Отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам

Новый отчет для ПФР о деятельности работников вводится в 2020 году в рамках правительственной программы перевода сотрудников на ЭТК. Основанием для этого стал ФЗ №439 от 16 декабря 2019 года. Смысл нововведения заключается в том, чтобы сделать отчетность работодателей перед ПФР оперативной и точной. Благодаря автоматизации процесса Пенсионный фонд будет своевременно обновлять свою информационную базу. Все кадровые изменения, которые происходят на предприятии, фиксируются в отчете СЗВ-ТД.

В Трудовом кодексе появилась статья 66.1, которая регулирует трудовую деятельность, в частности закрепляет обязательство работодателя предоставлять актуальную информацию в Пенсионный фонд России о составе штата и принадлежности сотрудников к тому или иному структурному подразделению компании.

Первый отчет по электронным трудовым книжкам следует сформировать после того, как в 2020 году произойдет первое кадровое изменение или работники организации, выберут способ ведения ТК и оформят соответствующую заявку.

Преимущества перехода на ЭТК

Электронные трудовые книжки обладают рядом преимуществ перед бумажным аналогом. Перечислим основные из них:

• Практическое невозможно допустить ошибку при введении данных. Наименование работодателя выбирается из выпадающего списка. Все сведения о трудовой деятельности гражданина дублируются соответствующими приказами и распоряжениями руководства предприятия. Вся информация хранится в единой электронной базе ПФР, который получает отчеты по электронным трудовым книжкам. В связи с этим легко проверить достоверность сведений и исправить ошибку, если она содержится в документе.
• Электронные трудовые книжки дают возможность гражданам быстро получить необходимые данные о своей профессиональной деятельности. Информация предоставляется различными способами, в том числе и онлайн (в этом случае не нужно тратить время на получение копии ТК — все сведения поступают сотруднику в электронном виде).
• Дублирование всей информации из отчетов СЗВ-ТД в базе ПФР. В связи с этим утеря трудовой книжки не приведет к необходимости восстанавливать данные в отделе кадров каждого предприятия, где ранее трудился гражданин.
• Снижение затрат на покупку, ведение и хранение бумажного документа. Те граждане, которые начинают трудовую деятельность с электронной трудовой книжкой, сэкономят порядка 200 рублей (стоимость бумажной ТК).
• Возможность оформить социальную пенсию дистанционно. Для начисления используются данные лицевого счета гражданина. Предоставлять в ПФР дополнительные документы не требуется.
• Электронные трудовые книжки обеспечивают высокую степень защиты персональных данных граждан.
• Экономия времени при пересылке данных. Если сотрудникам предоставляется отчет по электронным трудовым книжкам, не важно, в каком регионе находится головной офис компании — информация передается мгновенно. При этом исключен риск потери ТК при пересылке, как это могло произойти с бумажным документом.
• Удобство анализа контролирующими органами информации о работе компании.
• Возможность использовать данные для получения государственных услуг и пособий.

Если гражданин оформляет кредит, он также сможет использовать электронную трудовую, чтобы подтвердить свой рабочий стаж. В этом случае нет необходимости тратить время на получение сведений у работодателя — вся нужная информация содержится в личном кабинете на сайте ПФР. Для получения данных о трудовой деятельности достаточно иметь доступ к сети интернет.

Сроки сдачи новых отчетов

Отчет по электронным трудовым книжкам формируется каждый раз, когда в кадровом составе предприятия происходят изменения, начиная с первого месяца 2020 года.

Планируется, что сроки отчетности будут меняться. В 2020 г., если в штате предприятия произошли кадровые изменения, документ сдается не позднее 15 числа следующего месяца. Некоторые компании отчитались в связи с этим уже в феврале.

С 2021 г. вводится еще одно правило. Отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам нужно предоставлять уже на следующий день после приема в штат или увольнения работника. Если сотрудник подает заявление о выборе электронной/бумажной ТК или его переводят в другой отдел организации, отчитаться об этом следует, как и раньше, не позднее 15 числа следующего месяца.

Обратите внимание! В связи с выходными днями в 2020 году срок подачи документа не всегда приходится на 15 число. Так, в январе и июле отчет по электронным трудовым книжкам приходится на 17-е, в феврале и октябре — на 16-е. В остальные месяцы датой отчета СЗА-ТД будет 15 число.

Начиная с 2021 года планируется изменение сроков. Информацию о кадровых изменениях необходимо будет передавать не позднее дня, следующего за датой соответствующего приказа или распоряжения руководства. При этом для работодателей, которые несвоевременно предоставляют отчет СЗВ-ТД или указывают недостоверную информацию, вводится административная ответственность.

Особенности формы отчетности

Сведения предоставляются обо всех сотрудниках, в работе которых произошли изменения. В отчете содержится информация о приеме на работу, переводе с одной должности на другую, увольнении.

Важно! В СЗВ-ТД должны быть сведения в том числе и о тех сотрудниках, которые работают по совместительству или дистанционно. Необходимые данные содержатся в документах кадрового учета (приказах, распоряжениях и др.).

Отчет СЗВ-ТД состоит из шапки и таблицы, в которых содержатся данные о сотруднике и работодателе. Форма документа установлена постановлением правительства №730п от 25.12.2019 и утверждена Пенсионным фондом России.

В шапке содержатся следующие сведения:

• регистрационный номер работодателя в базе ПФР, наименование, реквизиты организации или ИП (ИНН, КПП);
• данные о сотруднике (дата рождения, ФИО, СНИЛС);
• информация о том, когда гражданин выбрал вариант ведения ТК;
• данные о периоде, за который сформирован отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам (с первого по 12 месяц).

