Преграды в автоматизации бизнес-процессов
Для успешной автоматизации важно понимать, что именно необходимо автоматизировать и какие инструменты использовать.
Сегодня собственники бизнеса хотят эффективно управлять им, поэтому все чаще задумываются об автоматизации бизнес-процессов. На пути к достижению цели встречаются одни и те же вопросы: что автоматизировать, каким образом и для чего?
Каждый день мы общаемся с представителями топ-менеджмента разных организаций: производственных, сервисных, строительных. У них есть общее желание найти автоматизированную систему, которая наведёт порядок в компании. На рынке таких систем представлено слишком много. В этой статье разберём вопросы, на которые важно ответить в процессе выбора системы.
Неверное формирование запроса
Зачастую клиент просит одно, но в действительности ему нужно совсем другое. Он не айтишник, поэтому сформировать правильный запрос почти нереально.
Например, руководитель думает, что Диаграмма Ганта способна закрыть все актуальные вопросы. Однако сам по себе инструмент не является решением. Для того чтобы эффективно управлять проектами, необходимо 2 элемента: управление загрузкой сотрудников компании и своевременная реализация проектов. А средства, позволяющие осуществить намеченное, — это уже другой разговор. Их множество.
Ещё до принятия решения важно проконсультироваться со специалистом.
Коробочные решения — не для всех
Имейте в виду, что системы ERP, которые предлагают разные организации, могут не полностью отвечать вашим требованиям. Например, если у вас позаказное производство, необходимо отслеживать процесс реализации заказа. Соответственно, есть нужда в автоматизации БП. Увидеть процесс, протекающий в бизнесе, вы можете в каждой «рисовалке». Но запустить его так, чтобы он периодически повторялся, можно лишь с помощью некоторых систем.
В любой организации есть множество неформализованных процессов. Например, в деловом общении. А если некий проект периодически повторяется, это БП. Именно поэтому с помощью системы важно управлять как производственными, так и организационными моментами.
Инструменты
Использовать можно любые инструменты: календарь, постановщик задач, диаграмму Ганта. Тем не менее если у вас есть определённый сотрудник и план работ для него, вы должны в деталях рассмотреть процесс реализации этого плана.
Зачастую руководители не видят разницы между управлением БП и проектным управлением. Однако она принципиальна: описание БП происходит лишь один раз. Поэтому нет необходимости планирования работ каждый раз. Можно однажды запустить БП, после чего следить и контролировать процесс его выполнения. Конечно, изначальная настройка предполагает затрату усилий и временных ресурсов.
Какой интерфейс считается правильным?
Зачастую потенциальным заказчикам очень важен интерфейс. Кто-то хочет «как в таблицах Excel», другие предпочитают такой, как в социальных сетях. Но то, что неплохо смотрится в новостной ленте, невозможно отразить для множества таблиц и других составляющих, связанных между собой. Случается так, что в системе мощный функционал, но интерфейс не совсем удобный.
Собственный сервер или облачное решение?
Собственный всегда обойдётся дороже. Сервер, программное решение, администраторы — все это влечёт за собой затраты, причём приличные. Для использования системы на своих серверах необходимо приобрести лицензии на прикладные программные продукты, на СУБД, принять на работу специалиста, который будет отвечать за его поддержку.
Напрашивается вывод, что арендованные сервера — более выгодный вариант. Отличный бонус их использования — отсутствие необходимости заботиться о сохранности данных.
Вопрос стоимости
Цена за работу одного специалиста выше, чем арендная стоимость облачной системы. Компании, которые предлагают эти системы, обычно имеют собственный центр обработки данных. У них свои сисадмины и программисты. Обслуживание осуществляется исключительно по запросам, а итоговая цена формируется в зависимости от числа сотрудников и другой информации.
Сколько вы готовы тратить в ИТ? Важно чётко ответить на этот вопрос. К примеру, в банковских структурах на ИТ- сопровождение уходит порядка 10%, а вот производственные предприятия готовы отдать лишь 1% от выручки. Огромную роль играет величина вашей выручки. Если это 10 000 000 рублей в год, то вы физически не сможете содержать штат айтишников.
Помните, у руководителя есть 2 основные задачи:
1) Не срывать сроки для клиентов.
2) Распределять общую нагрузку по персоналу равномерно.
Сделать это позволяет грамотно настроенная система управления.
