Настройка CRM Битрикс 24
Битрикс24 – это мощная, универсальная платформа, созданная для оптимизации бизнес-процессов, которая помогает организациям любого масштаба эффективно управлять планом, коммуникациями и продажами. Она объединяет широкий спектр инструментов: от организации командной работы до автоматизации сложных операций. Благодаря этому платформу можно использовать как основу для цифровой трансформации бизнеса.
Настройте сервис правильно, чтобы учитывать специфику вашей компании, включая структуру отделов, подходы к работе с клиентами и автоматизацию. Это не просто программное обеспечение, а гибкий инструмент, который способен подстроиться под бизнес-схемы.
Ключевые возможности
Настройка Битрикс24 открывает новые возможности:
- CRM: управление базой, сделками и воронками продаж.
- Задачи и проекты: инструмент для планирования и контроля деятельности.
- Коммуникации: чаты, звонки, живые ленты.
- Диск: удобное хранилище для файлов.
- Телефония: интеграция звонков с CRM.
- Бизнес-процессы: автоматизация операций.
Эти функции позволяют не только упростить работу, но и улучшить взаимодействие с клиентами.
Внедрение битрикс24: основные настройки системы
Чтобы успешно внедрить автоматизированную платформу, необходимо правильно настроить систему. Начальный этап включает регистрацию, подключение коллектива и формирование структуры. Эти шаги помогут адаптировать платформу под специфику бизнеса.
Регистрация
Первый шаг — создание учетной записи на официальном сайте. Нужно выбрать тариф. Платформа предлагает бесплатный план для небольших компаний, а также несколько тарифов с расширенными возможностями. При выборе тарифа важно учесть специфику: количество сотрудников, объем работы и необходимость в дополнительных модулях.
Подключение сотрудников
Следующим этапом идет подключение коллектива. Зовите коллег, отправив приглашения на их электронные адреса. Программа автоматически добавит их после принятия приглашения. Для каждого участника можно назначить роли и настроить права доступа. Это позволит разделить полномочия между коллегами, ограничив доступ к конфиденциальной информации, такой как финансовые документы или клиентские базы.
Правильное распределение прав доступа повышает безопасность и упрощает работу. Сотрудники видят только те записи, которые им необходимы для выполнения обязанностей.
Настройка структуры компании
Эффективная работа с автоматизированной платформой невозможна без четкой структуры. Создайте подразделения, соответствующие внутренним отделам вашей организации, например отдел продаж, маркетинга или логистики. Назначьте управляющего в каждое подразделение, чтобы упростить взаимодействие между коллегами.
Основное меню сервиса: обзор
Основное меню предлагает автоматические цифровые средства взаимодействия в рамках организации. Среди таких инструментов важное место занимает Живая лента.
Живая лента
Отображает все события: обсуждения, совещания, уведомления и сообщения от коллег. Здесь собраны все главные активности, поэтому пользователи быстро ориентируются в том, что происходит в компании в любой момент времени. Лента актуализируется в реальном времени, что делает ее ценным источником информации для всех участников рабочего процесса.
Она выполняет роль информационного потока, в котором отображаются новые функции, выполненные проекты, запланированные встречи и даже комментарии, оставленные коллегами под различными документами. Особенно полезна Живая лента для координации команд. Например, если один из сотрудников обновил статус, все коллеги мгновенно получают уведомление. Если кто-то добавил новый комментарий или загрузил файл, это тоже будет отображено в ленте, что исключает необходимость искать это вручную.
Лента помогает не только отслеживать текущие события, но и адаптировать рабочий процесс под реальные нужды, с оперативным внесением изменений. Для руководителей и менеджеров Живая лента становится не только источником новостей, но и средством для мониторинга.
Задачи, подзадачи и проекты
Это не просто инструменты для отслеживания, а полноценные элементы, которые позволяют организовать весь процесс деятельности компании. Они структурируют, задают четкое планирование и взаимодействие между сотрудниками.
Как создать задачу в Битрикс24?
Нужно зайти в раздел "Задачи" и нажать на кнопку "Создать задачу". На этом этапе важно правильно заполнить описание, указать конкретные сроки исполнения (дедлайны) и назначить ответственного. Здесь можно указать главные параметры: приоритет, а также добавить теги для удобства сортировки и поиска. Программа дает каждому участнику команды отслеживать только свои обязанности, что исключает недоразумения и упрощает деятельность.
Задачи или обязанности могут быть связаны с другими схематически, поэтому удобно распределять рабочие моменты по несколько этапов. Это делает механизм выполнения крупных и сложных задач более управляемым и прозрачным для всех.
Канбан-доски
Средства визуализации рабочих моментов и отслеживания прогресса по различным этапам. Канбан-доски полезны для команд, которые работают с множеством пунктов одновременно, и требуется следить за их выполнением на всех стадиях.
