Как внедрить 1С эффективно и без потерь?

Если вы планируете внедрять 1С в своей организации, эта статья окажется полезной для вас. Мы разберём алгоритм, ошибки, которые допускают специалисты по внедрению и заказчики, подводные камни. Помните, что необдуманное внедрение продукта станет причиной вашей головной боли и приведёт к незапланированным расходам. Как избежать серьёзных денежных инвестиций в свою же головную боль?

Стоит ли игра свеч?

Решение внедрить 1С должен принять именно клиент по результатам анализа управленческого, бухгалтерского и финансового учёта на предприятии. Только после этого стоит обратиться за консультацией эксперта, профессионала данной отрасли. Возможность внедрения обсуждают генеральный директор, бухгалтер, финансовый или технический директор и консультант 1С.

1С внедряется при регистрации организации или в процессе перехода на новую программу учёта. В первом случае ситуация прозрачна: все начинается с чистого листа и где-то нужно вести учёт. Однако если у кого-то из представителей топ-менеджмента появляется мысль сменить учётную систему, необходимо подумать, стоит ли это делать, взвесить все плюсы и минусы. Если былая система оправдывает себя, работает безошибочно и стабильно, то не нужно её менять. Ну а если возникают определённые нюансы, сложности в ведении учёта, надо подумать о переходе. Прежде чем принять такого рода решение, стоит проконсультироваться со всеми сотрудниками. Поставить в известность следует менеджеров, логистов, производственных специалистов и так далее. Дело в том, что эти люди имеют более яркое представление о работе предприятия, чем топ-менеджеры.

Нередко руководство уверено в том, что жизнь внутри компании замечательна. Их все устраивает. Но если пообщаться с сотрудниками склада и менеджерами по работе с клиентами, становится понятно, что не все так сладко, а руководители живут в своих иллюзиях. Работники компании наверняка подскажут, если есть проблемы, которые в итоге выльются неадекватной отчётностью. Ведь на основании этих отчётов руководство примет такое же неадекватное решение или совсем откажется от его принятия, потому что в компании как всегда все отлично.

Есть ли необходимость во внедрении?

Допустим, вы приняли решение: нужно что-то менять. Мир динамичен. Сегодняшние тренды и решения будут неактуальны завтра. Важно успеть в этой гонке, чтобы не оказаться на обочине.

Для начала подумайте, действительно ли есть необходимость во внедрении. Возможно, вопрос можно решить установкой. К примеру, приобретёте программный продукт, закажете обучение для сотрудников и перенесёте остатки. За этими махинациями последует 1-2 месяца сопровождения (примерно по 20 часов). Далее — установка обновлений, причём каждый месяц. По мере необходимости вы также можете заказывать консультации специалиста. Подобный сценарий актуален, если вы выбрали БП, УТ, ЗУП.

Полноценным внедрением это назвать сложно, однако «экспресс-внедрением» — вполне. Как выяснить, необходимо ли предприятию дорогое, большое внедрение или можно обойтись версией «экспресс», которая быстрее и дешевле? Притом наша задача — не получить дополнительной головной боли, за которую потом придётся платить, а решить вопрос и в конечном итоге извлечь прибыль при условии минимальных издержек. Именно поэтому важно оценить затраты изначально.

Определённо, важным фактором необходимости полноценного внедрения является значительный объем документооборота. К примеру, ваше предприятие каждый день выпускает до 60 документов.

Второй фактор — сложный учёт. Однажды мы разрабатывали проект по внедрению БП. На первый взгляд, это была простая задача. Но именно специфика работы дала сбой (СТО и магазин автозапчастей). Возникли существенные трудности в учёте НДС, а также в совместном использовании ОСНО и ЕНВД. Данные загружались в БП из других систем. Нам нужно было упростить бухучет по максимуму, сделать его мобильным. То есть в ответ на любые изменения документооборота схема загрузки информации должна была меняться быстро, причём посредством настроек, а не программирования.

