Электронные трудовые книжки в 1С ЗУП

С 2020 года в области трудового законодательства происходят существенные изменения. Теперь сведения о сотрудниках будут храниться не только на бумажных, но и на электронных носителях, то есть наряду с традиционными трудовыми книжками начинается переход на цифровые документы.

С 1 января работодатели начинают передавать сведения о своих сотрудниках Министерству труда. К 2027 году планируется сформировать базу данных о гражданах для последующей передачи в Пенсионный фонд.

Рассмотрим, в какие сроки и каким образом осуществляется переход на электронные трудовые книжки в 1С, каковы их плюсы и минусы, какие сведения о гражданах будут содержать электронные документы. Отдельно коснемся вопросов настройки 1С: ЗУП при использовании ЭТК, формирования кадровых отчетов. Разберемся с тем, кто и каким образом может получить сведения из электронной трудовой книжки.

Что дает переход на ЭТК

В рамках нацпроекта «Цифровая экономика» планируется упрощение и систематизация сбора и хранения данных о работающих гражданах. Переход на электронные трудовые книжки дает возможность сформировать единую базу данных о трудовой деятельности граждан. В обобщенном и систематизированном виде будут храниться сведения, необходимые для обязательного пенсионного страхования. Информация передается в ПФР и используется для дальнейшего определения суммы социальных выплат.

Работодатели обязаны указывать только точные сведения. За предоставление недостоверных данных предусмотрена административная ответственность.

Таким образом, информация о трудовой деятельности каждого работающего гражданина будет храниться в электронной форме и использоваться в тех случаях, когда нужно подтвердить общий стаж и профессиональный опыт.

Электронная отчетность будет стандартной, и доступ к ней в любое время будет иметь не только работодатель, но и сам сотрудник. Гражданину не требуется оформлять заверенную копию трудовой для получения визы, социального пособия, кредита. Получить сведения сотрудник может в любое время через интернет.

Упрощается также порядок документооборота между ПФР и застрахованными гражданами.

Перечислим основные плюсы и минусы использования ЭТК. Переход на электронные трудовые книжки дает следующие преимущества различным участникам этого процесса:

• Сведения, которые хранятся в единой базе, нельзя подделать или утратить. Если гражданин мог потерять бумажную трудовую книжку и потом бы ему пришлось восстанавливать сведения о своем трудовом стаже, посещая всех предыдущих работодателей, то с использованием ЭТК такой необходимости возникнуть не может.
• Электронный документ предоставляется бесплатно. Граждане, которые начинают трудовую деятельность смогут сэкономить порядка 180-200 рублей.
• При вводе информации невозможно допустить неточность в названии организации, куда устраивается владелец ЭТК. Наименование предприятие выбирается из выпадающего списка, который существует в единой базе. Также нельзя допустить ошибку в названии должности сотрудника.
• В том случае, если требуется копия трудовой книжки, не нужно будет получать бумажный документ, заверенный работодателем (печатью организации и подписью руководителя). При оформлении пенсии, кредита будет использоваться электронный вариант документа, что сэкономит время и силы. Теперь владелец ЭТК сможет получить по запросу сведения через интернет, используя стационарный компьютер или мобильный телефон.
• Если головной офис компании находится в другом регионе, не нужно будет ждать, пока книжка трудовая будет доставлена по нужному адресу. Исключается ее потеря при пересылке.
• Введение электронных трудовых книжек в 1С дает возможность работодателю формировать отчеты в автоматическом режиме.
• Повысится надежность хранения информации, защищенность граждан от недобросовестных работодателей.

Наряду с очевидными преимуществами есть и ряд недостатков:

• Главная опасность – возможная утечка персональных данных гражданина. Тем не менее, с 1997 года Пенсионный фонд России хранит сведения о физических лицах в защищенной базе. Аналогичные системы безопасности будут использованы и при систематизации данных о трудоустроенных гражданах.
• Утрата информации в случае того или иного ЧП (например, пожара в том здании, где расположен сервер с электронной базой). При отсутствии бумажного аналога документа восстановить необходимую информацию будет достаточно сложно. Таким образом, снижается защищенность отдельного гражданина.
• Отсутствие подробной нормативно-правовой базы и достаточного количества квалифицированных кадров в регионах для полноценного перехода на электронные трудовые книжки в 1С.
• С использованием ЭТК может увеличиться объем отчетности предприятий.
• Для кадровых служб появится необходимость обучать сотрудников работе с электронными книжками.
• Компании, которые перейдут на использование ЭТК, будут вынуждены приобретать специальное программное обеспечение.
• В базе данных не предусмотрены систематизация и хранение данных о наградах, полученных гражданами. На сегодняшний день этот вопрос остается нерешенным. В будущем возможно добавление этих сведений или формирование отдельной базы для их хранения.
• Сотрудники, которые в недостаточной степени освоили работу с компьютером, могут испытывать трудности при получении данных своей трудовой книжки.