Каждая задача на Канбан-доске представлена в виде карточки, которую можно перемещать по колонкам, отражающим стадии выполнения: например, "Запланировано", "В работе", "Завершено". Таким образом, команда получает наглядное представление о том, что сделано, что ещё требует внимания, и какие дела находятся на стадии завершения.
Кратко по диаграмме Ганта
Это инструмент, который обозначает графическое представление о сроках выполнения. С помощью диаграммы Ганта можно в любой момент времени увидеть, какие пункты должны быть выполнены в ближайшие дни, недели или месяцы, и как они связаны между собой.
Диаграмма Ганта помогает отслеживать прогресс проекта и управлять временем. Она даёт понять, какие функции являются приоритетными, и выделить ключевые моменты. На диаграмме чётко видно, сколько времени потребуется на выполнение, и какие ресурсы для этого необходимы.
Диаграмма Ганта дает возможность легко видеть все зависимости между задачами и подзадачами. Это делает её незаменимой для работы над сложными проектами, где необходимо соблюдать сроки и следить за последовательностью выполнения.
Шаблоны задач
Создание плана для типовых схем может занимать много времени. Шаблоны — это подготовленные заготовки с уже прописанными параметрами: ответственными лицами, сроками и описанием. Использование шаблонов экономит время, особенно при необходимости выполнять одинаковые действия.
Например, если в компании часто нужно делать прогноз или анализ, вы можете заранее настроить шаблон с указанием всех необходимых данных, и при его использовании система будет автоматически подставлять все параметры. Это не только ускоряет работу, но и исключает ошибки в постановке. Шаблоны могут быть индивидуальными для каждого или общими для всей команды, что стандартизирует структуру в рамках всей организации.
Роботы в задачах
С помощью роботов можно настроить автоматическое выполнение действий. Например, отправку уведомлений, изменение статуса или переназначение на другого сотрудника. Роботы действуют по заранее заданным алгоритмам, что минимизирует количество рутины. Так можно настроить автоматическое уведомление о завершении, или изменить статус на "В процессе", как только человек начнёт работу.
Воронка продаж
Настройка воронки продаж в Битрикс24 — это функция создана для эффективного управления сделками. Воронка позволяет визуализировать этапы продаж, контролировать статус каждой сделки и оптимизировать процесс взаимодействия с потенциальными потребителями или пользователями. Для её настройки в разделе CRM перейдите к "Настройкам" и выберите "Воронки и продажа". Здесь можно добавлять этапы, изменять их порядок, задавать названия и условия перехода между ними. Важно учитывать специфику бизнеса: от первичного контакта до завершения сделки.
Также воронка может быть настроена для разных направлений. Например, для B2B и B2C клиентов. В системе доступны автоматические триггеры, которые меняют статус сделки при определённых действиях (например, отправка индивидуального предложения). Интеграция с отчётами позволяет анализировать эффективность каждого этапа и прогнозировать продажи, что становится незаменимым для бизнеса.
Чат и звонки
Настройка телефонии битрикс24 помогает ускорить решение рабочих вопросов и повысить уровень коммуникации внутри команды. Чат позволяет обмениваться сообщениями в реальном времени, что идеально подходит для быстрого общения и обсуждения несложных задач. Посредством видеозвонков проводят конференции, не выходя из системы.
Битрикс24 записывает телефонные разговоры для дальнейшего анализа и хранения. Можно отслеживать взаимодействие с клиентами, создавать отчеты и находить информацию по любому запросу. Программа автоматически связывает звонки с записями в CRM, что исключает необходимость вручную вносить информацию о разговорах.
Группы
С помощью групп можно создавать отдельные рабочие пространства. Например, для отдела маркетинга, продаж, бухгалтерии или проекта с ограниченным доступом.
У каждой группы свой чат, задачи, файлы и календарь, что даёт возможность поддерживать все документы по проекту или отделу в одном месте.
Диск
Диск Битрикс24 — это облачное хранилище файлов. Система организует централизованный доступ ко всем файлам, исключая необходимость искать документы по различным папкам и накопленным сведениям. Предназначен для обработки большого объёма данных, особенно в командах, где требуется совместная работа над документами. Она поддерживает различные форматы файлов и интегрируется с другими инструментами, такими как Google Docs или Microsoft Office.
Календарь
Раздел, который отслеживает расписание, события и дедлайны. Здесь можно создавать типы событий: от встреч и совещаний до напоминаний. Календарь синхронизируется с другими сервисами, такими как Google Календарь, что даёт легко перенести информацию между системами. Здесь можно создавать общие календари для целых подразделений, что делает организацию встреч и мероприятий более эффективной. Функция напоминаний поможет не забыть о важных делах, а возможность интеграции с другими сервисами даёт гибкость в работе.
