Электронная подпись в 1С

Электронный документооборот уже много лет используется различными предприятиями для ускорения и стандартизации бизнес-процессов, экономии канцтоваров и места для хранения бумаг, безопасности проведения платежей. Неразрывно связан ЭДО с таким понятием, как электронная подпись. Разберемся, для чего она используется, как ее настроить. Отдельно рассмотрим, в каких программах 1С подписи применяются сегодня.

Виды электронной подписи

Электронная подпись представляет собой реквизит цифрового документа и используется для его защиты от подделки. Инструменты различаются по виду и способу применения.

В соответствии с ФЗ № 63 электронные подписи в 1С бывают трех видов:

1. Простая. Представляет собой комбинацию логина и пароля. Учетные данные используются для идентификации пользователя том или ином на сайте. Авторизация дает возможность осуществлять определенные действия с помощью интернет-ресурса. Простая ЭП уникальна и предполагает использование отдельным лицом (не предусмотрены передача информации посторонним или хранение ее в открытом доступе).
2. Усиленная квалифицированная. Используется для взаимодействия между контрагентами на торговых площадках. В 1С подпись создается путем криптографического преобразования отдельного электронного документа в зашифрованный алгоритм. Выдается аккредитованным удостоверяющим центром. Он предоставляет владельцу ЭП закрытый и открытый ключи, а также специальный сертификат проверки, сведения о котором вносятся в государственный реестр. Цифровой документ с усиленной подписью имеет ту же юридическую значимость, что и бумажный аналог.
3. Усиленная неквалифицированная. Применяется для аутентификации пользователя, которые подписывает цифровой документ. Не требует сертифицированного ключа. В 1С подпись используется для проведения торговых операций.

Рассмотрим разновидности ЭП по способу применения. В 1С подписи бывают двух вариантов:

• электронная локальная подпись. Применяется для работы с документами на ПК в рамках приобретенного сертификата. Чтобы воспользоваться электронной локальной подпись, нужно установить криптографическую программы на компьютере;
• облачная подпись. Ключи хранятся на удаленном сервере. Облачная электронная подпись используется для подписания документов, к примеру, с помощью пароля, который поступает на телефон клиента. Не требует установки специальных программ на ПК – все операции происходят удаленно, в «облаке».

Для чего используется электронная подпись в 1С:Документооборот

Электронной подписью в системе 1С:Документооборот 8 можно подписывать следующие объекты:

• файлы вложений и архивные файлы;
• карточки документов (акты, накладные и пр.)
• визы, резолюции, решения об утверждении.

Подписывать можно как создаваемый, так и присланный документ. Если установлено несколько сертификатов, из списка нужно выбрать тот, который подходит для конкретной операции. Чтобы получить доступ к подписи, потребуется ввести пароль. Также можно сопроводить операцию комментарием. После того как вы нажмете «Готово», подписанный документ появится в списке других файлов в соответствующем разделе.

Важно! При подписании одного документа все файлы вложений подписываются вместе с ним.

В карточке электронной подписи на всех объектах будет указана одна и та же информация:

• дата ЭП;
• кто принял решение;
• статус электронной подписи (при подписании документа будет отметка «Действительна»).

С помощью сервиса 1С-Подпись можно сохранить как подписанный файл, так и саму ЭП. После этого доступна передача документа как между различными бухгалтерскими системами, так и по электронной почте. Если у вас есть настроенный механизм взаимодействия с контрагентами, делать этого не потребуется.

На этом подписание документа можно считать завершенным.

Важно! ЭП имеет юридическую силу. После утверждения той или иной резолюции решение вступает в законную силу, и отменить его будет нельзя.

Электронную подпись нельзя подделать, она выдается каждому уполномоченному сотруднику предприятия отдельно. В связи с этим ни один работник, у которого оформлена ЭП, не может сказать, что ее поставил кто-то другой.

Таким образом, электронная подпись в 1С защищает предприятие от действий, способных нанести вред. ЭП ограничит доступ к работе с документами как для сотрудников, так и для посторонних лиц. Вы можете добавить подпись и настроить ее для совершения каких-то определенных операций.

Как проверяется электронная подпись

Чтобы проверить, являются ли документы действительными, нужно проверить подлинность электронной подписи.

То или иное решение с использованием ЭП можно считать нелегитимным в следующих ситуациях:

• истек срок сертификата (или он был отозван);
• у сотрудника недостаточно полномочий;
• ЭП воспользовался злоумышленник;
• сертификат был выдан неаккредитованным центром.

Подлинность электронной подписи помогает проверить единый удостоверяющий центр Минкомсвязи РФ. Он дает возможность выстроить цепочку доверенности от любого сертификата к центру, который его выдал. Проверяются подлинность электронной подписи, ее целостность, а значит, и действительность самого документа.

Как настроить в 1С подпись

На ПК необходимо установить сертификат электронной подписи. Далее в 1С:Документооборот 8 нужно перейти в общем меню по вкладкам «Настройка и администрирование» – «Настройка программы» – «Общие настройки». В пункте «Использовать электронные подписи» необходимо поставить галочку. Далее нажмите «Сохранить настройки».  

Далее нужно выполнить следующие действия:

• установить программу электронной подписи и шифрования, которой вы планируете пользоваться. Если программа уже установлена, нужно войти во вкладку с ее названием на странице «Программы»;
• выбрать раздел «Сертификаты». В нем необходимо нажать «Добавить» – «Из установленных на компьютере». Затем выберите нужный сертификат и нажать «Далее»;
• ввести пароль к сертификату (вы можете его запомнить или сохранить на недоступном для посторонних лиц носителе) и нажать кнопку «Добавить».

После этого сертификат появится в списке доступных и будет готов к использованию.

Вы можете открыть его. Во вкладке «Еще» – «Показать данные сертификата» будет указана следующая информация:

• назначение сертификата и его имя,
• для кого и кем он выпущен,
• техническую информацию.

Как опробовать электронную подпись в 1С

Чтобы проверить, как действует ЭП в системе 1С:Документооборот, вы можете попробовать подписать имеющиеся объекты (документы, файлы и пр.). Чтобы добавить подпись, потребуется выполнить несколько действий:

• поставить новую задачу и открыть документ;
• нажать в правом верхнем углу «Еще» – «Документ» – «Подписать»;
• ввести пароль к сертификату (при желании вы можете также добавить комментарий);
• нажать «Готово».

Если ЭП действительна, подписанный документ появится в списке соответствующих актов. ЭП отображается автоматически на всех вложениях.

В каких программах 1С подпись можно использовать

Сервис 1С-Подпись используется сегодня в следующих программах:

• Бухгалтерия 8,
• Бухгалтерия государственного учреждения,
• Розница,
• Управление торговлей,
• ERP Управление предприятием,
• Управление холдингом,
• Управление нашей фирмой,
• Клиент ЭДО 8.

1С-Подпись вы можете приобрести на официальном сайте ИТС.

Заключение

Далеко не всем удается с легкостью настроить и использовать сервис 1С-Подпись. Чтобы электронный документооборот не вызывал сложностей и не приводил к проблемам в работе вашего предприятия, обратитесь в компанию «Авиант». Профессионалы помогут установить сертификат, добавить цифровую подпись 1С, настроить программу и ответят на все возникающие у вас вопросы по ее эксплуатации.