Третий фактор — большое количество сотрудников, которые занимаются подготовкой первичной документации. В небольших структурах эту обязанность берет на себя бухгалтерия. Здорово, если сотрудники бухгалтерского отдела справляются со своими прямыми обязанностями. Однако при определённом объёме документооборота они ступают на путь максимального его упрощения, потому что оперативно работать не выходит. Они делегируют оформление первичной документации на сотрудников других отделов. Так, если ваша цепочка состоит из 3-4 звеньев (к примеру, кладовщик — документы по ТМЦ, менеджер по работе с клиентами — заказы клиентам, бухгалтерский отдел — платёжные документы и так далее), то для оперативного функционирования предприятия нужны СИСТЕМА и РЕГЛАМЕНТ. Именно это является прямой причиной необходимости во внедрении.

Четвертуй фактор — самый важный! В организации существуют проблемы: хаос в финансовом и бухгалтерском учёте, воровство, трудности, возникающие в организации поставок, отгрузок? Тогда внедряем.

Определите цели

Целеполагание — это важнейший этап внедрения. Если никуда не двигаться, ничего не достигнете. Заказчик должен понимать, что планирует получить от внедрения.

Давайте разберёмся, как определить правильную цель. Она НЕ ДОЛЖНА находиться в рамках 1С. Зачастую мы слышим фразы: «Чтобы все работало», «Чтобы ничего не тормозило», «Хотим много аналитики» и так далее. Это далеко не цели — банальные «хотелки». Истинная цель находится в бизнесе, поэтому следует мыслить стратегически, а не локально. Например, необходимо увеличить пропускную способность в sail-отеле, однако без расширения штата. Отличная цель! В отдел продаж звонит много клиентов, а сотрудники не справляются с этим потоком. Проблему можно решить посредством автоматизации. Необходимо разработать комплекс мер в работе сотрудников производственного отдела, а также обеспечить возможность оперативного информирования работников sail-отдела. Также можно разработать личный кабинет для постоянных заказчиков.

Чем отличается хорошая цель?

• Её можно измерить. Идеальной задачей считается та, которую можно измерить как до внедрения, так и после него. Например, можно посчитать количество звонков, которое делают сотрудники отдела продаж, а также оценить продолжительность одного в среднем.
• Хорошую цель можно и нужно посчитать в рублях. К примеру, оцените, какие инвестиции нужны для организации дополнительного рабочего места.

Ваши цели должны отвечать на ряд вопросов:

• Как это увеличит прибыль организации?
• Как снизит издержки?
• Как поможет избежать дополнительных затрат?
• Повысится ли управляемость структуры?

Приведём несколько примеров правильных целей:

1. Пресечь закупки, которые являются экономически невыгодными.
2. Оптимизировать раскрой материалов. Уменьшить возвратные отходы.
3. Грамотно управлять качеством продукта.
4. Правильно собирать заказы, управлять резервами. Установить систему автоматического резервирования в случае получения срочных заявок.

Решение принято!

Вы приняли решение внедряться и нарисовали несколько идей, которые в процессе реализации проекта автоматизации планируете воплотить в жизнь. Сейчас самое время обратиться к франчайзи 1С. Сначала вы будете общаться с менеджером по продажам. Схем дальнейшего развития событий много. Все зависит от добросовестного отношения специалиста к своей работе. Он должен быть грамотным и осведомлённым.

Рассмотрим самые распространённые варианты:

• Худший: менеджер предлагает организовать встречу, на которой транслирует все преимущества программного продукта, после чего предлагает его купить. Не верьте ему! Он так и норовит просто продать. По факту продажи с вами начнёт работать специалист по программированию, который займётся внедрением продукта в вашей организации. Возможно, он заметит, что вам продали не совсем то, что нужно, но во имя репутации компании не скажет этого. Ему придётся работать с тем, что есть. Именно поэтому важно получить консультацию, экспертное мнение профильного специалиста, а не только менеджера по продажам.
• Второй вариант. Менеджер по продажам работает совместно с программистом. Последний демонстрирует клиенту весь функционал и работоспособность программного продукта. Однако он придёт с готовой базой, где будет работать абсолютно все. Такая база разрабатывается специально для демонстрации потенциальным заказчикам.
• Лучший вариант. Специально для клиента проводится презентация продукта, чтобы он мог понять, как работает система и какие функции она может выполнять. Далее проводится обследование предприятия, по результатам которого оценивается стоимость внедрения и подбирается ПО, подходящее именно для этой организации.

