Бизнес-процессы в Битрикс24. Работа с документами

Обзор бизнес-процесса “Ознакомление с документами”

Этим материалом мы открываем цикл статей по обширной теме “Бизнес-процессы в Битрикс24”. Начинаем с обзора бизнес-процесса по работе с документами “Ознакомление с документами”

Подпишитесь на telegram-канал “Цифровая трансформация бизнеса”, чтобы не пропустить новые материалы: https://t.me/automatization1

Среди бизнес-процессов, которые можно запускать в Битрикс24, есть отдельная категория: бизнес-процессы по работе с документами. Если вы их не использовали ранее, их надо активировать.

Для активации надо зайти на Общий диск - перейти в раздел Настроек (кнопка с изображением шестеренки) - Бизнес процессы

В открывшимся окне произвести активацию

Теперь для работы с документами доступны бизнес-процессы. Важно учитывать, что бизнес-процессы можно запускать только по документам, находящимся на Общем диске.

У нас есть документ, по которому хотим запустить согласование. Загружаем его на Общий диск или находим его, переходим в меню документа. На момент написания статьи, штатных процессов по документу предлагается 6 штук:

• Утверждение документа со статусами
• Двухэтапное утверждение
• Утверждение по первому голосу
• Ознакомление с документом
• Простое утверждение/согласование
• Экспертная оценка

У всех этих процессов отличаются: длительность, структура, оформление, уведомления. Мы будем разбирать пример с бизнес-процессом “Ознакомление с документом”

При его запуске Битрикс24 просит указать список лиц, которым требуется ознакомить с документом. Выбираем сотрудников и нажимаем на кнопку “Запустить”

При запуске конкретно этого процесса, у сотрудника не выдается дополнительных уведомлений в центре уведомлений или задач, появляется отдельный дашборд на странице Новости с уведомлением, что есть бизнес-процесс, требующий реакции.

Переходим в него, перед нами перечень бизнес-процессов. Находим нужный и приступаем к его выполнению, нажав на кнопку “Приступить”

Что есть в самом задании процесса:

• Постановщик процесса
• Текст задания
• Сам документ
• Есть возможность дать обратную связь в виде комментария
• Можно делегировать процесс или подтвердить ознакомление

Подтверждаем ознакомление, процесс завершен.

Осталось понять где мы можем увидеть результат нашего процесса по конкретному документу. Находим наш документ на общем диске, заходим в меню документа и выбираем пункт “Подробнее”

В открывшемся журнале отображаются все бизнес-процессы по данному документу и ход их выполнения. Из этого же окна можно запустить новый бизнес-процесс

Видео-инструкция по бизнес-процессу в Битрикс24 “Ознакомление с документами”