ЭЦП для бухгалтерской отчетности в 1С

Электронная цифровая подпись широко используется в документообороте многими компаниями.

С 2020 года большинство организаций сдает налоговую отчетность в электронном виде. ЭЦП используется в информационных системах и для проведения торговых операций. Как правило, настройка подписи не вызывает трудностей у пользователей, использующих типовое решение 1С, но проблемы могут возникнуть в процессе подписания документов в новой версии платформы, а также из-за необходимости дорабатывать программное обеспечение и исправлять возникающие в процессе работы неполадки.

Расскажем о том, как заказать, приобрести и настроить электронную подпись для бухгалтерской отчетности в 1С, как подписать документ ЭЦП, как устранить возникающие неполадки.

Как заказать ЭЦП

Чтобы заказать и получить электронную цифровую подпись, нужно выбрать компанию, которая занимается доставкой и настройкой реквизитов с закрытым ключом. Если у руководства клиентской организации нет уверенности в том, что ее специалист сможет правильно настроить и использовать сертификат, лучше выбрать фирму, которая предлагает техническую поддержку и длительное сопровождение бухгалтерии.

Чтобы получить и использовать электронную цифровую подпись, клиенту требуется оформить заявку и предоставить скан-копии необходимых документов:

• паспорта;
• СНИЛС;
• карточки организации или индивидуального предпринимателя.

Стандартное оформление – на имя руководителя организации, бухгалтерия которой будет использовать ключ для ведения финансового учета.

Наряду с отправкой документов для ЭЦП следует подписать доверенность – это необходимо для того, чтобы специалист обслуживающей компании получил возможность настроить электронную цифровую подпись на ПО.

Обратите внимание! Организации, которые заботятся в первую очередь о качестве своих услуг, предлагают оплату после того, как клиент проверил работоспособность ЭЦП.

Вместе с экземпляром электронной цифровой подписи предоставляется резервная копия – на случай поломки основного ключа. Эта мера необходима для обеспечения непрерывности бухучета, финансовых и других рабочих процессов, которые фиксируются в 1С.

Узнайте стоимость ЭЦП (покупки и настройки) на сайте обслуживающей организации.

Настройка ЭЦП в 1С

Чтобы настроить отчетность с использованием электронной цифровой подписи, откройте 1С и перейдите в раздел «Предприятие». В выпадающем списке выберите пункт «Организации» и кликните на него курсором. В появившемся на странице перечне нажмите дважды на нужное название левой кнопкой мыши.

Обратите внимание! Чтобы успешно отправить заявление и подключить к отчетности в 1С электронную цифровую подпись, должна быть указана вся информация о компании (основные данные, адреса, телефоны, используемые коды, сведения о фондах предприятия).

Перейдите в раздел «Документооборот» и кликните на первую строчку. На открывшейся странице появится форма для заполнения. Внесите необходимые данные, чтобы подключиться к электронному документообороту. Чтобы успешно пройти этот этап, просто следуйте подсказкам на экране. Нажмите «Далее» в открывшемся окне и выполните следующие действия:

1. Введите регистрационной номер используемой программы. Если он нигде не зафиксирован отдельно, узнайте его в личном кабинете на сайте той компании, у которой вы приобрели ЭЦП.
2. Выберите нужный криптопровайдер и нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему этапу.
3. Ознакомьтесь с соглашением, которое появится на экране, и подтвердите согласие с его правилами. Поставьте галочку в соответствующем пункте, чтобы присоединиться к регламенту того удостоверяющего центра, которым располагает обслуживающая компания.
4. Выберите из списка нужную организацию, проверьте реквизиты и другую информацию, нажмите «Далее».
5. Проверьте, правильно ли указаны сведения о владельце подписи. Если речь идет о юридическом лице, как правило, это руководитель компании.

Обратите внимание! В соответствии с ФЗ №63 "О цифровой подписи", ее передача третьим лицам запрещена, поэтому нужно заранее определиться, на кого будет оформлена подпись.

Впишите информацию о владельце цифровой подписи. Укажите ФИО, должность, СНИЛС, серию и номер паспорта, когда и кем он выдан и прочие данные. Нажмите «Далее».

