Как увеличить рентабельность бизнеса за счет автоматизации?

Автоматизация БП — это первый шаг на пути к цифровой трансформации. Она дает несколько предполагаемых результатов:

1. Минимизация расходов на заработную плату сотрудникам.
2. Оперативное получение достоверной аналитической информации, что является обязательным в решении управленческих вопросов.
3. Уменьшение дебиторской задолженности.
4. Дополнительные эффекты.

Как подсчитать результат автоматизации, оценить, насколько эффективны инвестиции в нее? Сделать это достаточно просто, однако играет роль время оценки: до начала внедрения автоматизированной системы или в конце. В нашей практике предприниматели подсчитывают эффект на стадии завершения проекта. Они уверены, что именно в это время можно судить, насколько успешен проект.

Например, недавно для одного из клиентов мы сделали перечень статей и предложили метод расчета пользы по каждой из них. За счет этих статей планировалось получить выгоду от проекта автоматизации БП. Значения, которые были использованы для расчета экономии, вводились в соответствии со следующими допущениями:

1. Период эксплуатации информационной системы — 5 лет. Далее возникает необходимость в ее апгрейде или во внедрении нового решения.
2. ТСО (совокупная стоимость владения) — показатель, который используется для расчета объема вложений.
3. ROI — показатель, необходимый для расчета эффективности.
4. 1 час работы пользователя системы стоит 700 рублей. Сюда включается заработная плата, налоги, другие выплаты.

Давайте рассмотрим результат расчета:

В нашей практике есть неплохой пример проекта. Мы получили эффект от внедрения, в 32 раза превышающий обоснованный в таблице. При этом расчет производился тоже на 5 лет использования. 

Благодаря информационной системе можно получить как прямые, так и косвенные выгоды. К примеру, повысить точность учета, за чем, логично,  следуют правильные решения, увеличится оборот и прибыль. Конечно, рассчитать такой эффект невозможно, однако следует помнить о том, что он существует и работает.

Насколько успешен проект автоматизации?

Успешность проектов определяется многочисленными факторами. В соответствии со статистикой Panorama Consulting, которая была опубликована в 2018 году, из 500 проектов автоматизации на основе ERP бюджетные рамки обошли 64% из них.  36% проектов уложились в бюджет. Плановыми сроками руководствовалась лишь пятая часть проектов. Превышение сроков наблюдалось за 79% проектов внедрения ERP.

Конечно, эта статистика может лишь отпугнуть от внедрения систем автоматизации.

Что специалисты компании “Авиант”, будучи исполнителями, делают для того, чтобы проекты позволяли достичь поставленных целей, при этом укладывались в запланированные бюджеты и сроки? Мы ведем диалог с потенциальным клиентом.

Какие проблемы актуальны для вашего бизнеса?

Способна ли автоматизация БП их решить? И так далее.

Это предельно важные вопросы. Если мы не поймем, чем ограничена бизнес-система клиента, то не сможем помочь ему. Как правило, по результатам первой встречи, ответов на вышеперечисленные вопросы становится очевидно: у нас не получится решить вопрос. Например, в бизнес-процессах компании творится хаос. Но если мы автоматизируем его, получится “автоматизированный хаос”. В данном случае, нужно копать глубже: решать проблемы систематизации и оптимизации.    

Второй шаг — транслирование бизнес-требований. На этом этапе анализируются и при необходимости агрегируются требования пользователей. Далее разрабатывается техническое задание. Случается, что предприниматели не видят всей важности этого этапы и не готовы платить за его реализацию. Тогда мы работаем по следующей схеме: постановка задач — их оценка — коммерческое предложение — реализация задач. Нередко для небольших компаний этот вариант оказывается вполне приемлемым. Они получают ожидаемые выгоды. Однако такой способ предполагает наличие в штате бизнес-аналитиков. Они должны видеть потребности бизнеса, уметь формулировать и анализировать его требования.

По результатам разработки ТЗ мы транслируем архитектуру системы автоматизации, оцениваем трудоемкость, бюджетную составляющую и сроки. Далее начинается самое интересное: ночи без сна, сопротивление пользователей, нежелание сотрудников компании менять привычки. В этом плане мы уверены, что внедрение новой системы — это на 50% IT-проект, а на 50% — проект разработки и внедрения организационных изменений. Тем не менее игра стоит свеч. Спустя год после внедрения проектов автоматизации наши клиенты показывают такие результаты деятельности, которых сами от себя не ожидали. Это радует нас и мотивирует автоматизировать все больше проектов, повышать эффективность работы наших клиентов.