Вредные советы: как нельзя ставить задачи сотрудникам, чтобы не потерять эффективность

Владельцы средних и крупных компаний, ТОП-менеджеры часто зациклены на внедрении высокотехнологичных решений по цифровизации и автоматизации бизнеса. Они ищут священный Грааль, который в одночасье превратит убыточное и трудно управляемое предприятие в успешный стартап с баснословными доходами. Другая крайность – полное отсутствие автоматизации даже рутинных операций, недостаток контроля, нехватка оперативного управления. 

Основная функция эффективного руководителя – грамотная постановка задач. Несомненно, новые технологии открывают множество деловых возможностей, дают мощные конкурентные преимущества, позволяют вывести управление на новый уровень. Но, неважно, насколько блестящей является идея, если она реализована плохо или не соответствует текущим бизнес-процессам. 

«Школа менеджмента Стэнфордского университета» и «Гарвардская школа бизнеса» провели крупное совместное исследование, в котором приняло участие более 12 000 фирм из 34 стран мира (2017 год). Ученые опросили руководителей и подчиненных с целью определения критериев правильного операционного управления. 

Результаты вас удивят:

• Правильная постановка задач увеличивает продуктивность сотрудников на 75 % и более;
• Внедрение элементов автоматизации рутинных операций обеспечивало рост оборота всей компании на 25 %.
• Лишь 6 % фирм имеют хороший менеджмент, включающий постановку задач и контроль на всех этапах выполнения.
• 80 % компаний знают о проблемах, связанных с операционным управлением, но не могут их решить на протяжении 1 года и более. 
• Качество управления значительно выше в организациях, где генеральный директор совместно с сотрудниками внедряет средства автоматизации, а не покупает пакетные решения.

Компания «АВИАНТ» собрала для вас наиболее типичные и распространенные ошибки, связанные с постановкой задач. Улучшайте свой бизнес, зарабатывайте деньги, будьте успешными, а не тратьте время на ошибки, которых легко избежать.

«Делай то, не знаю что, так, не знаю как»

Постановка непоследовательных целей – самая распространенная проблема в больших и малых компаниях. Руководитель ставит в течение дня массу задач, сотрудники вынуждены выбирать между конкурирующими процессами, и очень часто не угадывают приоритет. Руководитель начинает сомневаться в компетенции подчиненных, те, в свою очередь, начинают испытывать высокий уровень стресса. Больше стресса – больше ошибок и хуже качество работы. Такая ситуация не редкость, и является одной из самых частых причин увольнения по собственному желанию. 

Как решить проблему:

• Ставьте максимально конкретизированные задачи – сроки, результаты, ответственные сотрудники, четкое описание приоритета.
• Не перекладывайте ответственность за свои неудачи и ошибки во время планирования на подчиненных – внедрение средств автоматизации позволяет четко определить уровни ответственности. Если задача была поручена транспортному отделу, за срыв сроков будут отвечать логисты, а не секретарь или снабженец. 
• Не ставьте противоречивых требований – быстро, недорого и профессионально могут выполнить работу разве что в рекламных буклетах. Если вы поставили нереалистичные сроки, будьте готовы к падению качества и дефектам. 

В России ТОП-менеджерам свойственно руководить в авторитарном стиле, многие заблуждаются, считая, что подчиненные должны уметь выходить из положения даже при неправильно поставленных задачах. Люди – не роботы, им важно иметь свободу, собственное мнение, основанное на их опыте и знаниях. На местах часто создается ситуация, когда подчиненные намного более квалифицированы, чем их руководители, особенно в практических вопросах. Поэтому, нужно не только ставить задачи, но и прислушиваться к сотрудникам, давать им определенную свободу творчества и возможность корректировать распорядок для повышения собственной эффективности.

Не изучайте свои процессы, как-то само собой решится

Плохой руководитель не вникает в детали, не стремится облегчить жизнь сотрудникам путем внедрения каких-либо средств автоматизации даже для рутинных дел. Зачем вести электронную отчетность, если можно загрузить 2-3 сотрудников бумажной волокитой? Раньше ведь работало! Зачем менять то, что и так приносит деньги. Сиди в кабинете, раздавай приказы, ставь задачи по телефону в ручном режиме, когда на голову повалятся проблемы, будешь их решать, тебя же для этого наняли?

Отсутствие развития – это деградация! Пока вы стоите на месте, ваши основные конкуренты могут оказаться далеко впереди. Постоянно улучшайте свои навыки, разберитесь, из чего состоит ваш бизнес, пройдите бесплатный онлайн курс «Как эффективно управлять задачами команды», освойте эту методику за 5 уроков и начните управлять эффективно! 

