Они существуют! Все о правильных совещаниях

Есть легенда, согласно которой где-то на земном шаре проводятся продуктивные собрания. Сотрудники не засыпают, а генерируют идеи, тем самым двигая бизнес. Время отдыха — не дни, а минуты.

Многие люди — даже собственники бизнеса и управляющие — считают совещания бесполезной тратой времени. Они относятся к ним как к данности, которую приходится принимать. Это мнение ошибочно. Ниже мы расскажем, как организовать результативное собрание и превратить этот процесс в эффективную командную работу.

Руководители подразделений в любой компании получают высокую заработную плату не потому, что долго сидят в переговорных и что-то обсуждают. Тем не менее существенный период времени они тратят на разговоры и отчётность. Давайте разберёмся, как наполнить эти разговоры смыслом и каким образом минимизировать время на подготовку отчётов.

Организационная составляющая любого собрания — это своеобразный фундамент, основа, которая позволяет в дальнейшем принимать верные или неверные решения. Важно подойти к отбору участников ответственно и обозначить цели, а также подвести итоги совещания и оформить протокол.

Рассмотрим каждый из аспектов собрания в отдельности: как улучшить каждую стадию процесса и научиться работать на результат?

Можно ли обойтись без совещания?

В компании есть вопрос, требующий решения. Возможно ли решить его без организации собрания? Естественно! Мы подготовили для вас список альтернатив традиционному совещанию:

1. Обсудить вопрос в системе Битрикс24, в скайпе или по телефону. Можно организовать телефонную конференцию и разделить участников на тех, кто может слушать и высказываться, и на тех, кто может только слушать.
2. Воспользоваться возможностями email-рассылки. Собственник компании или генеральный директор может принять решение, после чего известить об этом сотрудников посредством электронной рассылки.
3. Делегировать задачу другому сотруднику. Соответственно, проведение собрания ляжет на его плечи.

Постановка цели

Сформулируйте цель и проанализируйте разные варианты решения проблемы. Если объективная необходимость в проведении совещания все же есть, приступайте к организации.

— Что у вас здесь творится?

— Мы сами понять не можем. Завтра планируется совещание, будет смотреть, что здесь творится.

Большинство руководителей российских компаний так и делают. По факту возникновения проблемы они собирают сотрудников, и все вместе начинают думать, как её решить. Стоп! Начальник должен чётко знать, какой эффект он планирует получить на выходе, по факту окончания совещания. Вот примеры постановки цели:

1. Обозначить последовательность взаимодействия между сотрудниками подразделений.
2. Разработать алгоритм, позволяющий увеличить продажи.
3. Создать коммерческую политику компании.

Помните, что количественный результат нужно оцифровывать, например: “Проработать стратегию увеличения продаж на 20% на полугодие”. Если эффект качественный, необходим эталон: “Определить последовательность взаимодействия маркетингового и sale-отделов по аналогии с актуальной последовательностью взаимодействия бухгалтерии и отдела продаж”.

Самой популярной моделью формулировки целей считается технология SMART. Цель должна быть конкретной, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Если бы все руководители российских компаний придерживались этих категорий, проводить собрания стало бы гораздо проще.

Вопрос участников

Каждому из участников совещания есть что сказать. У каждого из них имеется информация и компетенция, чтобы грамотно высказаться по возникшей проблеме. Зачастую в переговорной собираются практически все сотрудники компании. Причём каждому из них даётся слово, возможность озвучить свою точку зрения. Такой подход нельзя считать правильным. Принимать участие в совещании должны лишь те, кто имеет непосредственное отношение к решению проблемы.

Не упустите процесс подготовки

Перед совещанием нужно сделать повестку и поделиться ей с участниками, чтобы те смогли подготовиться и разделить обязанности. В противном случае собрание превратится в поочерёдное высказывание субъективных мнений. Чтобы принять верное решение, необходимо брать в расчёт аналитику и фактические данные, а не мнения специалистов, пусть даже компетентных.

Вопросы в повестке ранжируются в зависимости от стратегической значимости. Делается это для того, чтобы “не провалиться” в случае экстренной ситуации или затяжного собрания и все-таки обсудить основные вопросы.

Выбирайте утреннее время

Стратегические задачи нужно закрывать с 09:00 до 15:00. Именно в это время организм человека функционирует активнее всего. Конечно, каждому присущ индивидуальный график работоспособности, который формируется в зависимости от привычек. Тем не менее долгие годы нашей практики говорят о том, что даже совам легче решать вопросы с утра.

Выбрать день недели несколько сложнее. В понедельник организм любого сотрудника восстанавливается после отдыха, а в пятницу он находится в расслабленном состоянии по причине предстоящих выходных. Поэтому лучшие дни для организации совещаний — это вторник, среда и четверг.

Уточните длительность собрания

Оптимальная длительность совещания варьируется от 30 минут до часа. Если собрание затягивается, сотрудники исподтишка начинают заниматься личными делами. Предупредите участников о длительности предстоящей встречи заранее, чтобы они могли планировать своё время. Например, 20 минут отводится на выступления сотрудников, 20 — на обсуждение, 10 — на мозговой штурм и 10 — на определение основного решения.

Контроль и подведение итогов

В идеале на совещании должен присутствовать модератор. Он знает последовательность встречи, роли участников и временные рамки. Именно поэтому этот человек может контролировать процесс обсуждения. Есть участники, провоцирующие конфликтные ситуации, мешающие вести диалог. Важно изолировать их от общего совещания. Если такая возможность отсутствует, не реагируйте на их эмоциональность и периодически напоминайте о проблеме, которая требует решения.

Некоторые руководители не умеют подводить итоги собрания. Протокол — обязательная составляющая. Его должен вести ответственный сотрудник. По всем решениям, принятым в ходе совещания, нужно обозначить ответственных, дедлайны и ожидаемый эффект. Копию документа должны прочесть и подписать все участники. Делается это для того, чтобы предупредить ситуации недопонимания. Копию протокола нужно предоставить ответственным лицам.

Для оперативной подготовки отчётности, без которой не обойтись на любом собрании, сегодня используют возможности автоматизации. Это позволяет существенно экономить время и минимизировать вероятность допущения ошибок, то есть влияние человеческого фактора.

В конце совещания скажите участникам “спасибо”. Руководители говорят это сотрудникам очень редко, однако благодарность — это отличная мотивация на продуктивную работу.