Время и отчеты
Модуль "Время и отчеты" отслеживает рабочее время и генерирует отчеты по различным аспектам деятельности. Это помогает руководителям получать полную картину о том, как используется рабочее время, какие проекты требуют дополнительных ресурсов и где могут возникнуть проблемы. Отчеты могут быть настроены под конкретные нужды бизнеса, что удобно для разных типов организаций.
Почта
С помощью почты можно отправлять и получать письма, а также интегрировать почтовые ящики с CRM. Это позволяет автоматически привязывать письма к контактам и сделкам, что упрощает взаимодействие с потенциальными потребителями и повышает скорость. Также почта поддерживает массовые рассылки, что полезно для отправки уведомлений, анонсов и другой информации коллективу или клиентам.
Бизнес-процессы в Битрикс24
Настройка бизнес-процесса помогает сделать деятельность команды организованной и структурированной. Основные направления могут быть связаны с документами, заявками и другими элементами. Например, можно автоматизировать механизм согласования документов, создание плана на основе входящих заявок или уведомления о предстоящих событиях. Это повышает продуктивность, исключает ошибки и делает механизмы более понятными. Система позволяет создавать шаблоны, которые могут быть использованы в будущем для повторения.
CRM
Это мощный инструмент для управления отношениями внешними и внутренними. В ней хранятся: контакты, история взаимодействий, прогнозы и сделки. CRM отслеживает весь путь потребителя от первого обращения до завершения сделки.
CRM автоматизирует многие системы, связанные с продажами, и сегментирует клиентов по параметрам. А также формирует маркетинговые кампании с учетом этих данных. Здесь CRM интегрируется с другими сервисами, такими как почта, телефония и календари, что делает любую деятельность более скоординированной.
Приложения
Платформа поддерживает использование различных приложений, которые расширяют возможности. Приложения могут быть бесплатными и платными. Среди них есть интеграции с популярными сервисами, такими как Zoom, Slack и другими. А также решения для улучшения внешнего взаимодействия, автоматизации и повышения продуктивности.
Тарификация в Битрикс24
Тарификация предоставляет несколько вариантов тарифных планов, которые отличаются между собой. Существует бесплатный тариф для малых компаний и стартапов, а также несколько платных, которые предоставляют более широкий функционал и дополнительные возможности.
В рамках платных тарифов пользователи могут получить доступ к сложным инструментам: расширенная CRM, дополнительные бизнес-процессы, настройка отчетов и автоматизация. Тарификация гибкая и подходит для организаций разных размеров, от небольших команд до крупных корпораций.
Мобильное приложение Битрикс24
Подходит для сотрудников, которые часто находятся в разъездах или работают удаленно. С помощью приложения можно взаимодействовать с коллегами через чат и звонки. Приложение позволяет просматривать и обновлять информацию в CRM, следить за статусами сделок и взаимодействовать с клиентами.
Доступность мобильного приложения для платформ iOS и Android расширяет возможности использования системы, предлагая гибкость для разных типов устройств. В интерфейсе удобно отображаются уведомления и события. Все функции, доступные в веб-версии, реализованы в мобильной версии.
Интеграция с внешними платформами
Платформа поддерживает интеграцию с множеством внешних платформ и сервисов. Можно интегрировать программу с почтовыми сервисами, что позволит управлять электронной почтой прямо внутри Битрикс24, не переключаясь между вкладками. Также доступна интеграция с популярными облачными хранилищами Google Drive или Dropbox, что дает возможность хранить и быстро обмениваться файлами с коллегами.
Еще одной уникальной возможностью является интеграция с программами для маркетинга и анализа. Это позволяет автоматизировать механизмы создания и отправки маркетинговых кампаний, отслеживать поведение потребителя и строить детализированные отчеты для оценки эффективности бизнеса. Интеграция с CRM позволяет хранить все данные об акциях, продажах и маркетинговых активностях в одном месте, что упрощает механизм принятия решений и повышает общую продуктивность компании.
Как удалить Битрикс24
Если вы приняли решение перейти на другую платформу или перестать использовать программу, важно знать, как правильно удалить свою учетную запись. Для этого нужно зайти в раздел настройки учетной записи и выбрать соответствующую опцию для удаления. Перед удалением следует тщательно проверить, что вся информация, документы и сведения были сохранены. Процесс удаления аккаунта необратим, поэтому рекомендуется заранее сделать резервную копию всех нужных файлов
Удаление учетной записи приведет к утрате информации, связанной с сервисом. Это касается как файлов, так и истории взаимодействий с клиентами и коллегами.
Настройка уведомлений в Битрикс24
Это часть системы, которая не упускает события и планы. В разделе "Мои настройки" можно выбрать, какие уведомления получать, и в каком виде они должны поступать. Здесь предложены настройки с выбором, как именно получать уведомления: через приложение, на электронную почту или в виде SMS.
Можно управлять приоритетами уведомлений, исключая незначительные или второстепенные события, которые могут отвлекать от выполнения более значимых.
