Настройка НДФЛ в 1С

Налоговый учет каждого предприятия невозможен без сбора, фиксации и систематизации данных по заработной плате сотрудников. Благодаря 1С эта процедура становится автоматизированной и точной. Сведения, которые необходимы для формирования налоговой отчетности, содержатся в структуре налоговых регистров.

Многое будет зависеть от того, как сделана настройка данных НДФЛ в 1С. Ошибки на этом этапе могут привести к неправильным вычислениям и последующим проблемам с формированием налоговой отчетности.

Способы учета заработной платы

Каждое предприятие, которое удерживает налог на доходы своих сотрудников (физических лиц), обязано подавать декларации в контролирующие органы. Денежные поступления на счет штатных единиц могут быть различных видов, и для их учета требуются специальные коды. Информация накапливается и систематизируется, чтобы по итогам лечь в основу отчета в инспекцию ФНС. Компания фактически выполняет роль налогового агента, передавая госоргану готовые сведения, которые предварительно собрала и обработала. Сам же расчет НДФЛ происходит внутри организации, для чего ей требуется использовать различные коды доходов. Так, к примеру, для учета отпускных используется числовое обозначение 2012, для выплат по ГПХ – 2010, для заработной платы – 2000 и т. д. Коды перечислены в справочнике «Виды вычетов по НДФЛ».

Итак, что понадобится предпринять компании, чтобы учитывать различные варианты зарплаты своих сотрудников.

Платформа 1С 8.3 дает возможность учитывать в том числе и сложные схемы начисления заработной платы и различных пособий сотрудникам.

Дальнейшая настройка данных в 1С предполагает следующие действия:

• зайти в раздел «Администрирование»,
• выбрать пункт «Параметры учета»,
• в открывшемся разделе нажать «Настройки зарплаты»,
• отметить в окне пункт «В этой программе» (для 1С Бухгалтерии), «Во внешней программе» (для 1С ЗУП).

К сведению. Если организация относится к крупному и среднему бизнесу, лучше использовать программу «Зарплата и управление персоналом». Если компания небольшая (с числом сотрудников не более 60 человек) удобно внедрить платформу «1С Бухгалтерия». В связи с этим в общей настройке следует предварительно указать, в какой программе вам необходимо будет рассчитывать зарплату сотрудников.

В любом случае настройка НДФЛ в 1С (например, ЗУП или другой программы) должна быть произведена с учетом специфики и масштабов вашего бизнеса.

Настройка учета начислений

После того как вы выбрали способ учета заработной платы сотрудников, необходимо настроить дополнительные параметры. Следует сформировать следующие пункты:

• учет больничных листов, отпусков и других документов. Если работа вашей компании предполагает такие начисления, поставьте значок в соответствующем пункте;
• расчет заработной платы для обособленных подразделений. В том случае, если они есть в структуре вашего предприятия, отметьте этот пункт в программе;
• автоматический пересчет документа «Начисление зарплаты». Если вы планируете, чтобы налоги пересчитывались с учетом всех последующих изменений, выберите этот вариант. Все вычисления будут происходить автоматическом режиме.

Чтобы настройка данных НДФЛ (1С ЗУП или другой конфигурации) была корректной, также следует определить, как будет отражаться зарплата на счетах бухучета вашей компании. В дальнейшем (в случае необходимости) вы сможете поменять этот порядок в 1С.

Итак, если все необходимые пункты отмечены, далее потребуется настроить порядок отражения зарплаты на счетах, выбранных для бухгалтерского учета.

Настройка способов учета зарплаты

У каждой организации есть своя специфика работы, а значит, есть различия и в порядке бухгалтерского учета. Начисления могут происходить с использованием нескольких счетов. Их сочетание может быть различным и зависит от того, чем и в каком объеме занимается организации. К примеру, если речь идет о торговой организации, традиционно используется счет 44. Его словесное наименование – «Расходы на продажу». Если речь идет о производственном предприятии, заработная плата сотрудников будет отражаться в счетах 20, 23, 25 и 26 («Основное производство», «Вспомогательное производство», «Общепроизводственные расходы» и «Общехозяйственные расходы» соответственно).

Каждая организация может одновременно использовать различные способы бухгалтерского учета. Вариант систематизации сведений о зарплате зависит от того, к какой группе относятся сотрудники.

Рассмотрим, как настроить тот или иной способ учета. Стандартный порядок действий будет следующим:

• открыть окно настройки заработной платы и кликнуть курсором строчку «Отражение в учете»;
• в появившейся вкладке нажать «Способы учета зарплаты». Откроется соответствующий справочник;
• добавьте новые способы в открывшейся вкладке, если для этого есть необходимость. Это действие потребуется тогда, когда среди вариантов по умолчанию не будет нужного.

Если вы добавляете новый способ, укажите его наименование. Также выберите счет последующего учета, статью затрат, номенклатурную группу. Если вы пользуетесь упрощенной системой налогообложения, отметьте, учитывать расходы или нет. Кроме того, выберите статью затрат при использовании единого налога на вмененный доход. Когда новый способ создан, вы можете использовать его при начислении заработной платы своим сотрудникам.

Как настраивать бухгалтерский учет для регистров НДФЛ

Еще до того, как будет произведен расчет заработной платы, следует определить учетную политику по налогообложению физических лиц и страховым взносам, которые будут оплачиваться. Это отразится в настройке НДФЛ в 1С ЗУП. Данные будут отображаться в соответствующих регистрах (по зарплатным налогам и НДФЛ в целом).

