Делегирование: инструкция для применения. Принципы и методы делегирования

Всем привет! Меня зовут Максим Князев. Я занимаюсь оцифровкой и систематизацией бизнеса.Ко мне обычно обращаются, когда хотят избавится от вопросов бытового управления и сократить свое участие в рутине.

Если вы хотите выйти из операционки, чтобы освободить время на отдых или на масштабирование бизнеса, то это статья для вас.

Если вы хотите выйти из операционки, чтобы освободить время на отдых или на масштабирование бизнеса, то это статья для вас.

Время на прочтение: 6 минут

Содержание

1. Что такое делегирование
2. Методология делегирования
3. Задачи как основной объект делегирования
4. Требования к команде при делегировании полномочий
5. Система учета и оценки делегирования
6. Что делать? Конкретика и практика делегирования
7. Частые ошибки при делегировании

Что такое делегирование

Для себя я сформулировал следующее определение, некий эталон процесса к которому нужно стремиться:

Делегирование - это процесс в результате которого ваши задачи решаются быстрей и качественней, чем если бы вы решали их сами.

Чтобы ключевые задачи решались без вашего участия, я предлагаю методологию делегирования. Я успешно применяю ее для оцифровки бизнеса наших клиентов уже более 5 лет.

Методология делегирования

На мой взгляд, в любом процессе , в любых изменениях и перед началом каких-то действий надо выбрать методологию. То есть способ как мы будем действовать.

Поделюсь с вами своей методологией делегирования.

5 элементов методологии делегирования

• Личная мотивация и ресурсы

  Честно ответьте себе, есть ли у вас реальная мотивация и ресурсы для делегирования.

• Выбор объектов делегирования

  Можно делегировать ответственность, полномочия и так далее. Но я предлагаю начать с самого простого и понятного. Если вы только начинаете делегировать, то начните просто с задач.

• Требования к участникам

  Под участниками я понимаю участников процесса делегирования. Собственник должен принять необходимость предъявить требования к участникам. Примеры требований , которыми мы все пользуемся, но иногда забываем.

• Система учета, оценки и контроля

  В современном мире, где кругом цифры очень важно , чтобы была система учета задач. Также важно наличие системы оценки, чтобы была возможность оценивать задачи и участников процесса делегирования.

  Система контроля, чтобы мы получали сигналы, когда что-то идет не так. Конечно,в идеале должен быть единый инструмент, который соединил бы в себе все 3 системы. Такой инструмент есть,о нем я расскажу далее.

• Регулярный менеджмент

  Один из секретов успешного делегирования - это обратная связь. Важно не только договорится с сотрудниками, на и регулярно “сверять карты”, фиксировать и исправлять отклонения.

Задачи - как основной объект делегирования

Задачи по уровню сложности делятся на 3 типа:

• Регулярные задачи

  Пример, у вас есть бухгалтер, и надо сделать так,чтобы он выполнял свое рутинные задачи и вы на это не отвлекались)

• Задачи на создание нового

  Пример, у вас открывается новое направление, для меня это аналогия, когда нужно проложить проложить рельсы, заготовили просто паровозики так ходят)

• Задачи на изменение

  Это самый сложный для делегирования тип задач, потому что мы психологически сопротивляемся изменения. Однако, такие задачи тоже можно делегировать.

Начните с делегирования регулярных задач, отработайте методику, получите первые результаты и дальше уже переходите у другим типам задач. Снимите с себя регулярные рутинные задачи и у вас уже освободится много времени и сил.

Основные требования к команде при делегировании полномочий

1. Все задачи и должны быть зафиксированы в цифровом виде
2. Даем обратную связь
3. Решаем приоритетные задачи
4. Не допускаем просроченных задач

Система учета и оценки делегирования

Чтобы выбрать систему учета нужно сформулировать к ней функциональные требования. Я бы порекомендовал воспользоваться следующими пунктами

• Собственник должен видеть все задачи команды
• В системе должна быть возможность ставить приоритеты к задачам
• В системе должна быть возможность оценивать работу сотрудника
• В системе должна быть возможность автоматически получать сигналы о просроченных задачах

Регулярность менеджмента

Назначьте в календаре итоговые собрания с ключевыми сотрудниками.

• Регулярное обсуждение задач раз в неделю
• Обсуждаем на собраниях только приоритетные задачи
• Даем обратная связь и оценку выполненным задачам
• Помните про ваше время при обсуждении, не уходите слишком в детали

Что делать ? Конкретика и практика делегирования

• Используем Битрикс24

Из всех систем, которые позволяют работать с задачами, на мой взгляд, сегодня лучше всего подходит Битрикс24. В любой версии Битрикс24, даже бесплатной есть возможности использовать методику делегирования.

• Требования привязываем к зарплате сотрудников

Все те требования, которые мы озвучили в большинстве случаев не работают, если это просто “воздух”. На старте я рекомендую обязательно требования привязать к зарплате. Нарушения должны приводить к последствиям для сотрудника. Сумма штрафа не важна, важен сам факт, что неисполнение требований и договоренностей ведет последствиям.

• Используйте Цифрового помощника или аналоги

Желательно,чтобы помощник был цифровым и автоматически присылал вам отчеты о количестве задач в работе, о выполненных и просроченных задачах и так далее.

Моя личная разработка Цифровой ассистент Битрикс24 - бот, который автоматически формирует отчеты по задачам в портале Битрикс24. Получить Цифрового ассистента Битрикс24 бесплатно: https://bit24.aviant.ru/digital_assistant_/

• Используйте внешнего трекера

Любое изменение лучше делать с привлечением внешнего наблюдателя, так называемого трекера. Трекер позволит внедрить делегирование в команду, контролировать прогресс и не даст расфокусироваться.Лучше всего если вашим трекером будет профессиональный интегратор.

Самые частые ошибки при делегировании

Напоследок, кратко перечислю ошибки, которые часто допускают предприниматели

• Делегировать ответственность
• Делегировать принятие решений
• Делегировать контроль финансов
• Пускать процесс на самотек
• Делегировать ради делегирования