Полностью контролируйте бизнес-процессы, знайте, какой сотрудник за что отвечает, модернизируйте собственную инфраструктуру. Всегда думайте о том, что можно улучшить или сделать дешевле.

Создайте царство бюрократии, пропишите детализированные требования даже к самым мелким процессам

Нагрузите сотрудников максимальным количеством ненужной информации! Создайте условия, при которых работники будут тратить больше времени на ознакомление с вашими условиями, чем на сами действия. Это приведет практически к полной неспособности выполнять работу, но, ведь зато вы получите ровно такой результат, на который рассчитываете?

Негативные последствия управления в подобной стилистике очевидны:

• Задачи начинают выполняться медленно, дорого и в ущерб качеству;
• Требуется увеличение штата сотрудников, чтобы выполнять все прихоти и подробные инструкции;
• Руководитель по-прежнему остается неудовлетворен результатом, в команде начинает нарастать стресс, ведь вместо свободной и эффективной работы люди сконцентрированы на соблюдении формальностей. 

Примечательно, но цифровизация бизнеса позволяет не скатиться в безумие бюрократии. Руководителю попросту может не хватать времени на разработку подробных инструкций, тем самым сотрудники получают определенную свободу в принятии решений.

Используйте неправильный алгоритм постановки задач

• Постоянно меняйте сроки;
• Не указывайте ответственного сотрудника;
• Не выделяйте ресурсы;
• Не задумывайтесь о мотивации и не объясняйте суть;
• Ставьте недостижимые цели.

Самое худшее, что может сделать руководитель – поставить размытые недостижимые цели, без сроков и конкретных исполнителей. Чтобы быть эффективным, справедливым и беспристрастным лидером нужно конкретизировать цели. Это создает доверительные отношения в коллективе, повышает энтузиазм, а главное – увеличивается прибыль. Если ваши сотрудники не верят, что вы ведете их по правильному пути, они не смогут объединять усилия и искать лучшие решения для достижения общей цели.

Сотрудники должны научиться читать ваши мысли

Вы – руководитель, вот и руководите! Зачем лишний раз объяснять очевидные вещи? Несколько сотрудников ошибется, зато другие научатся предвосхищать ваши желания. На планерках ведите себя максимально скрытно, не рассказывайте обо всех нюансах, берегите от посторонних ушей свои стратегии и грандиозные планы. При проверке выполнения задач обязательно укажите провинившимся работникам, что они не додумались до элементарных вещей, вероятно, из-за низкой квалификации.

К сожалению, то, что руководителю может казаться само собой разумеющимся, для подчиненного может оказаться не таким очевидным. В эффективной компании сотрудникам либо предоставляется полная свобода при четкой постановке задач, либо предписывается подробная инструкция: что, как, когда и зачем нужно выполнить. 

А какой вывод?

Собственники, совладельцы и руководители бизнеса часто допускают серьезные ошибки, поскольку не знают, как правильно ставить задачи, и как использовать грамотно средства автоматизации. Перечисленные управленческие ошибки встречаются абсолютно во всех сферах жизни, от образовательных центров до крупнейших комбинатов; в автомастерских, магазинах, маркетинговых агентствах, местах общественного питания. Корень всех проблем – отсутствие навыков, знаний и опыта эффективного управления. 

Подавляющее большинство предпринимателей в России убеждены, что инвестиции в автоматизацию – это выгодно! Но лишь немногие в конечном итоге внедряют современные технологии 1С и Битрикс24 для управления бизнес-процессами. А ведь они помогают:

• Оптимизировать документооборот;
• Делегировать важные задачи и функции;
• Создавать карту ответственностей персонала;
• Структурировать и оптимизировать бизнес-процессы с учетом индивидуальных особенностей предприятия;
• Собирать статистику, информировать сотрудников;
• Повышать эффективность коммерческой деятельности;
• Обеспечить прозрачную отчетность.

Если у вас есть внутренняя потребность обучения, либо развития собственного бизнеса, приглашаем вас записаться на БЕСПЛАТНЫЙ онлайн курс «Как эффективно управлять задачами команды. 5 простых уроков». 

Компания «АВИАНТ» 18 лет помогает внедрять программные продукты для повышения эффективности бизнеса. Мы готовы поделиться опытом, чтобы вы могли увеличить прибыль и ускорить рост вашего бизнеса.