Ответы на какие вопросы волнуют наших клиентов?

Работа компании состоит из десятков ежедневно повторяющихся бизнес-процессов. Документация, заявки, письма — этот перечень можно продолжать до бесконечности. У нас хорошая новость: с помощью автоматизации вы можете улучшить эти процессы. Зачем? Чтобы сэкономить время, самый ценный ресурс на Земле. Ведь его можно потратить на стратегические задачи, более важные для бизнеса.

О сущности автоматизации сказано много. Это инструмент, который позволяет избежать рутины. С помощью его рутинные операции проводятся без участия человека, посредством программного решения. Звучит неплохо, однако у наших клиентов возникает множество вопросов перед тем, как автоматизировать свой бизнес. Мы постарались ответить на самые распространенные из них.

Бизнес-процесс необходимо срочно автоматизировать: как понять?

Здесь существует несколько критериев:

• Он повторяется периодически. Чем чаще, тем более острая необходимость есть в его автоматизации.
• Алгоритм действий стандартный. К примеру, мы заводим клиентскую карточку и отправляем заказчику информацию об обработке этой заявке или ее закрытии.
• Реализация однородных задач осуществляется вручную. Сотрудники тратят на это много времени.
• Персонал забывает исполнять те или иные действия, допускает ошибки.

Чего можно добиться с помощью автоматизации?

Сегодня автоматизация бизнеса позволяет:

• Бумажного документооборота.
• Необходимости запоминать целые массивы информации.
• Необходимости заниматься подготовкой отчетности.
• Необходимости нанимать на работу большое количество менеджеров по продажам.
• Необходимости бежать в другой отдел за сведениями.
• Объективной необходимости находиться на работе весь день.

Рассмотрим это на примере автоматизации продаж. Здесь целесообразно внедрить CRM-систему, что за относительно небольшой промежуток времени приведет к увеличению показателей эффективности. Наш план таков:

• Минимизировать число рутинных операций в процессе работы. К чему тратить драгоценное время руководителей подразделений и достойных специалистов на реализацию шаблонных задач? Мотивация работника значительно ухудшается, если он выполняет операции, которые под силу даже школьнику. Грамотно подобранное программное обеспечение великолепно справляется с действиями, не предполагающими творческого подхода. К примеру, это глубокая аналитика. Зачастую даже профессионал в силу человеческого фактора справляется с этой задачей хуже, чем программа. Сконцентрируйтесь на важном и помните, что стратегия, развитие компании — гораздо важнее, чем повседневная рутина.
• Повысить производительность труда. Компьютер работает по запланированному алгоритму независимо от внешних обстоятельств. Именно поэтому за автоматизированные этапы, направления деятельности компании беспокоиться не стоит: все функционирует в соответствии с заранее отработанными методиками.
• Уменьшить затраты компании, сократить издержки производства. Минимизировать воздействие человеческого фактора и добиться предсказуемого результата. Сотрудникам свойственно ошибаться, терять внимательность к концу дня, подвергаться эмоциям и так далее. За ошибки зачастую приходится платить слишком большую цену. А ведь никто не застрахован: в силу различных факторов сотрудники могут ошибаться. А вот роботы — нет.
• Оптимизировать штат сотрудников. По факту автоматизации бизнес-процессов существенно сокращается количество работников. Наверняка, вы вспомните немало профессий, которые после внедрения технологий потеряли всякий смысл. Подумайте: что станет с переводчиками, когда их труд возьмут на себя роботы? Ответ очевиден! А вспомните автоматизированные системы расчета на кассах. Таких примеров великое множество. С каждым годом их становится все больше.
• Уменьшить цикл жизни процесса, протекающего в бизнесе. Задачи можно выполнять значительно быстрее. Зачастую согласования и уточнения только отнимают время, однако пользы не приносят. Например, менеджер отдела продаж постоянно спрашивает у сотрудника бухгалтерии, оплатил ли тот счет. А в результате использования программы менеджеру автоматически приходит уведомление о совершении этой операции.
• Повысить лояльность заказчиков. Далеко не всегда работники быстро и развернуто реагируют на входящие письма. Здесь поможет настройка стандартных ответов, что позволит не только высвободить время персонала, но и отправлять клиентам информативные письма. Кстати, при грамотном составлении шаблона заказчик не замечает, что ему ответила программа.

Всем ли необходима автоматизация?

Об автоматизации рано или поздно задумываются руководители любых структур. Основной целью они преследуют оптимизацию работы. Мы рекомендуем заняться этим вопросом тогда, когда бизнес-процессы уже охарактеризованы и исполняются персоналом. Дело в том, что у вас уже будет аналитика, которая поможет решить, какие бизнес-процессы целесообразно автоматизировать.

С чего начать?

Для начала следует учесть операционные бизнес-процессы. Именно эти активности в итоге приносят прибыль. Для магазина это будет реализация товарной продукции, для pr-агентства — формирование общественного мнения, для СТО — ремонт автомобилей.

Выявите те места, где реализуются повторные действия: составляются шаблонные письма, создаются заявки, делаются напоминания, заполняются документы для сторонних систем и так далее. Автоматизируйте эти этапы поочередно, в соответствии с рекомендациями специалиста. В процессе нужно обязательно тестировать действие перед запуском в работу. Об этом тоже побеспокоится профессионал, которого вы наняли.

Когда выбираете процесс для дальнейшей автоматизации, не забывайте золотое правило: если он повторяется редко, то стоит ли игра свеч, есть ли необходимость в трате ресурсов? Сегодня Авиант предоставляет широкое разнообразие возможностей для автоматизации. Оставляете заявку — и мы обязательно расскажем, как улучшить ваш бизнес.