Сотрудники медленно реагируют на запросы коллег? Есть решение!

На сегодняшний день мы уменьшили число задач и проектов с истекшим сроком исполнения. В нашем коллективе отсутствует напряжённость между специалистами из смежных отделов. Производительность труда возросла в разы. Мы перешли на новый уровень благодаря модулю платформы Битрикс24, о котором и расскажем в статье.

Наша история

Когда количество сотрудников в компании увеличилось, рентабельность бизнеса стала падать. Мы не понимали, в чем дело, и начали разбираться в вопросе. Выяснилось, что ключевая проблема — в коммуникациях между сотрудниками. Они не реагировали на запросы и комментарии по задачам коллег своевременно. Поручения игнорировались, сроки их выполнения срывались. Соответственно, заказчики были недовольны, а сотрудники занимались выяснением отношений вместо работы. Непонятный круговорот, который ни к чему хорошему не привёл.

Когда в компании было менее 20 человек, такой проблемы не возникало. Мы строили бизнес по так называемой бутиковой модели. То есть у нас были крупные заказчики и серьёзные контракты. Со временем клиентская база расширилась. Соответственно, мы начали нанимать новых специалистов, ведь объем работы увеличился. Однако система, привычная для нас, функционировать перестала.

В чем причина?

Мы анализировали разные гипотезы. В итоге нашли корень важнейшей проблемы. Это функции уведомлений. Они не помогали при таком числе работников, а делали только хуже. Никто из сотрудников не проверял уведомления, по причине чего их часть оставалась без реакции. Естественно, мы решили закрыть этот вопрос раз и навсегда.

В чем решение?

Большинство бизнес-процессов проходит через блок уведомлений. Это работа с CRM-системой, формулировка и закрепление за членами команды поручений, проектная деятельность, диалог сотрудников в живой ленте и многое другое. Когда портал используют 20 и более работников, у каждого из них счётчик уведомлений показывает от 30 до 50 задач, напоминаний и так далее.

На первый взгляд, все хорошо, ведь уведомления собраны в одном месте и видны как на ладони. Тем не менее можно отметить ряд недостатков:

1. Вы читаете уведомления по всем событиям, к которым имеете отношение. Другими словами, если вы являетесь наблюдателем по выполнению задачи, то получаете все уведомления, то есть независимо от того, вам или нет они адресованы.
2. Допустим, вы решили разобрать уведомления и нажали на соответствующую иконку. Дело в том, что при таком алгоритме счётчик уведомлений обнуляется. Вы можете не успеть ответить на все запросы сразу, после чего благополучно забудете вернуться и просмотреть оставшуюся информацию.
3. Если вы лидер того или иного подразделения, число уведомлений за день нередко достигает 80 или 100. Такое количество невозможно разобрать физически. Но не все уведомления относятся к вам напрямую. Найти нужные среди общей массы. достаточно сложно.

Ежедневно счётчики сбрасывались, а люди реагировали лишь на 30-40% уведомлений. Важнейшие комментарии игнорировались, качество выполнения задач уходило на второй план, атмосфера в компании постепенно становилась негативной.

Реальный кейс

Наверняка, с такой ситуацией сталкивались многие. Вам поставили задачу. Изучив запрос, вы поняли, что нужны дополнительные материалы. Оставляете комментарий постановщику, однако реакции не наблюдаете.

Есть несколько вариантов того, как будут развиваться события:

1. Вы напишете письмо постановщику задачи в личный чат.
2. Вы решите, что срочности в выполнении задачи нет, и продолжите ждать.

В результате прояснится, что задание было срочным. Соответственно, начнутся разбирательства.

Лайфхак! Решение есть

В разделе уведомлений есть настройки. Там можно классифицировать все уведомления на более и менее важные. Это позволит снизить давление информационного шума на сотрудников. Тем не менее риск пропустить важные вещи остаётся.

Мы разделили уведомления по важности с помощью модуля «Обязательное реагирование». Вывели важную информацию в отдельный блок и сделали модулем. Это гораздо проще, чем прописывать задачу к каждому комментарию. Сегодня мы можем фильтровать уведомления по различным категориям: «БП», «отчётность», «задачи» и так далее. Если уведомлений много и найти нужное не получается, мы используем фильтр поиска Битрикс24, который есть в этом модуле.

Кстати, можно настроить модуль таким образом, чтобы рабочий день сотрудника не был завершён до тех пор, пока он не разберёт все уведомления. Для некоторых категорий работников это очень удобная функция.

Какие изменения мы увидели?

Благодаря использованию модуля Битрикс24 стало проще и эффективнее решать рабочие вопросы и обеспечивать контроль выполнения поручений:

1. Уведомления больше не теряются.
2. Сроки исполнения задачи и реализации проектов не срываются.
3. Счётчик модуля изменяется в соответствии с числом уведомлений.
4. Сотрудники занимаются лишь теми уведомлениями, на которые нужна их реакция.
5. Руководство не тонет в лишней информации.

Главное, что теперь взаимодействие между смежными подразделениями стало простым и понятным каждому сотруднику. Качество функционирования компании повысилось, чему мы бесконечно рады. Сегодня мы готовы предоставить консультацию по разобранному вопросу специально для вас. Не стоит ждать, повышайте эффективность работы ещё активнее!