Феноменальный прорыв в бизнесе? С реальной автоматизацией это возможно!
Один из блоков функциональной автоматизации, которую мы сделали предпринимателю из Питера, затронул систему его закупок. Когда бизнес стабилизировался и стал приносить постоянный доход, встала задача увеличить показатели. Проконсультировавшись, предприниматель пришел к выводу, что сделать это можно 2 способами: масштабировать бизнес (однако вместе с масштабом бизнеса растут и затраты, появляются новые организационные вопросы и проблемы) или сокращать текущие затраты.
Недолго думая, владелец клининговой компании выбрал смешанный вариант: с одной стороны, он продолжил расширяться, а с другой — задумался о том, как сократить косвенные затраты. Пригласив нашего эксперта по реальной автоматизации, он выяснил, что перед ним стоит задача узнать, как и какие затраты можно сократить в автоматизированном процессе.
Проведя небольшую диагностику, мы обнаружили, что в одном из вспомогательных бизнес-процессов, а именно в закупках, находится 4 менеджера. Другими словами, 4 человека отвечают за то, чтобы вовремя, в нужном количестве на складе были расходные материалы. При этом в своей работе они в основном руководствуются принципом поиска поставщиков с наименьшей ценой.
Измерив количество сделок, которое мы взяли из платформенной автоматизации; периоды с момента оформления заказа поставщику до момента поступления товара на склад; оплаты таких поставок, мы получили небольшой профиль, отражающий основные показатели в процессе закупок. Переписав все действия менеджеров, мы обнаружили, что многое в данном процессе зависит от человека (вовремя ли он заполнил отчет, позвонил ли поставщику, отправил ли электронное письмо, правильно ли заполнил форму). Так как в отделе продаж работало 4 человека, все время проходили согласования, которые также занимали немало времени.
В итоге мы предложили нашему предпринимателю механизм автоматического робота, который на базе простых алгоритмов может проверять остатки на складе, сравнивать с заведенными нормативами остатки тех или иных материалов и при достижении критических позиций автоматически оформлять заказ поставщику. Так, 4 менеджера по закупкам сократились до 2, ведь система делала все самостоятельно. Менеджерам не нужно было оформлять заказы поставщикам, оценивать или анализировать склад, что-то согласовывать: робот взял рутину на себя.
После того, как осталось 2 менеджера, основной их задачей стал поиск поставщиков (а мы напомним, что руководствовались они низкой ценой). Но из-за того, что появился робот, который выполнял соответствующую задачу, стал актуальным дополнительный критерий к поставщикам: нужны были те, которые готовы автоматически обрабатывать входящие запросы. После нового запроса на анализ рынка выяснилось:
- Более 5 поставщиков сменились новыми.
- Цены на закупку выросли на 5 %.
- Скорость обработки данных и принятия электронных заказов ускорила процесс настолько, что в отделе закупок остался только один менеджер.
В итоге мы имеем следующую ситуацию: 4 менеджера на входе и полное их отсутствие на выходе. Помимо этого, наш предприниматель получил автоматизированную систему закупок (при этом общие затраты на закупку материалов снизились на 7 %). Поверхностный анализ продемонстрировал корректность снижения затрат на закупку (особое внимание стоит обратить на то, что более оптимальные заказы попадали в зону бесплатной доставки и некоторые статьи расходов поставщикам, которые раньше не входили в цену, а были дополнительными, просто исчезли).
Таким образом, маржинальность бизнеса выросла на 12%. Ушли такие проблемы, как периодические инциденты по оказанию основной услуги из-за отсутствия того или иного материала, переносы сроков, выплаты штрафных санкций по договорам из-за того, что вовремя не выполнялись те или иные работы. Более того, стали более эффективно использоваться складские помещения.
Более тонкая настройка платформы, а точнее создание робота, который использовал данные в платформе, анализировал и осуществлял те или иные шаги, позволила повысить маржинальность текущего бизнеса и еще больше упростила процесс его масштабирования, так как при наличии рассмотренной системы наш уважаемый клиент задумался: «Почему бы мне не сделать такой же бизнес в другом городе?».
Задача, которая была решена на примере этого клиента — одна из основных концептуальных задач любого бизнеса, а именно сокращение не просто человеческого труда, а наличие персонала в компании как такового. Только бизнес, построенный на алгоритме, не будет рассказывать вам про больничный лист, декрет, плохое самочувствие, а будет работать 24/7 независимо ни от чего. Также стоит отметить, что этого невозможно достигнуть при отсутствии корректно поставленной платформенной автоматизации, с чем часто мы и сталкиваемся. У некоторых наших клиентов, казалось бы, при наличии автоматизации отсутствует именно платформенный сбор данных, что не позволяет создавать такие сложные алгоритмы и поднимать бизнес на новый уровень. Так или иначе это нужно учитывать и делать соответствующие выводы.
