Делегирование: инструкция для применения. Принципы и методы делегирования

Если вы хотите выйти из операционки, чтобы освободить время на отдых или на масштабирование бизнеса, то это статья для вас.

Время на прочтение: 6 минут

Содержание

1. Что такое делегирование
2. Методология делегирования
3. Задачи как основной объект делегирования
4. Требования к команде при делегировании полномочий
5. Система учета и оценки делегирования
6. Что делать? Конкретика и практика делегирования
7. Частые ошибки при делегировании

Что такое делегирование

Для себя я сформулировал следующее определение, некий эталон процесса к которому нужно стремиться:

Делегирование - это процесс в результате которого ваши задачи решаются быстрей и качественней, чем если бы вы решали их сами.

Чтобы ключевые задачи решались без вашего участия, я предлагаю методологию делегирования. Я успешно применяю ее для оцифровки бизнеса наших клиентов уже более 5 лет.

Методология делегирования

На мой взгляд, в любом процессе , в любых изменениях и перед началом каких-то действий надо выбрать методологию. То есть способ как мы будем действовать.

Поделюсь с вами своей методологией делегирования.

5 элементов методологии делегирования

• Личная мотивация и ресурсы

  Честно ответьте себе, есть ли у вас реальная мотивация и ресурсы для делегирования.

• Выбор объектов делегирования

  Можно делегировать ответственность, полномочия и так далее. Но я предлагаю начать с самого простого и понятного. Если вы только начинаете делегировать, то начните просто с задач.

• Требования к участникам

  Под участниками я понимаю участников процесса делегирования. Собственник должен принять необходимость предъявить требования к участникам. Примеры требований , которыми мы все пользуемся, но иногда забываем.

• Система учета, оценки и контроля

  В современном мире, где кругом цифры очень важно , чтобы была система учета задач. Также важно наличие системы оценки, чтобы была возможность оценивать задачи и участников процесса делегирования.

  Система контроля, чтобы мы получали сигналы, когда что-то идет не так. Конечно,в идеале должен быть единый инструмент, который соединил бы в себе все 3 системы. Такой инструмент есть,о нем я расскажу далее.

• Регулярный менеджмент

  Один из секретов успешного делегирования - это обратная связь. Важно не только договорится с сотрудниками, на и регулярно “сверять карты”, фиксировать и исправлять отклонения.

Задачи - как основной объект делегирования

Задачи по уровню сложности делятся на 3 типа:

• Регулярные задачи

  Пример, у вас есть бухгалтер, и надо сделать так,чтобы он выполнял свое рутинные задачи и вы на это не отвлекались)

• Задачи на создание нового

  Пример, у вас открывается новое направление, для меня это аналогия, когда нужно проложить проложить рельсы, заготовили просто паровозики так ходят)

• Задачи на изменение

  Это самый сложный для делегирования тип задач, потому что мы психологически сопротивляемся изменения. Однако, такие задачи тоже можно делегировать.

Начните с делегирования регулярных задач, отработайте методику, получите первые результаты и дальше уже переходите у другим типам задач. Снимите с себя регулярные рутинные задачи и у вас уже освободится много времени и сил.

Основные требования к команде при делегировании полномочий

1. Все задачи и должны быть зафиксированы в цифровом виде
2. Даем обратную связь
3. Решаем приоритетные задачи
4. Не допускаем просроченных задач

Система учета и оценки делегирования

Чтобы выбрать систему учета нужно сформулировать к ней функциональные требования. Я бы порекомендовал воспользоваться следующими пунктами

• Собственник должен видеть все задачи команды
• В системе должна быть возможность ставить приоритеты к задачам
• В системе должна быть возможность оценивать работу сотрудника
• В системе должна быть возможность автоматически получать сигналы о просроченных задачах

Регулярность менеджмента

Назначьте в календаре итоговые собрания с ключевыми сотрудниками.

• Регулярное обсуждение задач раз в неделю
• Обсуждаем на собраниях только приоритетные задачи
• Даем обратная связь и оценку выполненным задачам
• Помните про ваше время при обсуждении, не уходите слишком в детали

Что делать ? Конкретика и практика делегирования

• Используем Битрикс24

Из всех систем, которые позволяют работать с задачами, на мой взгляд, сегодня лучше всего подходит Битрикс24. В любой версии Битрикс24, даже бесплатной есть возможности использовать методику делегирования.

• Требования привязываем к зарплате сотрудников

Все те требования, которые мы озвучили в большинстве случаев не работают, если это просто “воздух”. На старте я рекомендую обязательно требования привязать к зарплате. Нарушения должны приводить к последствиям для сотрудника. Сумма штрафа не важна, важен сам факт, что неисполнение требований и договоренностей ведет последствиям.

• Используйте Цифрового помощника или аналоги

Желательно,чтобы помощник был цифровым и автоматически присылал вам отчеты о количестве задач в работе, о выполненных и просроченных задачах и так далее.

Моя личная разработка Цифровой ассистент Битрикс24 - бот, который автоматически формирует отчеты по задачам в портале Битрикс24. Получить Цифрового ассистента Битрикс24 бесплатно: https://bit24.aviant.ru/digital_assistant_/

• Используйте внешнего трекера

Любое изменение лучше делать с привлечением внешнего наблюдателя, так называемого трекера. Трекер позволит внедрить делегирование в команду, контролировать прогресс и не даст расфокусироваться.Лучше всего если вашим трекером будет профессиональный интегратор.

Самые частые ошибки при делегировании

Напоследок, кратко перечислю ошибки, которые часто допускают предприниматели

• Делегировать ответственность
• Делегировать принятие решений
• Делегировать контроль финансов
• Пускать процесс на самотек
• Делегировать ради делегирования