Полезная информация. Если на этом этапе возникнет ошибка, в тексте которой говорится об отсутствии кода альфа-2, откройте поле «Гражданство» и выберите пункт «643 РОССИЯ». Нажмите на него правой кнопкой мыши. Выберите пункт «Изменить». В поле «Код альфа-2» следует указать вариант Ru.

Сохраните настройки и нажмите «Далее».

6. Проверьте, правильно ли указаны контролирующие органы. Если все в порядке, нажмите «Далее».
7. Следующий пункт зависит от специфики работы вашей компании. Выберите, нужно ли отправлять отчетность в Федеральную службу по надзору в сфере природопользования и Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка.
8. Подключитесь к 1С-ЭДО. Снимите галочку с пункта «Подключение к сервису», нажмите «Далее».
9. Если вы успешно прошли предыдущие этапы, выберите пункт «Отправить заявление сейчас» и подтвердите действие.
10. После того как вы ознакомитесь с инструкцией, поставьте галочку в пункте «С инструкцией ознакомлен».
11. Кликните «Создать контейнер».
12. Нажмите «ОК» в открывшемся окне CryptoPro и введите случайную комбинацию символов. Этот шаг необходим для создания контейнера. Когда программа будет запрашивать пароль, введите установленную комбинацию и нажмите «ОК».

Поступит заявление, которое нужно будет распечатать и подписать. Документ (его скан-копию) предоставьте компании, которая предоставила вам электронную цифровую подпись. Для этого войдите в личный кабинет на сайте обслуживающей организации и прикрепите файл.

После того как ваше заявление будет обработано со стороны обслуживающей компании, зайдите в базу и выберите вкладку «Документооборот». Перейдите в раздел «Список заявлений» и обновите статусы. Вместо «Отправлено» должна появиться надпись «Одобрено». После этого останется дать согласие на установку сертификата. После этого вы можете приступать к работе в 1С.

Несколько слов о том, в каких продуктах может использоваться цифровая подпись. Электронная цифровая подпись может применяться как в типовых, так и в индивидуальных решениях. Если вы используете новую версию платформы, нужно будет предварительно протестировать ее работу на каждом этапе подписания документа.

Средняя стоимость цифровой подписи для юридического лица и ИП (время написания статьи – начало 2020 года) составляет порядка 2,5 тысяч рублей.

Как правильно подписать документы и отчеты ЭЦП

Использовать электронную цифровую подпись по закону может только ее владелец.

Чтобы подписать регистры бухгалтерского учета, нужно выполнить следующие действия:

• сформировать регистр на основании стандартного отчета (другой вариант – на основе справки-расчета);
• кликнуть курсором кнопку «Регистр учета» – «Подписать ЭП»;
• сохранить изменения;
• ввести пароль в открывшемся окне;
• кликнуть «Подписать».

Чтобы подписать ЭЦП документы, откройте нужный файл и зайдите в меню. Дальнейший порядок действий будет следующим:

• выберите пункт «Сведения»;
• перейдите во вкладку «Защита документа»;
• кликните курсором пункт «Добавить цифровую подпись»;
• введите сертификат, установленный в 1С.

Наиболее частые проблемы при использовании ЭЦП

При авторизации и в процессе работы с электронной цифровой подписью в 1С возникают ошибки, которые не всегда легко исправить самостоятельно.

Приведем список наиболее частых проблем, с которыми сталкиваются пользователи:

1. Отсутствует авторизация выбранной ЭЦП;
2. Подпись поставлена без соглашения;
3. Не поддерживается алгоритм сертификата;
4. Подпись невалидна;
5. Ошибка при создании объекта;
6. Подпись оказалась в списке отозванных;
7. Отсутствует регистрация сертификата.

Специалисты компании «Авиант» оперативно устранят возникшие проблемы. Мы предлагаем комплексное обслуживание юридических и физических лиц для корректного ведения бухгалтерской отчетности в 1С с помощью ЭЦП. Клиенты, которые обратились к нам, получают профессиональное сопровождение на всех этапах – от установки и настройки электронной цифровой подписи до своевременного устранения любых неполадок.

Если у вас остались вопросы, задайте их специалисту компании «Авиант». Используйте для связи контактный телефон, имейл или онлайн-чат на официальном сайте организации.