радуются далеко не все.
Зачастую успешно реализовать проект помогает предварительное обучение персонала. На данном пункте расходов экономить ни в коем случае нельзя, так как эффективно работать с новой системой в состоянии лишь подготовленные люди.
5. Как еще снизить риски?
Данный пункт можно считать продолжением предыдущего. Так, для максимальной эффективности внедрения автоматизации и полноценного использования персоналом новых возможностей необходимы соответствующие знания и квалификация. Здесь помогут специализированные тренинги и семинары, самообразование в сфере ИТ, консультирование со стороны и, конечно же, прием на работу уже квалифицированных людей.
6. Оценка эффективности инвестиций в ИТ-проект.
После завершения проекта и достижения желаемых целей, как правило, высок риск «расслабиться» и больше не обращать внимание на внедрение автоматизации. Такой расклад является грубой ошибкой, которая нередко оборачивается потерей эффективности новых функций и возможностей системы. На данной стадии наиболее оптимальным решением послужит оценка соответствия модернизированных бизнес-процессов первоначальным положениям и планам, а также анализ возможностей внедрения автоматизации. Именно здесь и поможет документация, сформированная на стадиях 1 и 2.
Важно отметить, что критерии оценки для каждой компании индивидуальны. Целесообразным будет отметить среди них производительность труда, количество благодарностей или жалоб от клиентов, комфорт при работе с новыми функциями, время обслуживания одного клиента, скорость в получении необходимых отчетов и так далее.
Мы верим в то, что представленные выше ошибки и методы их предупредить помогут вам организовать проекты по автоматизации бизнес-процессов грамотно. Но если у вас «что-то пойдет не так», мы всегда рады приложить максимум усилий и применить пул знаний для того, чтобы решить вопрос. Не стоит бояться перемен: они только к лучшему!