Таблица, содержащая основную информацию, состоит из 10 граф, в числе которых дата приема на работу, перевода на другую должность или увольнения гражданина. В отчете есть сведения о профессии, трудовых обязанностях, структурном подразделении, в котором устроен сотрудник, выполняемых обязанностях. При этом если в работе предприятия каждая функция обозначена определенным кодом, в СЗВ-ТД для этого есть соответствующий раздел. Отдельная графа посвящена увольнению. В ней содержится информация, на основании какой статьи ТК РФ и по какой причине сотрудник прекратил свою трудовую деятельность. Кроме того, в таблице есть информация о наименовании приказа и номере документа, дате изменения трудовой деятельности.

Важно! Если предприятие формирует отчет СЗВ-ТД впервые, в первой строке необходимо указать последнее кадровое событие на 1 января 2020 года.

Когда требуется отмена записи о приеме на работу, переводе в другое подразделение или увольнении, в графе 10 следует поставить знак X. Работодатель может ознакомиться с вариантами заполнения отчета СЗВ-ТД на сайте Пенсионного фонда России. 

Компании, в штате которых менее 25 единиц, могут предоставлять документ в бумажном виде. Отчет СЗВ-ТД в этом случае должен быть заверен печатью компании и подписью директора (или лица, временно выполняющего его функции). Предприятия со штатом более 25 человек обязаны предоставить отчетность в электронном виде. При этом отчет СЗВ-ТД должен быть заверен усиленной квалифицированной ЭЦП.

Для компаний с большим штатом (особенно если часто меняется кадровый состав предприятия) новый отчет может стать настоящей проблемой. Чтобы автоматизировать процесс формирования документов СЗВ-ТД, компания 1С разрабатывает соответствующее решение.

Справка СТД-Р

С 2020 года работодатель обязан предоставлять отчет о трудовой деятельности сотрудника не только контролирующим органам. Получить отчет может и сам работник, если оформит соответствующий запрос.

Форма справки универсальна для каждого предприятия. Таким образом, при смене работодателя гражданин может предъявить полученный ранее документ по новому месту трудоустройства.

Для справки. Первоначально разработка формы отчета была поручена ПФР и Министерству труда. Пенсионный фонд разработал вариант справки СЗИ-ТД. Минтруда — СТД-Р. В итоге официально была утверждена вторая форма. Документ СЗИ-ТД использоваться не будет.

В справке СТД-Р содержатся сведения о трудовой деятельности сотрудника. Аналогичные данные есть в бумажной или электронной версии трудовой книжки и отчете СЗВ-ТД. В документе содержится следующая информация:

• ФИО сотрудника, дата его рождения, СНИЛС;
• сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП и пр.);
• даты заявления о выборе ведения ТК и запроса информации о трудовой деятельности сотрудника.

Остальные данные аналогичны тем, которые содержатся в отчете СЗВ-ТД. В таблице указаны дата приема на работу, перевода в другой отдел или увольнения сотрудника и соответствующие сведения о каждом событии, перечислены выполняемые функции. Если учреждение использует специальные коды для обозначения каждого вида деятельности, эта информация также отображается в отчете.

По требованию сотрудника работодатель предоставляет отчет по трудовым книжкам как в бумажном, так и в электронном виде. В первом случае документ должен быть заверен стандартным образом — подписью руководителя и печатью предприятия, во втором — квалифицированной ЭЦП.

Как и информацию из электронной трудовой книжки, отчет СТР-Р сотрудник также может распечатать и предоставить его потенциальному работодателю на бумажном носителе.

Настройка 1С для автоматизированной отчетности

Вместе с переходом на форму отчета по электронным трудовым книжкам, когда требуется предоставлять сведения уже на следующий день после кадрового решения, вводится административная ответственность за ошибки в документе или просрочку. В связи с этим особенно важной становится автоматизация процесса.

Компания 1С разработала сервис, который дает возможность оперативно и точно сформировать отчет по трудовым книжкам в ПФР. Решение «Зарплата и управление персоналом» дает возможность вести кадровый учет и предоставлять нужные сведения о сотрудниках в Пенсионный фонд России. Кроме того, с помощью 1С ЗУП работодатель может выполнять следующие функции:

• рассчитывать зарплату сотрудников;
• формировать штатное расписание;
• вести учет рабочего времени;
• рассчитывать периодичность и размер оплаты отпуска;
• учитывать НДФЛ;
• перечислять зарплату на лицевые счета работников;
• собирать статистические данные в рамках организации.

Тем не менее, далеко не все могут быстро настроить формирование отчетов по электронным трудовым книжкам. Нередко возникают ситуации, когда ответственный сотрудник ошибается в отчете из-за того, что 1С работает некорректно и не учитывает всех особенностей ведения бизнеса.

Чтобы избежать штрафов за несвоевременно или некорректно сформированный отчет по трудовым книжкам, многие организации обращаются к услугам высококвалифицированных специалистов.

Компания «Авиант» предлагает продажу и настройку решения 1С, доработку и модификацию платформы в соответствии со спецификой бизнеса клиента.

Клиент, который обратился к нашим услугам, получает возможность долгосрочного выгодного сотрудничества и устраняет риски несвоевременно или неправильно оформить отчет по трудовым книжкам. Сотрудники компании «Авиант» ответят на все вопросы специалиста, ответственного за ведение кадрового учета. Если в ходе работы будут возникать трудности, клиент получит подробную консультацию с пошаговой инструкцией решения проблемы.