Сроки перехода на ЭТК

С 1 января 2020 года граждане могут перейти на ведение трудовых книжек в электронном формате. Те, кто начинает трудовую деятельность с 2021 года, будут вынуждены использовать только цифровой документ. У других граждан, которые работают в соответствии с ТК, есть выбор, остаться с бумажной трудовой книжкой или перейти на ее электронный аналог.

В период этого времени работодатель должен осуществить следующие мероприятия:

• Принять внутрикорпоративные нормативные акты. Руководство тех организаций, в которых есть профсоюз, должно предварительно обсудить вопрос с общественным объединением, в котором состоят сотрудники.
• Если работники требуют внести изменения в трудовой договор, осуществить этот шаг в соответствии с ТК РФ.
• Подготовить техническое обеспечение ответственных сотрудников, которые будут заниматься ведением трудовых книжек в цифровом формате.
• Получить от каждого работника письменное заявление, в котором сотрудник излагает требование сохранить бумажный документ или вести электронную книжку.

К 2027 году планируется окончательно сформировать единую базу данных и перевести сведения о работающих гражданах в ПФР.

Те, кто планирует и дальше использовать бумажный вариант трудовой книжки, должны будут подать соответствующее заявление по месту работы. Документ будет храниться в отделе кадров работодателя. Сведения будут дублированы в цифровом формате. Те, кто перейдет на ЭТК, получат бумажные книжки на руки. Необходимо проверить, совпадают ли записи в документе с теми данными, которые указаны в электронном архиве пенсионного ПФР.

Какие сведения будет содержать ЭТК

В связи с тем, что электронный документ дублирует данные бумажного носителя, в нем будут содержаться те же сведения, что и в обычной трудовой книжке:

• ФИО гражданина;
• наименования тех организаций, в которых он осуществлял трудовую деятельность;
• название занимаемой должности и специальности;
• уровень квалификации сотрудника – разряд, категория;
• даты приема на работу, перехода на другую должность, увольнения;
• причина прекращения трудовой деятельности в той или иной компании.

Единственное отличие ЭТК от бумажной книжки – отсутствие в электронном документе записи о наградах сотрудника. Этот пункт противоречит постановлению Министерства труда от 10.10.2003 г. № 69 (п. 4 приложения № 1).

Настройка ЭТК в 1С ЗУП

Чтобы вносить необходимые данные в отчет «Сведения о трудовой деятельности работников», используют специальную программу.  Существует несколько технологических решений. Выбор каждого из них зависит от финансовых возможностей предприятия и объема информации, которую необходимо обработать. Рассмотрим наиболее распространенные варианты:

1. Для передачи сведений в Пенсионный фонд России удобно использовать программу «ОАЗИС».
2. Программа «Босс-кадровик» предназначена для подбора кадров и автоматизированного ведения их учета. С помощью нее удобно рассчитывать зарплату сотрудников.
3. Возможности первых двух программ сочетает в себе 1С:ЗУП. Те, кто используют эту платформу, могут в полном объеме автоматизировать работу кадрового отдела и избежать штрафов. В связи с этим большинство предприятий внедряют систему отчетности именно в 1С:ЗУП. Рассмотрим наиболее распространенные варианты настройки для ведения автоматизированной отчетности.

Чтобы правильно настроить работу, перейдите "Присоединенные файлы", где в 1С электронная трудовая книжка будет представлена в виде карточки сотрудника, и откройте вкладку с нужным именем. Те поля, которые заполняются при подготовке отчетов по выплате заработной платы и кадровым изменениям, используются и при формировании отчета по ЭТК. На сегодняшний день данные вносятся вручную. Предполагается, что со временем заполнение сведений станет автоматическим. Будет учитываться трудовая деятельность граждан начиная с 1997 года. Все эти сведения поступают в ПФР и используются для расчета социальной пенсии.

Чтобы сформировать отчет по ЭТК в 1С ЗУП, нужно отразить сведения, которые содержатся в бумажном документе: данные о приеме на работу, переводах и увольнениях сотрудников. 

В настоящее время действует пилотный проект с использованием платформы 1С. В дальнейшем формирование отчетов может претерпеть некоторые изменения.

В журнале «Документ персонального учета» необходимо открыть вкладку «Сведения о трудовой деятельности работников». Здесь данные СЗВ-ТД и СЗВ-М совпадают. После внесения необходимых сведений следует нажать «Провести и закрыть». В этом же окне пользователю доступны другие функции:

• подготовка отчета;
• проверка данных;
• выгрузка отчета;
• отправка файла в ПФР.

На сегодня существуют только предварительные варианты отчетности. После того как будет утверждена нормативно-правовая база, не исключены изменения во внешних формах.

Когда выйдут утвержденные формы, компания 1С своевременно внесет необходимые изменения в работу платформы. Все нововведения будут направлены на то, чтобы автоматизировать обновление данных и заполнение отчетов отделом кадров. Обо всех изменениях вы узнаете на официальном сайте компании.

Использование 1С ЗУП снижает затраты времени и сил кадрового отдела каждого предприятия, дает возможность автоматизировать документооборот.

Компания «Авиант» занимается быстрой и качественной настройкой программы, чтобы вы могли использовать электронные трудовые в 1С для автоматического ведения базы сотрудников и формирования отчетов для контролирующих органов.

