Как подготовить бизнес-процессы к автоматизации?

Среди рекомендаций, позволяющих увеличить вероятность успеха проекта автоматизации, проработать процессы ещё до внедрения — одна из основных. Почему и какие подводные камни могут помешать предпринимателю автоматизировать бизнес?

“Процесс” и “бизнес-процесс”: одно и то же?

Для начала важно определиться, что такое “процесс” и “бизнес-процесс”. Это одно и то же или отличия у терминов все же есть? Итак, процесс — это последовательность действий, направленных на преобразование процессного объекта. Бизнес-процесс — то, чем управляет менеджер.

В компаниях, руководство которых приняло решение внедрить автоматизацию, как правило, не оперируют понятием процессного объекта. Соответственно, использовать определение “процесс” в указанном выше смысле нельзя. Переломить ситуацию нелегко: требуется обучение и изменение позиции топ-менеджмента по вопросу определений “процесс” и “управление процессами”.

Вторая проблема — отсутствие собственников процессов в компании. Это порождает необходимость ответа на вопрос: компания будет автоматизировать “процессы” или все же “БП”? По нашим наблюдениям, руководители российских компаний зачастую знают, что обозначает термин “процессный объект”. Но они не принимают подход, который связан с выделением этих объектов и характеристикой цикла их жизни внутри компании. Тем не менее работа с БП позволяет достичь локальной оптимизации. Это принципиально другой эффект в сравнении с тем, который получают собственники компаний, если изучают и улучшают “процессы”.

Что нужно сделать до старта? Практические рекомендации

Прежде чем стартовать проект автоматизации, важно учесть следующие рекомендации:

1. Не стоит автоматизировать БП “как есть”. Важно предварительно изучить их. Наверняка, в вашей компании имеются определённые проблемы. Если не справиться с ними до автоматизации, получится, что вы автоматизируете не бизнес, а проблемы. К чему приводит автоматизация проблем? По нашему мнению, к автоматизированным проблемам, как бы это нелепо ни звучало. Тем не менее так происходит нередко. Руководитель компании определяется с программой, подписывает договор с IT-компанией на её внедрения, после чего стартуют проблемы. Например, алгоритмы реализации БП, которые зашиты в программе, не подходят компании. Или специалисты из IT-компании запрашивают характеристику процессов, то есть “как должно быть”, а сотрудники заказчика не могут этого сделать, потому что информации нет. Самое интересное, что во время этого хаоса проект автоматизации уже потребляет временные и материальные ресурсы. Как поступить: продолжить эксперименты с БП, дорабатывать программу или остановить проект и приступить к изучению процессов? Обычно первый вариант выливается в круглую сумму.
2. Чтобы найти проблемы в БП, используйте ряд инструментов. Первый из них — характеристика процессов в графическом виде. Такой подход позволяет увидеть неочевидные проблемы: неправильно определённые границы БП, отсутствие ответственных за результативность сотрудников, лишний функционал внутри процесса, морально устаревшие подходы к реализации некоторых функций. Чтобы описать БП, люди используют множество нотаций, то есть систем условных обозначений. Второй — имитационное моделирование. Данная методика позволяет оценить, сколько времени понадобится на реализацию процесса, на задержки в ходе его выполнения и так далее. Третий инструмент — применение теории ограничений Голдратта.
3. “В нашем ПО “правильные процессы” — не ведитесь на это. Поставщики ИТ-продуктов могут рассказывать о том, что их программы уже содержат алгоритмы, которые автоматизируют “лучшие практики”. Это воспринимается так, что в их ПО лишь “правильные” процессы. Если проанализировать это сообщение, приходит мысль: почему они так уверены, что “правильные” процессы применимы именно к вашему бизнесу? Зачастую такие процессы приемлемы в отношении западных компаний, но не учитывают менталитет сотрудников российских организаций. Можно сделать вывод, что “правильные” процессы — одна из гипотез. Её важно проверить ещё до выбора программы. Рекомендуем изучить структуру процессов, зашитых в ПО, и выяснить, подходят ли вам те алгоритмы работы, которые предлагает программа.
4. Подумайте, каким образом лучше вводить изменения, которые связаны с новыми процессами. Допустим, вы нашли проблемы бизнеса и спроектировали соответствующие процессы. Однако это не означает, что персонал будет руководствоваться всеми правилами и принципами работы по-новому. Иногда изменения в БП внедряют ещё до автоматизации, иногда — в процессе. Оба варианта могут быть правильными. Однако если вы приняли решение сделать это до старта проекта, обучите персонал работе в новых БП, создайте позицию владельца процесса и так далее.

В заключение хотим предложить вам проанализировать такую мысль:

При существенных инвестициях, к примеру, в ERP-проект, организация серьёзно снижает риски в том случае, если подготовила БП к автоматизации. Цена за эту работу составляет не более 25% от общей стоимости проекта. А результат, как правило, превосходит все ожидания. В нашей практике есть примеры, когда проработка процессов помогала аналитикам находить слабые места бизнеса и предлагать решения. Внедрение этих решений позволяло окупать инвестиции и здорово экономить. Впечатляет, не правда ли?