Чтобы учетная политика отражала все аспекты налогообложения, потребуется осуществить следующие действия:

• зайти в раздел «Главное» и нажмите на строчу «Учетная политика». Откроется новая вкладка;
• в окне настройки учетной политики внесите наименование вашего предприятия и выберите курсором строчку «Настройка налогов и отчетов». Откроется еще одна вкладка;
• кликните «НДФЛ» в появившемся окошке;
• отметьте пункт «Настройка налогов и отчетов»;
• в разделе настроек снова нажмите строчку настройки НДФЛ в 1С: ЗУП и затем отметьте пункт «Нарастающим итогом…».

После того, как вы выполните эту процедуру, в налоговых регистрах будет учитываться система отчислений исходя из размера заработной платы сотрудников. Данные собираются за год.

Во вкладке «Страховые взносы» также потребуется выбрать тариф, по которому они будут выплачиваться. Отдельно следует указать ставку по несчастным случаям. Эти данные необходимо внести с учетом показателей Фонда социального страхования.

После того, как вы завершили настройку учетной политики, можно переходить к тому, чтобы отразить налогообложение физлиц в соответствующих регистрах.

Введение данных по налоговым вычетам сотрудников

Чтобы корректно рассчитать налог физлиц – сотрудников компании, необходимо внести данные по каждому из них с учетом вычетов на детей, имущественных и социальных выплат. Чтобы ввести информацию, выполните следующие действия:

• выберите окно «Зарплата и кадры» и кликните на строчку «Сотрудники»;
• в открывшемся справочнике выберите нужного работника вашей организации;
• напротив строчки «Налог на доходы» в открывшемся окошке нажмите на ссылку «Предоставляются стандартные вычеты»;
• нажмите «Ввести новое заявление...». После этого на экране откроется новая вкладка. Появится форма нового заявления на налоговый вычет, которую нужно будет заполнить;
• нажмите «Добавить», а затем кликните на строчку «Проверить и закрыть» в тех пунктах вычетов, которые отвечают работе вашей компании.

После этого автоматически будет определяться размер вычетов по каждой штатной единице предприятия. Таким образом, вы сможете вести бухгалтерский учет в строгом соответствии с законом.

Если вам нужен бланк заявления по НДФЛ (на вычеты на детей сотрудников), вы можете бесплатно скачать его в интернете.

Настройка начисления зарплаты и расчета налога

Чтобы настроить порядок начисления заработной платы тем или иным сотрудникам, нажмите в разделе «Зарплата и кадры» строчку «Все начисления». В окошке, которое появится на экране, можно будет создать новое начисление. Для корректного учета сведений о зарплате и НДФЛ настройка в 1С потребует следующих действий:

• нажмите «Создать» в этой вкладке. Затем кликните курсором строчку «Начисление зарплаты».
• в новом окне нажмите «Заполнить». В документе появится информация о начислениях по каждому сотруднику.
• нажмите кнопку «Записать», а затем «Провести».

Далее вы сможете отслеживать проводки, которые осуществляет бухгалтерия – для этого нужно будет кликнуть «ДтКт». В окне расчета налогов будут видны записи в регистрах по налогу на доход физлиц. На этом этапе настройка по НДФЛ в 1С, связанная с учетом начисления зарплаты, завершена.

В каком порядке формируется налоговая декларация

Чтобы сформировать налоговую декларацию по начислениям окладов сотрудников, используйте раздел «Зарплата и кадры». Чтобы доходы каждого физлица, трудоустроенного на вашем предприятии, нашли отражение в документе для контролирующих инстанций, специалисту, который работает с 1С: ЗУП, необходимо совершить следующие действия:

• открыть окно передачи в ИФНС декларации в форме 2-НДФЛ;
• указать название вашей компании, кликнуть «Создать»;
• выбрать период, за который нужно сформировать отчетность;
• кликнуть «Заполнить» – данные регистров подтянутся автоматически. В карточке будут указаны следующие сведения: персональные данные сотрудника, ставка, уровень заработной платы и доход, который облагается налогом, сумма – сколько удержано средств и сколько перечислено в бюджет государства.

Важно! Если произошли какие-то изменения, данные по сотруднику можно будет изменить. Для этого нужно кликнуть на строчку с именем сотрудника и в открывшемся окне.

• внесите сведения в полях «Удержано» и «Перечислено»;
• нажмите «ОК».

Чтобы сохранить декларацию, нажмите «Записать» и «Провести». Впоследствии вы сможете выгрузить файл, чтобы отправить его в инспекцию налоговой службы. Для этого нажмите «Выгрузить» и распечатайте документ. 

Как сформировать декларацию без ошибок и точно в срок

Даже опытный бухгалтер, не застрахован от ошибок, которые могут привести к штрафам из-за неправильно оформленной налоговой декларации. Неправильная настройка НДФЛ в 1С может в значительной мере привести к таким неприятным последствиям.

Чтобы обезопасить себя от штрафов, вы можете поручить формирование отчетности сторонней организации, сотрудники которой выполнят весь объем работ, быстро, качественно и в полном объеме. Специалисты компании «Авиант» настроят систему в соответствии с особенностями бухучета вашей фирмы. Мы поможем решить задачу любой сложности в самый короткий срок.