Формирование кадровых отчетов по ЭТК

С началом использования электронных книжек работодателям придется передавать государственным контролирующим органам дополнительный отчет. Аналогичный бумажному документ содержит все необходимые сведения о сотруднике и хранится в зашифрованной базе данных ПФР.

Сотрудники отдела кадров избавятся от необходимости от руки заполнять документы и связанной с этим ответственности. Кроме того, ЭТК дает возможность трудоустраивать граждан дистанционно – без необходимости отправлять бумажный документ по почте.

Вносить сведения работодателю необходимо будет в специальной форме отчета – СЗВ-ТД.

Новая отчетность опубликована 24 января 2020 года. По этой форме необходимо сдавать данные о деятельности сотрудников в информационную базу ПФР. В ней будут систематизироваться и храниться следующие сведения:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде России, ИНН и КПП работодателя;
• фамилия, имя, отчество, СНИЛС, дата рождения сотрудника;
• выполняемая работа и сроки трудовой деятельности (когда гражданин приступил к выполнению своих обязанностей, виды осуществляемых мероприятий, занимаемая должность, наименование того структурного подразделения, в которое зачислен работник, реквизиты приказа-основания;
• заявления, которые подает гражданин, выбирающий бумажный или электронный документ.

Отчет содержит сведения о всех сотрудниках того или иного предприятия, с которыми заключены трудовые договоры, включая в том числе и тех, кто выполняет работу дистанционно. К числу последних относятся и те граждане, которые трудятся на дому.

Если сотрудник выбрал бумажный носитель, работодатель обязан дублировать сведения как в классической, так и в электронной трудовой книжке.

Отчет сдается в том числе и после того, как работники выбрали способ ведения трудовой книжки (на бумажном или электронном носителе). В дальнейшем заполненную форму необходимо сдавать каждый раз, когда в деятельности предприятия произошли кадровые изменения. Подготовку и сдачу формы СЗВ-ТД требуют следующие события:

• реорганизация и смена названия компании (в том случае, если в процессе этого мероприятия были уволены, а потом приняты на работу штатные сотрудники);
• присвоение работнику новой профессии или специальности, повышение его квалификации;
• лишение гражданина права занимать ту или иную должность, заниматься определенной деятельностью по решению суда.

Каждому варианту при заполнении СЗВ-ДТ соответствует определенный код, который утвержден в решении 1С. Так, если работнику установлена вторая или следующая профессия, в форме следует указать код 4, при запрете занимать определенную должность – 6.

Данные следует предоставлять до 15 числа следующего за произошедшими событиями месяца. Так, если новые сотрудники были приняты на работу в феврале, отчет СЗВД следует подать не позднее середины марта. Используется как бумажная, так и электронная форма, но для предприятий с числом сотрудников более двадцати пяти человек необходимо предоставить данные в цифровом виде. В СЗВД переносится последняя запись трудовой книжки каждого сотрудника, если в ней произошли изменения за отчетный период. Указываются следующие сведения:

• номер и дата записи;
• название той должности, которую занимает работник;
• выходные данные приказа, который стал основанием для кадровых изменений.

Если за отчетный период в компании не произошло кадровых изменений, отправлять СЗВ-ТД не нужно.

Обратите внимание! Сроки предоставления отчета поменяются начиная с 2021 года. В случае увольнения сотрудника необходимо отправить форму СЗВ-ТД не позднее следующего за датой приказа рабочего дня. Если работник переводится на другую должность или подает заявление о том, что выбирает бумажный или электронный способ ведения книжки, сроки остаются прежними – до 15 числа следующего месяца.

При несвоевременной подаче СЗВ-ТД работодатель будет вынужден заплатить штраф в соответствии с КоАП (статья 5.27). Размер взыскания зависит от формы ведения бизнеса. Должностные лица и индивидуальные предприниматели обязаны будут выплатить от 1 до 5 тысяч рублей, организации – от 30 до 50 тыс. руб.

Форма заполнения СЗВ-ТД соответствует варианту, утвержденному в учетных решениях 1С. Наиболее распространенной у компаний, начинающих вести автоматизированную отчетность, остается система «1С: Зарплата и управление персоналом».

Как сотруднику получить сведения из ЭТК

В связи с тем, что электронная трудовая книжка содержится в виде цифрового кода и у нее нет пластикового или иного носителя, необходимые сведения физлицо может получить через интернет. Существует два способа онлайн-запроса информации в ПФР:

1. На портале Государственных услуг;
2. В личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России.

Чтобы получить доступ к сведениям ЭТК, гражданину нужно зарегистрироваться на одном из сайтов.

Менее быстрые способы – прийти в МФЦ или офис обслуживания ПФР. Наиболее длительный по времени вариант – запросить необходимые сведения у каждого предыдущего работодателя.

Полученную выписку гражданин может сохранить на электронном носителе (например, на флеш-карте) и впоследствии распечатать на бумаге.

Информация станет доступна после 15 февраля 2020 года, когда компании начнут направлять сведения о кадровых изменениях.