Проект автоматизации

Генеральный директор согласовал обследование предприятия и создание проекта автоматизации. Так, исполнитель должен обозначить, что в себе будет содержать проект.

Вот некоторые его реквизиты:

• Цели, которые мы подробно разобрали выше.
• Характеристика БП предприятия. Здесь описываются процессы, протекающие в бизнесе, причём до автоматизации и после.
• Стоимость внедрения. Желательно представить её полноценный расчёт. Это своеобразный план работы, подлежащий к выполнению. Чем он подробнее, тем лучше исполнитель понимает, чего от него хотят. Естественно, точную стоимость внедрения определить практически невозможно. Именно поэтому рекомендуется закладывать определённую часть бюджета на непредвиденные работы (порядка 15%).

За кем следить?

В процессе реализации проектных документов исполнитель будет вести диалог, посвящённый бизнес-процессам предприятия, с клиентом. Далее программист будет предлагать возможные решения. Чтобы не возникло дополнительных проблем, не врите. Расскажите специалисту все так, как есть, даже если присутствует чёрный учёт. В противном случае стоимость внедрения автоматически увеличится на 30-50%, как только будет известно о новых деталях (рано или поздно о них придётся рассказать).

Для организованной работы на стадии обследования планируется совещание, где присутствуют определённые лица. Если в вашей организации существуют не бухгалтерские отгрузки товарной продукции, необходимо сказать об этом исполнителю. Помните, что небольшой нюанс, о котором вы забыли, может привести к существенным затратам на этапе внедрения. Если исполнитель проекта настаивает на том, чтобы надавить на кого-то из сотрудников клиента, стоит это сделать.

Кто руководит проектом?

Должно быть два руководителя проекта: со стороны клиента и со стороны исполнителя. Если на первой встрече исполнитель не предлагает вам выбрать руководителя проекта, нужно задуматься о его компетенции.

Что делает РП со стороны клиента? Это ключевой сотрудник, принимающий работу у программиста. Именно поэтому он должен полностью разобраться в проекте автоматизации. Ему необходимо понять, что именно и для чего делают специалисты по программированию. РП должен разбираться в технической составляющей, функционировании своего же предприятия и дружить с технологиями в сфере ИТ. Он должен уметь принимать стратегические решения относительно проекта автоматизации.

Если со стороны клиента РП нет или есть, но он некачественно выполняет свои обязанности, то исполнитель остаётся с проблемами заказчика один на один. В таком случае вопросы возникают, а решать их некому.

Что делает РП со стороны исполнителя? Он занимается координацией работы проекта, создаёт решения по стратегии и методологии, организовывает деятельность специалистов. Ему необходимо знать преимущества и недостатки программного продукта, его возможности на практике.

Что такое АСУП?

Автоматизированная система управления предприятием — программа, к примеру, на базе 1С. Это может быть и комплекс программных продуктов, которые функционируют вместе. Главное, решение должно максимально подходить под требования проекта.

Завершающая стадия

Если вы не отнесётесь к проекту со всей серьёзностью, то её не будет никогда. Должны быть установлены сроки внедрения. Естественно, они могут быть гибкими и по мере необходимости переноситься. Тем не менее изначально установленных сроков нужно придерживаться по максимуму.

О завершении проекта говорят не только сроки, но и факт выполнения поставленных на старте целей. Если 80% вашей цели реализовано, это уже позитивный показатель. Однако, когда вопрос не решён, а исполнитель твердит о том, что внедрение завершено, нужно разбираться.

Кстати, даже после внедрения у вас будут возникать новые идеи: что-то изменить, доработать, создать новый отчёт. И это потрясающе, ведь важно двигаться только вперёд.